Travailler avec des prestataires de service extérieurs – un entretien avec Delphine Friedmann

Vous êtes archiviste intercommunale et gérez les archives des villes de Prilly et d’Ecublens. À ce titre vous collaborez avec des prestataires externes pour certaines tâches. Pour quelles tâches favorisez-vous cette solution en particulier ?

Delphine Friedmann (DF) : En préambule, j’aimerais préciser que j’occupe un poste intercommunal avec un taux d’activité de 70%, réparti entre trois communes dont le nombre total d’habitants s’élève à 25 400. Dans le cadre de mes activités institutionnelles, j’ai collaboré à deux reprises avec une entreprise: 

1. pour la création d’un système d’archivage électronique, qui nécessitait des connaissances techniques que je n’avais pas;

2. pour la mise en place d’un système de gestion électronique des documents, qui débutait alors que j’étais en partie absente. J’ai alors estimé nécessaire d’avoir l’appui d’une entreprise spécialisée dans le domaine de la gestion documentaire, expérimentée, avec de très bonnes connaissances théoriques et capable de m’aider à défendre le point de vue des archives au niveau «politique».

Quels sont les avantages dont les archives profitent avec cette division de travail ? 

DF : Les archives, surtout lorsqu’elles sont gérées par une seule personne, ne possèdent pas toujours les ressources nécessaires pour assumer toutes leurs responsabilités. Lorsque certaines connaissances spécialisées et/ou du développement sont nécessaires, cette forme de collaboration a énormément d’atouts. 

L’institution définit une politique d’archivage, choisit des outils et gère ses archives. L’entreprise effectue un travail de spécialiste: développement de solutions, création d’outils adaptés, avec parfois un engagement à plus long terme de maintien, mises à jour, etc.

L’intervention d’une entreprise privée dans le cadre d’un projet archivistique peut aussi sembler augmenter la crédibilité du service d’archives vis-à- vis de la hiérarchie ou de l’administration. Soudain, l’archiviste n’est plus un collaborateur seul dans ses archives, avec des préoccupations qui ne correspondent pas à celles de ses collègues informaticiens, techniciens ou responsables administratifs et qui sont assez loin de celles des élus: il fait partie d’une communauté constituée de nombreux spécialistes, y compris du secteur privé. L’entreprise joue alors un rôle de «coach», qui apporte une expertise et de l’expérience, avec l’obligation d’aboutir à un résultat satisfaisant pour le client. Je pense que cet aspect ne doit pas être négligé, dans la mesure où les besoins des archives restent malheureusement encore assez mal compris par le monde politique, administratif et informatique.

Enfin, il est intéressant de collaborer avec une entreprise qui a déjà contribué à des projets similaires, capable d’anticiper les écueils techniques et de porter un regard extérieur. C’est valable au niveau technique autant qu’au niveau humain: l’arrivée d’un mandataire peut contribuer à modifier une dynamique de travail de manière très positive. 

Qu’est-ce que vous prenez en compte avec ce type de coopération ? Pourriez- vous identifier des défis particuliers ? Est-il difficile de trouver des entreprises pouvant accomplir des tâches spécifiques ?

DF : Avant d’initier une telle collaboration, il est important de bien cerner les besoins, de réfléchir à tous les moyens possibles pour parvenir à y répondre et d’établir un cahier des charges précis. Dans certains cas, il peut être préférable d’engager des ressources supplémentaires à l’interne, que ce soit dans le cadre d’un CDD ou d’un CDI, ou de collaborer avec une autre institution publique. Mais dans la mesure où des connaissances techniques spécifiques sont recherchées pour un projet ponctuel, il est compliqué pour une petite institution de monter sa propre équipe. C’est dans ce genre de situations que la collaboration avec une société privée me semble la plus intéressante.

En Suisse romande, il existe très peu d’entreprises spécialisées dans la gestion documentaire ayant réellement des connaissances archivistiques professionnelles et de l’expérience en matière de gestion informationnelle numérique, que ce soit pour de la gestion ou de la conservation à long terme. Lorsque le choix est limité à deux, voire, pour certains projets particuliers, à une seule entreprise potentielle, ce n’est pas une bonne chose. 

Vous êtes aussi la présidente du portail des archives communales vaudoises (www.archivescommunales-vd.ch / www.inventaires.archivescommunales- vd.ch). Pourriez-vous résumer brièvement de quoi il s’agit ?

DF : Il s’agit en fait d’une plateforme. Celle-ci permet aux communes du canton de Vaud qui le désirent, de gérer et publier leurs inventaires d’archives à l’aide d’un logiciel professionnel (AtoM). Celui-ci est construit autour des normes archivistiques actuelles. Il permet, le cas échéant, d’exporter les notices saisies en format xml-ead, ce qui rend le projet viable à long terme, puisque les données peuvent être migrées sur un autre outil à tout moment. Parallèlement à cette plateforme, un groupe de travail (GT) des «utilisateurs d’AtoM» a été constitué sous l’égide de l’Association vaudoise des Archivistes (AVA). Il regroupe des archivistes des communes membres de la plateforme et d’autres institutions utilisatrices d’AtoM. Ce groupe a pour objectif de promouvoir les échanges et la collaboration autour de l’utilisation du logiciel et de la mise en œuvre des normes archivistiques. 

