Service de documentation de l’Assemblée fédérale Un expert en trois minutes? Les exigences d’une documentation parlementaire

Le député dispose d’une offre d’informations quasiment infinie. Il peut se procurer par lui-même les informations en allant les chercher directement sur l’internet avec son ordinateur portable, mais aussi en s’adressant directement aux institutions et organisations les plus diverses, telles que l’administration fédérale, les secrétariats des associations et des partis, des experts, des amis et connaissances, sans oublier, naturellement, les Services du Parlement. Parmi les services à disposition des députés dans leur recherche de documentation, il convient de mentionner en particulier le Service de documentation de l’Assemblée fédérale. Sa mission centrale est de transmettre l’information, et son objectif principal est de faciliter le travail des parlementaires dans la recherche et le traitement de l’information.

Rétrospective

Les Services du Parlement existent depuis 1972. Auparavant, les prestations requises par le Parlement étaient fournies par la Chancellerie et l’administration fédérale. Au cours des années 1960, ces relations ont été de plus en plus critiquées et remises en question. Suite à l’affaire des mirages, un premier service autonome a été créé: un secrétariat pour la Commission de gestion et un service de documentation. Il est intéressant de constater que les tâches de documentation (transmission d’informations et de connaissances indépendantes de l’administration) ont été, dès le début, les tâches centrales des services du Parlement. Après une continuelle expansion au cours des dernières décennies, ces services comptent actuellement quelque 300 personnes travaillant pour l’Assemblée fédérale, dont environ 200 à plein temps. 22 personnes travaillent aujourd’hui au Service de documentation, ce qui équivaut à 17,55 postes à plein temps.

Mission

Le Service de documentation est à disposition des membres de l’Assemblée fédérale, des groupes parlementaires et des tiers autorisés, auxquels il fournit les documents demandés. Le parlementaire peut s’adresser au Service de documentation pour la préparation de ses discours, de ses interventions à la Chambre dont il est membre, ses prestations dans les médias, ses conférences, ses contacts internationaux, etc ... Il peut également obtenir la documentation de base sur des questions spécifiques. Il va sans dire que les commandes passées au Service concernent aussi le travail politique non parlementaire. Nous élaborons en effet, au sein du Service, un large éventail de réponses à des mandats qui peuvent provenir de questions tout à fait inhabituelles. La réponse doit évidemment être adaptée aux requêtes du député, les informations doivent être correctes et précises, ainsi que, bien évidemment, politiquement neutres. Elles doivent en outre être fournies à temps, parfois même dans les minutes qui suivent la demande. Le Service transmet des informations sur demande, mais offre aussi, de sa propre initiative, des documents aux députés. Il est responsable des principaux instruments de travail à disposition des parlementaires: bibliothèque, analyse de la presse quotidienne, banques de données internes et externes.

Méthode de travail

Les collaborateurs du Service de documentation sont des spécialistes de l’information et des généralistes qui sont en mesure, grâce aux infrastructures internes et externes et à de vastes connaissances techniques et scientifiques, de répondre précisément, correctement, rapidement et de manière politiquement neutre aux demandes qui leur sont adressées. Le Service collecte, traite et transmet les informations importantes. Nous devons constater que ces deux dernières décennies la transmission de l’information a profondément changé. De nombreux députés travaillent avec un ordinateur portable et désirent disposer en ligne et à temps des informations dont ils ont besoin. Nous leur proposons aussi des conseils et des cours, car une utilisation bien ciblée et efficace des sources d’information permet aux politiciens et à leurs collaborateurs de gagner du temps et d’accomplir plus efficacement leurs tâches.

Il est pour nous de la plus grande importance d’avoir de bonnes relations avec d’autres fournisseurs d’informations, une étroite collaboration avec eux, ainsi qu’une connaissance détaillée des sources électroniques d’informations disponibles. La collaboration avec les autres services du Parlement doit être particulièrement privilégiée et étroite, comme par exemple avec les secrétariats des Commissions, le Service internet et le Service informatique.

Les relations avec les institutions externes sont aussi étroites, en particulier avec l’administration fédérale. Elles offrent sur leur page web des informations de base et des dossiers thématiques. Aujourd’hui, la plus grande partie des informations politiquement importantes sont à disposition sur internet ou sur intranet, ce qui facilite grandement notre travail.

Organisation

Comment accomplissons-nous notre mandat? Le service comporte quatre unités qui collaborent étroitement: un secrétariat, les collaborateurs scientifiques, la bibliothèque parlementaire et l’analyse de la presse.

Secrétariat

Le secrétariat exécute de lui-même des mandats (approvisionnement et livraison de documents); il produit des dossiers de documentation et des revues de presse; il est responsable de la réception et du courier. Ce sont souvent des détails qui font la bonne réputation d’un service; parmi ceux-ci il y a une bonne accessibilité aux informations, l’amabilité du personnel et un service rapide et fiable aux clients.

