Standardisierung durch Einsatz von Erschliessungssoftware

Erschliessung ohne Standards und ohne Archivinformationssystem

Die Erschliessungstradition und Erschliessungsergebnisse im Schweizerischen Bundesarchiv vor der Verabschiedung der internationalen Erschliessungsstandards ISAD(G) im Jahre 1994 (2000) und ISAAR(CPF) im Jahre 1996 (2004)^{Die archivischen Standards ISAD(G) und ISAAR(CPF) sind abrufbar unter www.ica.org. Die deutsche Übersetzung der ISAD(G) hat die Archivschule Marburg herausgegeben: Brüning Rainer, Heegewald Werner, Brübach Nils (Übers. und Hg.), Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung, , 2. überarbeitete Auflage, Veröffentlichungen der Archiv- schule Marburg 23, Marburg 2002.}zeigen kein einheitliches Bild, sowohl was die Erschliessung des Archivguts als auch was die Erschliessung der Zusammenhänge, in welchem die Unterlagen entstanden sind, anbelangt.

Bevor das Schweizerische Bundesarchiv seine Erschliessungspraxis konsequent auf die internationalen Erschliessungsstandards ISAD(G) und ISAAR(CPF) auszurichten begann und es für seine Erschliessung ein umfassendes Archivinformationssystem einsetzte, bestand keine Notwendigkeit, die Erschliessung auf eine konsistente Erschliessungskonzeption abzustellen und ein entsprechendes systematisches Regelwerk anzuwenden. Sowohl in Bezug auf die Bestandsbildung wie auch auf die Detailfindmittel (Dossierverzeichnisse) sind die überlieferten Erschliessungsprodukte entsprechend vielfältig und uneinheitlich.

Zwar hatten schon früher erschliessungskonzeptionelle Vorstellungen bestanden und Regeln gegolten, die bei der Bestandsbildung mit weitgehender Konsequenz befolgt wurden, wodurch eine ausreichende/akzeptable Erschliessungsqualität sichergestellt wurde. So wurde schon lange vor der Einführung von ISAD(G) die mehrstufige Verzeichnung praktiziert, indem die Verzeichnung eines Bestandes sich aus einer ganzen Reihe von Erschliessungsprodukten zusammensetzte: provenienzbezogene Bestandesanalysen, bestandesbezogene und themenbezogene Repertorien und Inventare, Ablieferungsverzeichnisse zu den einzelnen Akzessionen eines Bestandes auf Stufe Dossier sowie vereinzelte Verzeichnisse auf Stufe Dokument. Die Ordnung und Verzeichnung der Unterlagen wurde ergänzt durch eine systematische Verzeichnung der Entstehungszusammenhänge, namentlich der Behörden (Aktenbildner) mit ihren Kompetenzen (Aufgaben und Zuständigkeiten), aber auch durch die systematisch angelegte Dokumentation der in den Bundesstellen verwendeten Registraturpläne.

Weitere für die archivische Erschliessung relevante Informationen, wie zum Beispiel Bewertungsentscheide, Kassationenlisten, Geschäftsordnungen und Behördengeschichten, wurden in besonderen Dokumentationen oder in der Amtsregistratur des Schweizerischen Bundesarchivs aufbewahrt. Die Standortverwaltung führte ihre eigenen Magazinlisten und Standortdatenbanken, in welchen u.a. Form und Umfang festgehalten wurden, und die Bestandserhaltung legte Kontrolllisten über den Zustand der Unterlagen an.

So vielfältig die Erschliessungsinformationen rund um die Bestände sind, so vielfältig waren die Erschliessungsinstrumente, in welchen diese Daten erfasst und verwaltet wurden. Waren diese im Zeitalter vor der Einführung der Informatik schreibmaschinengeschrieben – selten auch handgeschrieben – auf Papier festgehalten, explodierte mit der elektronischen Datenverarbeitung die Ablage und Verwaltung der Informationen in mehr oder weniger strukturierter Art und Weise in Datenbanken und Dateien jeglichen Formats.