Quels partenaires travaillent ensemble pour ce portail ? Comment fonctionne le financement et comment avez-vous divisé les tâches entre les services d’archives des communes et les prestataires privés ?

DF : Le portail est utilisé exclusivement par des communes. Les principales sont les suivantes: Pully, Vevey et Montreux (15 001–26 000 Prilly, Ecublens et Gland 15 000 hab.); Lutry, Le Mont-sur- Lausanne, Blonay, St-Légier (5000– 10 000 hab.), ainsi que plusieurs communes de moins de 5000 habitants. Parmi ces dernières, plusieurs collaborent avec une entreprise privée pour la mise en ligne de leurs inventaires.

L’installation du logiciel et son hébergement sont financés par les communes utilisatrices. Les montants sont échelonnés en plusieurs catégories, en fonction du nombre d’habitants. Ils sont constitués d’une finance d’entrée (entre CHF 300.– et 2000.–), puis d’une cotisation annuelle à partir de la 2e année d’utilisation (entre CHF 50.– et 250.–). 

Les frais liés à des migrations sur une nouvelle version du logiciel et autres projets spécifiques ont jusqu’ici été financés par les Archives cantonales vaudoises, qui contribuent ainsi à ce projet. L’AVA a également apporté un soutien au projet avant qu’il ne devienne opérationnel.

Le comité du GT collabore étroite- ment avec les utilisateurs et le prestataire de services. Celui-ci doit donner accès à la plateforme, assurer le maintien du logiciel, les sauvegardes régulières des données, proposer et installer les mises à jour nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme et du site internet lié (www.archivescommunales-vd.ch).

Le comité du GT est responsable de la direction du groupe, de la gestion des finances, des droits d’accès et de l’organisation d’activités, en adéquation avec les besoins exprimés par les utilisateurs.

Par ailleurs, le secrétariat du comité est désormais partiellement géré par un autre prestataire de service, afin d’assurer un meilleur suivi et décharger un peu les membres du comité. 

Quelle était la motivation pour la manière d’organisation que vous avez choisie entre les partenaires ? 

DF : Dans les méandres des débuts du projet, il a été question qu’une institution partenaire mette un serveur à disposition des autres. Finalement, aucune n’a eu les moyens de proposer un système intercommunal, hébergé et géré à l’interne.

Par ailleurs, le fait d’externaliser la gestion et l’hébergement a permis d’avoir un outil professionnel géré par des professionnels et d’éviter toutes sortes de tensions politiques entre communes. C’était une solution « neutre » politiquement et techniquement mieux adaptée. Dans le contexte communal, il était par contre nécessaire de garantir que l’hébergement des données se ferait en Suisse. 

Comment envisagez-vous la répartition des tâches entre les institutions « traditionnelles » et les entreprises I+D indépendantes ?

DF : Je ne sais pas exactement ce qu’il en est pour les institutions de grandes et moyennes dimensions, mais pour les petites structures disposant d’un, voire deux postes, souvent à temps partiel, il me semble de plus en plus compliqué d’assumer l’ensemble des projets «spéciaux» sans aide extérieure. Que ce soit pour des questions de disponibilité ou de compétences.

A l’inverse, je défends la place de l’archiviste à l’interne des institutions. Même à temps (très) partiel, il acquiert au fil du temps une connaissance en profondeur de son institution, une confiance des collaborateurs et des politiques, une sensibilité pour ce qui relève du fonctionnement «intime» de l’institution, qui sont à mon avis difficiles à acquérir en tant qu’entreprise privée.

Je suis personnellement favorable à un partenariat entre institutions publiques et entreprises privées: il faut un équilibre. Comme dans tout travail mené en commun, la collaboration doit être empreinte de confiance. Dans les projets que j’ai menés, ce lien de confiance était assez fort: lorsque les collaborateurs d’une entreprise privée sont des collègues qui partagent la même culture archivistique, il est relativement facile à établir et à cultiver. Il se pourrait toutefois que cela évolue ou que cela ne soit pas le cas avec certaines entreprises. Personnellement, cela modifierait ma façon de travailler avec elles. 

Quelle sorte de développement pouvons-nous attendre ? 

DF : Les enjeux liés à nos responsabilités sont multiples : nous avons besoin des entreprises privées pour parvenir à faire notre travail au mieux, dans le respect des normes archivistiques internationales. À cet effet, je pense qu’il est très important que les institutions collaborent et communiquent toujours davantage entre elles ; qu’elles analysent leurs besoins, se demandent mutuellement conseils, discutent de manière critique et constructive des projets réalisés ou envisagés, des atouts et des difficultés rencontrées. Pour encourager, améliorer et faire en sorte que le travail fait par les uns et les autres, institutions publiques et/ou entreprises privées, le soit de la manière la plus professionnelle et intelligente possible.