Le secrétariat élabore avant chaque session de chaque chambre un aperçu des matières qui y seront traitées. Cet aperçu contient en résumé les informations importantes relatives à chaque objet. Il est également disponible sur internet et constitue un important instrument de travail pour les deux conseils.

Personnel scientifique

La section «personnel scientifique» se compose de 6 postes à plein temps, répartis sur 8 personnes. Les tâches de ces collaborateurs sont les suivantes: 

– exécuter les mandats des députés,

– établir des dossiers dans les domaines spécifiques spécialisés,

– exploiter et mettre en valeur la littérature spécialisée,

– assumer la responsabilité des produits du Service (rétrospective de la législature) cahiers de documentation, diffusion des connaissances sur le site web de l’Assemblée fédérale, dossiers électroniques, portail des liens,

– maintenir et développer le thésaurus des services du Parlement («Helvetosaurus») et l’indexation dans la banque de données parlementaire Curia Vista et dans celle de la bibliothèque.

Les collaborateurs scientifiques sont responsables de domaines précis où ils sont experts. En raison de la petitesse du service, ces connaissances ne sont cependant pas, dans de nombreux cas, suffisantes pour exécuter un mandat. Il est essentiel que nous sachions où trouver des informations d’excellente qualité et qui correspondent aux demandes des députés. Nous avons de nombreuses et très bonnes sources que nous pouvons consulter en cas de besoin, que ce soit sur internet ou par un contact personnel. Pour les demandes relatives au domaine international, nous avons la chance de pouvoir recourir à nos collègues d’autres services du Parlement. Je mentionnerai en particulier le Centre européen de recherche et de documentation (CERDP) où travaillent des correspondants au sein de 70 Assemblées parlementaires.

Notre Service dépend grandement des autres services et institutions. Mais j’aimerais relever qu’il est tout à fait possible d’acquérir des compétences sur des thèmes pour lesquels il n’y a pas de spécialiste au sein de l’administration. Le site web de l’Assemblée fédérale présente en effet toujours les dossiers électroniques que nous avons produits; ces derniers ne sont disponibles sous cette forme nulle part ailleurs.

Mais des évaluations au sens d’une analyse ou d’un résumé ne sont, en règle générale, pas possibles, contrairement à ce qui se passe dans d’autres parlements nationaux qui disposent de leurs propres services de recherche.

Les collaborateurs scientifiques, en collaboration avec le secrétariat, publient la «rétrospective de la légistature». Ce document contient une compilation de tous les objets traités au Parlement ainsi qu’une annexe avec différentes statistiques. Il offre pour chaque objet un bref résumé, rédigé durant la législature, et aussi disponible dans la banque de données Curia Vista.

Il va sans dire que nous ne pouvons nous acquitter de ce travail exigeant sans une utilisation systématique du transfert des informations par voie électronique. C’est la raison pour laquelle le maintien et le développement de la transmission informatique des informations est pour nous une priorité. Une de nos principales tâches dans ce domaine est de rechercher des informations qui nous permettent d’atteindre les résultats les meilleurs. A cet effet, nous entretenons un thésaurus qui permet d’indexer les objets traités au Parlement dans la banque de données CuriaVista et les documents dans la banque de données de la bibliothèque. Cet «Helvetosaurus» est une version adaptée à la situation suisse du thesaurus Eurovoc.

La banque de données Curia Vista est une source centrale pour qui cherche des informations politiques. Elle contient des renseignements sur le contenu et l’état des délibérations de l’ensemble des interventions et objets traités par le Conseil national et le Conseil des Etats. Elle offre une très grande variété d’options de recherche. On y dispose d’une possibilité de recherche de texte complet qui, dans de nombreux cas, cependant, donne soit des résultats incomplets, soit trop de résultats. La recherche à l’aide du thésaurus est beaucoup plus efficace. Un bon thésaurus est encore le meilleur instrument pour élaborer des documents de haute qualité. Je recommande aux personnes intéressées de faire un essai: rechercher les objets qui traitent de l’invalidité des initiatives populaires. Sans introduire le terme correct «validité des initiatives populaires», on obtiendra des résultats peu utilisables.

C’est pourquoi la mise à jour du thésaurus et de son application sont une partie essentielle de notre service de documentation.

Extranet – E-parl

L’extranet du Parlement (e-parl) constitue également une importante source d’informations. Protégé par un mot de passe, il permet d’accéder à des informations et des documents confidentiels ou protégés par le droit d’auteur. Les membres des commissions y trouvent les documents qui leur sont nécessaires (rapports internes, procès-verbaux, diverses documentations). Le Service de documentation offre aussi des informations accessibles à tous les députés. L’extranet contient actuellement environ 100 000 documents, et l’accès mensuel y est proche de 3500. Comme pour l’e-banking, l’accès à e-parl se fait au moyen d’un nom d’utilisateur, d’un mot de passe et d’un code généré via eToken.

