„L’archivio che non c’è“: Das Archiv, das es nicht gibt, gibt es nicht

In einer demokratischen Gesellschaft sollten jedoch gerade Träger und Trägerinnen öffentlicher Ämter mit gutem Beispiel vorangehen und ihre Arbeit transparent und nachvollziehbar machen – das gehört mit zum Auftrag der Wählerinnen und Wähler. Der Verein der Schweizerischen Archivarinnen und Archivare nimmt Stellung.

„Die Direktion des Finanz- und Wirtschaftsdepartements hat nie ein Archiv gehabt“, erklärte die ehemalige Vorsteherin des Tessiner Dipartimento delle finanze e dell’economia, Marina Masoni, letzte Woche der Presse. Diese Aussage folgte dem Wirbel um den Verbleib der Akten der ehemaligen Tessiner Staatsrätin: gemäss eigenen Aussagen hatte sie ihre Akten nach dem Ausscheiden aus dem Staatsrat mitgenommen. Wie Frau Masoni verlauten liess, enthielten diese Reden, Interventionen, Interviews, Notizen und Glückwunschschreiben. Schliesslich deponierte sie ihre Dienstakten beim Tessiner Verwaltungsgericht, legte aber gleichzeitig Beschwerde dagegen ein, denn – so liess sie wissen – sie habe ihr Departement genau so verlassen, wie sie dieses aufgefunden habe - ohne irgendwelche Unterlagen über die Geschäfte der Direktion.
Um es gleich vorwegzunehmen: eine Direktion ohne Archiv bzw. Aktenablage gibt es nicht. Wo gearbeitet wird, bleiben Spuren zurück. Die Arbeit der öffentlichen Verwaltung und der Exekutive hinterlässt Spuren in Form von Akten, sei dies in Papier- oder elektronischer Form; sie dokumentieren die laufenden Geschäfte und bezeugen eine ordentliche Geschäftsführung. Und selbstverständlich fallen dort die meisten Dokumente an, wo ein Amt oder eine Person federführend ist. Und dort werden die Akten auch aufbewahrt, solange sie für die Geschäfte relevant sind. Ist ein Geschäft abgeschlossen und benötigt man die relevanten Unterlagen im Tagesgeschäft nicht mehrt, werden sie dem dafür bezeichneten öffentlichen Endarchiv angeboten und übergeben.
Diese Abläufe der öffentlichen Verwaltung – zu denen auch die Träger und Trägerinnen öffentlicher Ämter gehören - sind in der Schweiz gesetzlich geregelt. Auch wenn es kein zentral gesteuertes Archivwesen gibt, so ist eine umfassende Archivierungs- und Anbietepflicht in praktisch allen Kantonen über Gesetze, Verordnungen, Weisungen oder Reglemente klar geregelt. Ob über ein Archivgesetz, Öffentlichkeitsgesetz oder Datenschutzgesetz – die abschliessende Archivierung in einem öffentlichen Archiv ist immer darin aufgeführt.
Das wäre die Theorie. Auch die Praxis wäre an und für sich kein Problem. Zwei Voraussetzungen sind dabei ganz wesentlich: Die eine ist das Wissen, dass nur eine genaue und ordentliche Geschäftsführung die Aufträge, Projekte und Arbeiten eines Gemeinwesens verständlich, nachvollziehbar und transparent macht. Ein gutes und auf die spezifischen Geschäfte eines Amtes zugeschnittenes Records Management trägt zudem zu grösserer Effizienz, kürzeren Durchlaufzeiten und schnellerer Erledigung der Geschäfte bei.