Ein Beispiel: Der viel benutzte Pertinenzbestand E27 Landesverteidigung (1848–1950) ist auf Stufe Dossier digital verzeichnet worden. Fotografien, die im ursprünglichen Verzeichnis auf der Stufe Dossier als Fotoserien beschrieben waren, wurden bei der Nacherschliessung auf Dokumentenebene in einer weiteren Datenbank verzeichnet. Die Informationen zu den physischen Erscheinungsformen (Buch, Plan, Kartei etc.) befinden sich teilweise in einer Datenbank, teilweise in einem von Hand nachgeführten Ordner. Die Bestandsanalyse liegt als Vorwort zum Repertorium in schreibmaschinengeschriebener Form vor. Informationen zum Zustand und zur Benutzbarkeit schliesslich sind in einer vierten Datenbank festgehalten. 

Das Problem sticht ins Auge: Die verschiedenen Findmittel sind voneinander getrennt, die elektronischen Applikationen sind nicht miteinander vernetzt, eine Abstimmung der Datenverwaltung ist nur mit hohem organisatorischem Aufwand durchführbar, unterschiedliche Anwendungsregeln führen zu Inkonsistenzen, eine übergreifende Recherche ist nicht möglich.

Ausrichtung auf die internationalen Standards und Einführung einer ISAD(G)-kompatiblen Erschliessungssoftware

In den 1980er Jahren begann auf internationaler Ebene die Erarbeitung von Standards im Bereich der archivischen Erschliessung. Die Bemühungen um eine Homogenisierung der archivischen Erschliessungspraxis im Hinblick auf eine weltweite Vernetzung mündeten in der Folge in die Publikation der internationalen Erschliessungsstandards ISAD(G) und ISAAR(CPF). Im Schweizerischen Bundesarchiv ging der Entscheid für die Ausrichtung der Erschliessungspraxis auf die internationalen Standards parallel zur Entwicklung und Inbetriebnahme eines elektronischen Archivinformationssystems einher^{Vgl. Bärbel Förster, unter Mitwirkung von Andreas Kellerhals, Das Erschliessungskonzept des Schweizerischen Bundesarchivs – Vom Findmittel zum Findsystem, in: Studien und Quellen, , hg. vom Schweizerischen Bundesarchiv, 23 (1997), 335–353.}. Eine der zentralen Anforderungen, welche im Pflichtenheft für das Archivinformationssystem festgeschrieben wurden, war die strikte Kompatibilität mit den Standards. Das System musste die mehrstufige Ordnung und Verzeichnung der Unterlagen sowie die systematische und mit den Beständen vernetzte Kontexterschliessung von Behörden und deren Kompetenzen ermöglichen. Nach der Evaluierung verschiedener Produkte entschied sich das Schweizerische Bundesarchiv für das Produkt scopeArchiv der Firma scope solutions AG, welches seit Frühherbst 2002 produktiv im Einsatz ist.

Dadurch, dass das Pflichtenheft die internationalen Standards als Anforderung vorgab, setzte sich das Archiv selber unter Zugzwang, sämtliche Erschliessungstätigkeiten ebenfalls auf eine systematische und vollständige ISAD(G)- und ISAAR(CPF)-Konformität auszurichten: Es war nun unausweichlich geworden, die Archivtektonik mit ihren Verzeichnungsstufen zu definieren und die Beziehungen zwischen den Erschliessungsentitäten zu formulieren. Daraus ergab sich die Notwendigkeit, die Erschliessung insgesamt konzeptionell auf eine konsistente und widerspruchsfreie Grundlage zu stellen, die mit dem Regelwerk der «Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze des Schweizerischen Bundesarchivs (OVG BAR)» mittlerweile in der letzten Bearbeitungsphase liegt^{Der Abschluss der Redaktion steht per Ende 2006 bevor.}.