Bibliothèque du Parlement

Depuis sa création, le Service de documentation comporte aussi une bibliothèque. L’actuelle bibliothèque du Parlement n’a vu le jour que le 1er janvier 2009, après la fusion de certains éléments de la Bibliothèque centrale du Parlement et de l’Administration fédérale (BCPAF) et de ceux de la Bibliothèque du DFAE. La Bibliothèque du Parlement déménagera au printemps 2010 dans de nouveaux locaux plus accueillants; elle se situera dans l’aile ouest du Palais fédéral récemment rénovée, dans la salle qui était celle du Conseil national au 19e siècle et qui a servi depuis le début du 20e siècle à la BCPAF. Après la fusion, la Bibliothèque du Parlement occupe huit nouveaux collaborateurs et offre environ 300 000 entrées dans sa banque de données.

La création, l’administration et la mise en valeur de documents de toutes sortes est l’une des tâches essentielles de la Bibliothèque du Parlement. Celle-ci accorde une attention particulière à l’acquisition de la «littérature grise», aux publications de toutes sortes non disponibles en librairie, mais publiées par l’Assemblée fédérale, l’administration, des groupes d’experts ou d’autres institutions. La banque de données de la bibliothèque comporte bien évidemment les publications du Service de documentation, parmi lesquels environ 300 dossiers relatifs aux objets importants débattus au sein des Chambres fédérales.

Commencé dans les années 1970 du 20e siècle, ce travail fait de la Bibliothèque du Parlement une source précieuse d’informations, qui sans cela seraient peu ou difficilement accessibles (on peut, par exemple, rechercher le «rapport Cornu» publié en 1991 sur les relations de la Loge P-26 et des organisations similaires à l’étranger). Actuellement, l’état de la «littérature grise» s’élève à quelque 30 000 docu- ments, parmi lesquels environ 4000 sont directement disponibles en ligne sous format PDF.

Il va de soi que nous collaborons avec d’autres bibliothèques et que nous sommes dépendants d’une bonne transmission électronique des informations avec un accès à un grand nombre de banques de données.

Analyse de la presse

Les articles parus dans la presse sont une importante source d’informations pour les politiciens. Le Service de documentation procède depuis sa création à une analyse de la presse. Ses collaborateurs ont exploité au cours des trois décennies passées plus d’un million d’articles de presse, classés par thème et par personne dans des dossiers. Tous ces dossiers sont actuellement disponibles pour les intéressés aux Archives fédérales. Notre Service les consulte aussi à l’occasion. 

Depuis août 2005, l’analyse de la presse se fait par voie électronique. Le Service de documentation, en collaboration avec cinq départements fédéraux et une société externe, exploite une banque de données de la presse contenant les quo- tidiens, hebdomadaires, journaux dominicaux les plus importants de Suisse. Du lundi au vendredi, ce sont environ 200 articles qui sont ainsi enregistrés, dont les utilisateurs autorisés peuvent disposer dès neuf heures du matin. Les articles sont classés selon les thèmes, les organisations et les personnes; ils sont à disposition à long terme dans nos archives. Les députés ont la possibilité d’y avoir accès en tout temps et en tout lieu, au moyen d’un mot de passe.

Conclusion et perspectives

Ce ne sont là que quelques rapides remarques sur le Service de documentation de l’Assemblée fédérale et sur le travail d’information dans le système politique suisse. Il serait intéressant de poursuivre la réflexion avec des questions de fond: de quelle source d’informations le député se sert-il le plus souvent? Sous quelle forme acquiert-il ses informations? Quel rôle jouent pour lui les nouvelles technologies (blogs, Facebook, Twitter, iPhone, Youtube)? Ce genre d’enquêtes représenterait un vaste et passionnant champ d’investigations pour les sciences de l’information.

Je dois admettre que nous n’abordons quant à nous ces questions qu’en tant que praticiens. Notre approche est en effet pragmatique. Nous essayons d’accorder nos prestations aux besoins et croyons avoir pu, grâce aux expériences effectuées durant des années, mettre en place des structures qui répondent au mieux aux exigences actuelles. L’expérience nous montre aussi qu’internet et l’utilisation des ordinateurs portables n’ont pas rendu inutile ou obsolète la transmission d’informations. Ceux qui transmettent les informations ont toujours d’importantes et indispensables tâches. Mais ils doivent constamment s’adapter aux nouvelles données du marché de l’information, notamment la tendance au «self-service 24 heures sur 24».

On constatera aussi que le modèle du «Service de documentation» constitue le premier exemple de réussite dans ce domaine. Le député aux Chambres fédérales trouve ici une adresse unique qui exécute, le plus rapidement possible, les recherches dont il a besoin. Ce Service offre, grâce à son secrétariat, à ses collaborateurs scientifiques, à sa bibliothèque et sa banque de données de presse, un instrument de transmission des informations, correspondant aux besoins du Parlement, cela dans toute la mesure du possible et en fonction des circonstances.

Voir également: www.parlament.ch et https://biblio.parlament.ch/