Zum Zweiten müssen sich sowohl die öffentliche Verwaltung wie auch ihre politischen Vorgesetzten bewusst sein, dass sie ihre Aufgaben im Auftrag ihrer Wähler und Wählerinnen erfüllen. In einem demokratischen Land wie der Schweiz sind sie diesen auch Rechenschaft über ihr Wirken schuldig. Diese Rechenschaft ist am wirkungsvollsten und aussagekräftigsten anhand von kohärenten schriftlichen Unterlagen zu den bearbeiteten Geschäften abzugeben. Genau aus diesem Grund gibt es öffentliche Archive und Archivgesetze. Viele Kantone gehen heute nach dem Willen des Stimmvolkes und ihrer Parlamente noch weiter: sie haben in ihren Öffentlichkeits- bzw. Datenschutzgesetzen alle Sachunterlagen, welche nicht mehr für laufende Geschäfte benötigt werden, bereits in der Verwaltung als öffentlich erklärt.
Der Fall der anscheinend verschwundenen Unterlagen im Tessiner Finanz- und Wirtschaftsdepartement zeigt jedoch, dass es offenbar noch immer schwierig ist, die Archivierungspflicht auf allen Ebenen konsequent durchzusetzen. Gerade Magistratspersonen wären dazu prädestiniert, der Archivierungspflicht mit gutem Beispiel voranzugehen, denn verantwortungsvolle Politiker und Politikerinnen haben ein Interesse daran, dass ihre Geschäfte sauber und gut geführt werden und dies auch belegen zu können. Eine demokratische Gesellschaft muss und darf dies beanspruchen – und sie tut es auch. Die Vernichtung von Archivgut führt in einem Rechtsstaat immer zum Verdacht, dass Spuren verwischt werden sollen. Das Problem dabei ist nur: es funktioniert nie. Die Spuren lassen sich nie ganz verwischen, denn meist bleiben in anderen Archiven oder Ablagen einschlägige Dokumente erhalten. Ein Beispiel dafür sind die verschwundenen Südafrika-Akten des Bundesnachrichtendienstes – ein grosser Teil davon wurde wieder aufgefunden, weil das Gegenarchiv in Südafrika diese säuberlich aufbewahrt hatte (vgl. Interpellation Hans Widmer, 17.12.2007, Stopp von Aktenvernichtungsaktionen). Aktenvernichtung ist nicht nur ungesetzlich, sie schwächt auch die eigene Position, weil man über keine zuverlässigen Unterlagen mehr verfügt. Denn wie gesagt – Archive, die es nicht gibt, gibt es nicht.
Die Zeiten, als Persönlichkeiten wie Churchill ihre Akten noch nach Hause nehmen konnten, sind endgültig vorbei. Churchill selbst setzte diesem Usus später enge Grenzen, vor allem, um Amtsgeheimnisverletzungen zu vermeiden. Die Regeln für die Archivierungspflicht sind in der Schweiz bereits seit längerer Zeit gegeben; gerade auf Magistratsebene sollten diese befolgt werden, um mit gutem Beispiel voranzugehen. Der Soziologe Max Weber hat schon 1919 zwischen Politikern, die entweder „für“ oder aber „von“ der Politik leben, unterschieden; der Unterschied ist ein ökonomischer, aber auch ein gesinnungsethischer. Ich denke, dass das schweizerische Staatssystem es durchaus erlaubt, gleichzeitig politisch und ethisch zu handeln. Deshalb ist der Anspruch an Politiker und Politikerinnen, ihre Arbeit verantwortungsvoll und in demokratischer Gesinnung auszuführen, keineswegs altmodisch, sondern legitim und aktuell. In diesem Sinne müssten gerade die Akteure auf Magistratsebene dazu beitragen, eine grosszügige und transparente Archivierungspolitik durchzusetzen. Das heisst auch, dass die politischen Verantwortlichen die zuständigen Archive unterstützen und mit Ressourcen so ausstatten, dass diese ihre Pflichten ernsthaft und sorgfältig wahrnehmen können. Nur so kann die gesetzlich geregelte Archivierung eine Selbstverständlichkeit werden.

Anna Pia Maissen, Präsidentin des Vereins Schweizerischer Archivarinnen und Archivare VSA