Erst das Zusammenspiel von Archivinformationssystem und umfassendem Erschliessungskonzept erlaubt es, künftig eine systematische Erschliessungspraxis mit Stufenverzeichnung, redundanzfreier Datenverzeichnung, getrennter Erschliessung von Inhalt und Kontext zu beginnen, die die umfassende Archivverwaltung sicherstellt.

Auf den beiden Grundlagen – die Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze (OVG) als Erschliessungsregelwerk und das Archivinformationssystem als Erschliessungsinstrument – stellt sich nun erstens die Herausforderung der Integration aller bisher erarbeiteten Erschliessungsdaten, wie sie, erstellt und verwaltet in verschiedenen Applikationen oder konventionellen Papierverzeichnissen, erfasst und gesammelt nach unterschiedlichen, im Laufe der Jahre Veränderungen unterliegenden Traditionen und Regeln, vorliegen, und zweitens die OVG-konforme Ausgestaltung aller archivischen Arbeitsprozesse von der Bewertung über die Übernahme bis zur Erschliessung und Vermittlung.

Als dritte Herausforderung sei die Frage erwähnt, wie man durch die Umsetzung der Standards in einem vernetzten Archivinformationssystem das Potenzial der Informatik dazu nutzen kann, die Erschliessung weiterzuentwickeln und zusätzliche Mehrwerte zu schaffen.

Probleme bei der Umsetzung

Die eigentliche Arbeit begann mit der Einführung des Archivinformationssystems. Die vorhandenen Erschliessungsdaten müssen regelkonform in die vorgesehenen Datenfelder des Archivinformationssystems entsprechend den Geschäftsregeln importiert werden, die im System in Anwendung der Standards implementiert wurden, und sie müssen einem definierten Qualitätsanspruch genügen. 

Bei dieser Arbeit traten folgende Probleme offen zutage:

Inkompatibilitäten und Inkonsistenzen aufgrund unterschiedlicher Erschliessungspraktiken

Die neue, ISAD(G)-kompatible Software kann nicht wettmachen, dass die alten Daten nach unterschiedlichen Regeln erfasst und verwaltet worden sind. In einem standardkonform angelegten Archivinformationssystem jedoch bleibt kein Spielraum für Inkonsistenzen. Die Frage war, ob man die «alten» Erschliessungsdaten vor der Übernahme in das Archivinformationssystem an die neuen Regeln anpasst, oder ob ein Schnitt zwischen «alter» und «neuer» Erschliessung gemacht werden soll.

Ein Beispiel: Die Archivare waren sich gewohnt, mehrere inhaltlich zusammengehörende Dossiers unter einem einzigen Titel als Gruppe zu verzeichnen. Diese Gruppenverzeichnung wurde zunächst anlässlich der Digitalisierung der Papierverzeichnisse beibehalten, sodass nicht jedes Dossier als eigenständige Verzeichnungseinheit verzeichnet war, sondern mehrere Dossiers unter einem allgemeinen Titel erfasst und die Informationen zu den einzelnen Dossiers in einem Darin- Vermerk «versteckt» waren. Beim Import in das neue System wurde es jedoch notwendig, diese Gruppenverzeichnung aufzulösen und die Informationen jeder einzelnen Verzeichnungseinheiten zuzuteilen, eine Arbeit, die nur teilweise automatisiert werden konnte.

Unterschiedliche Qualität der Erschliessungsdaten und Umfang der digital verfügbaren Daten

Bei der Planung und Durchführung der Migration alter Datenbestände in das neue Archivinformationssystem stellte sich die Frage nach der Qualität der Erschliessungsdaten, das heisst nach «Richtigkeit», Aktualität und Vollständigkeit der Inhalte sowie nach dem Umfang der digital vorhandenen Datenmenge.

Welche Qualität sollte angestrebt werden? Wie sollte damit umgegangen werden, dass viele Erschliessungsdaten nur konventionell vorliegen, nur unvollständig oder in unzureichender Form vorhanden sind oder gänzlich fehlen? Will man die Datenbestände rückwirkend an die Vorgaben der Standards anpassen, beziehungsweise will man die nicht elektronisch vorliegenden Erschliessungsdaten rückwirkend digitalisieren?

Die standardkonforme und systemkompatible Aufarbeitung, Bereinigung und Nacherfassung aller fehlenden Erschliessungsdaten können nur unter Einsatz erheblicher qualifizierter personeller Ressourcen geleistet werden. Zudem stellt sich heraus, dass der Mehrwert des Archivs für die gesamten archivischen Prozesse erst dann zur Geltung kommen kann, wenn die Menge der Erschliessungsdaten eine bestimmte kritische Grenze überschritten hat.

Übernahme von «flachen» Erschliessungsdaten in ein komplexes Archivinformationssystem

Das Prinzip der mehrstufigen Verzeichnung sowie die Erschliessung des Entstehungszusammenhangs waren nicht neu. Neu war die vernetzte Verwaltung dieser Daten. Bei den Vorbereitungen zum Import der Dossierverzeichnisse stellte sich zum Beispiel heraus, dass die in den Ämtern verwendeten Registraturpläne innerhalb einer Registraturplangeneration im Laufe ihrer Anwendung zahlreiche kleinere und grössere Änderungen erfahren hatten, die es nicht mehr erlaubten, im Archiv alle Verzeichnungseinheiten zu einem virtuellen Repertorium zusammenzuziehen, ohne dabei den Entstehungszusammenhang zu verfälschen.

Nicht selten stösst man innerhalb des gleichen Registraturplans unter der gleichen Planposition auf verschiedene Planpositionsbezeichnungen. Ist die Änderung geringfügig (Beispiel: «Rechtsextreme Bewegungen» wurde zu «Rechtsextremisten»), konnte der Eintrag sprachlich vereinheitlicht werden. Ist die Änderung jedoch von solcher Tragweite, dass die logische Zuordnung der Dossiers zu der entsprechenden Planposition durch eine Vereinheitlichung gestört oder ganz verloren geht (Beispiel: aus «Alimentenforderungen» wurde neu «Passangelegenheiten»), müssen dem Import der Daten umfangreiche und tief greifende Bereinigungen vorangehen.

Konsequenz: Erschliessungsregelwerk und Zusammenarbeit

Nicht zu unterschätzen ist der Effekt, den die Entwicklung einer Informatikapplikation und erst recht die Entwicklung eines umfassenden Archivinformationssystems für die Standardisierung und standardisierte Strukturierung der Erschliessung besitzt.

Bereits die Erarbeitung des Pflichtenhefts für die Spezifizierung der Softwareapplikation liess erkennen, dass die bisherige, im Laufe der Zeit gewachsene Erschliessungspraxis in vielen Teilen überholungs- und erweiterungsbedürftig war. Die Ausrichtung auf die internationalen Standards war nur der erste Schritt, um aus diesem Mangel herauszufinden. Was als Nächstes fehlte, war ein alle Erschliessungsgegenstände und alle Verzeichnungsstufen übergreifendes systematisch definierendes Regelwerk der archivischen Erschliessung.

Neben der Anwendung eines hauseigenen Erschliessungsregelwerks setzt das Schweizerische Bundesarchiv gleichzeitig auf die Chance der institutionsübergreifenden Zusammenarbeit, um die Standardisierung voranzutreiben und dadurch deren Ziele mitzugestalten. Zu erwähnen ist in diesem Zusammenhang die scopeArchiv Usergroup^{1, 2}, deren Mitglieder an der Erarbeitung eines minimalen Metadatensets als Voraussetzung für eine spätere Vernetzung in institutionsübergreifenden Recherchesystemen arbeiten und die Weiterentwicklung der Applikation scopeArchiv vorantreiben.