Pour un plan d’urgence national modulaire et informatisé

Depuis 25 ans environ, la thématique des plans d’urgence occupe de nombreuses institutions suisses appelées à conserver le patrimoine culturel matériel (centres d’archives, musées, bibliothèques patrimoniales). Après un quart de siècle, on pourrait penser que la situation a trouvé une assise stable et que la plupart des institutions suisses disposent d’un plan d’urgence efficace et actualisé. En réalité, cela n’est pas le cas. De nombreuses institutions, même d’importance nationale, n’ont pas de plan d’urgence établi et actualisé. Quant aux institutions de petite et de moyenne dimension, elles sont nombreuses à n’avoir pas encore abordé le thème.

La multiplicité de modèles de plans d’urgence disponibles sur la toile ne facilite pas le choix; il est de surcroît difficile d’adapter un modèle standard aux besoins spécifiques de chaque institution. Ce travail d’adaptation est pourtant fondamental pour que le plan d’urgence soit efficace. 

Au-delà des spécificités de chaque institution, il convient de relever qu’il existe un socle commun d’exigences pour des institutions appartenant à un certain groupe (p. ex. les archives cantonales, les archives de villes moyennes, les bibliothèques historiques, etc. et/ou à une certaine aire géographique). Actuellement, chaque institution doit faire tout le chemin en partant du schéma du plan d’urgence jusqu’à sa rédaction finale, ce qui implique une quantité de travail importante et en partie redondante si on compare les plans d’urgence de diverses institutions. Un plan d’urgence national apporterait une réponse claire à la question du choix du plan-modèle et permettrait de mettre à disposition les contenus du plan qui peuvent être partagés, au moins à l’intérieur d’une catégorie d’institutions. 

Diverses entreprises privées offrent ce service aux institutions, et mettent à disposition une compétence réelle. Cependant, le fait de confier cette responsabilité à une entreprise privée présente une série de problèmes intrinsèques, indépendants de la compétence de l’entreprise:

• La diversité des entreprises engendre un manque de cohérence entre les modèles adoptés; de plus, ces modèles évoluent indépendamment les uns des autres.
• Il existe une ambigüité financière certaine, car l’entreprise qui établit les besoins est la même qui y répond ensuite en facturant ses prestations. 
• Toute entreprise privée est tendanciellement instable dans la durée: l’entreprise peut se modifier, peut changer sa philosophie de travail, son niveau de compétence ou simplement disparaître. Sur le marché suisse un très petit nombre d’entreprises s’occupent de cette thématique, et ce marché est donc d’autant plus fragile. 
• Manque de responsabilisation: le fait de déléguer presque entièrement la rédaction et l’implémentation d’un plan d’urgence fait obstacle à la prise de conscience indispensable de la responsabilité de la direction et des collaborateurs/trices de l’institution pour garantir la conservation des œuvres. Au contraire, c’est à l’intérieur de l’institution que cette conscience doit grandir, en s’appuyant là où cela est utile sur des compétences extérieures. Le plan d’urgence est une très bonne occasion de prendre mieux conscience de la responsabilité de l’institution en matière de conservation, et de mettre en relation les aspects intellectuels (le classement des collections, leur valeur culturelle) et matériels (les spécificités matérielles des biens culturels, la qualité des magasins, etc.).
• Une institution publique ne devrait en principe pas être en état de dépendance à l’égard d’une entreprise privée pour une tâche essentielle de sa mission. Le problème est éthique. Une institution culturelle publique chargée de la conservation d’un patrimoine matériel doit être à même d’assumer cette mission au-delà des changements de personnes et de situations. Pour ce faire, elle doit maîtriser autant que possible les outils indispensables. Ceci n’empêche pas une collaboration dynamique et fructueuse avec les compétences disponibles sur le marché privé, mais il faut absolument éviter toute situation de dépendance. 

Les entreprises privées actives dans ce secteur n’ont pas de raisons de craindre la mise sur pied d’une plateforme pour un plan d’urgence national: parallèlement à l’établissement du plan d’urgence, l’analyse des risques et l’identification des mesures utiles est essentielle. Elle demande une compétence spécifique pour identifier les risques dans un contexte donné, et cela représente un marché potentiellement très important pour ces entreprises.

Un plan national disponible gratuitement et en version trilingue permettrait non seulement aux grandes institutions, mais aussi aux petites et moyennes institutions culturelles chargées de la conservation du patrimoine culturel, qui ne peuvent pas assumer les coûts de la rédaction et de la mise en œuvre du plan d’urgence par des entreprises privées, de disposer d’un plan qui limite les dommages en cas de sinistre. 

De plus, le fait de disposer d’un plan fondé sur un modèle commun faciliterait grandement à la fois le travail des professionnels (pompiers, PBC, entreprises spécialisées, restaurateurs) et l’entraide entre institutions en cas de sinistre majeur, tout comme l’organisation de stocks de matériel et d’exercices communs. 

Un autre aspect concerne l’actualisation des plans d’urgence. Ce travail est essentiel pour maintenir l’efficacité du plan dans le temps, mais il est exigeant et fastidieux, et même des institutions d’importance nationale ont de la peine à garder leur plan d’urgence à jour. Cette actualisation se fait sur deux niveaux: d’une part l’actualisation interne (accroissement des collections, modification de la géographie des magasins, changements de personnes, d’adresses et de numéros de téléphone, etc.), et de l’autre une actualisation générale qui concerne les procédures de sauvetage qui évoluent avec les expériences accumulées, les adresses de fournisseurs de prestations indispensables en cas de sinistre, les normes de sécurité, etc.

C’est à ce niveau qu’un plan d’urgence national modularisé et informatisé devient aujourd’hui nécessaire. Un outil informatique permettrait d’actualiser en permanence le plan d’urgence de toutes les institutions adhérant à la plateforme nationale, au moins pour les informations qui concernent l’ensemble des institutions ou une catégorie particulière d’entre elles. Ce même outil permettrait aux institutions d’actualiser rapidement et sans risques d’erreurs tous les exemplaires de leur plan d’urgence et de réduire fortement les coûts pour l’établissement et le maintien à jour du plan d’urgence. 

Une évolution d’ores et déjà envisageable si on adopte un tel plan d’urgence est le transfert des informations essentielles sur téléphone portable, de manière à disposer en tout temps des informations indispensables au moment d’un sinistre, pour ce qui est des adresses autant que des procédures. L’exemplaire sur papier ne doit pas disparaître, il reste une référence utile, mais au moment du sinistre le fait de disposer de l’information essentielle sur son téléphone portable permet certainement une meilleure cohérence et une plus grande rapidité dans la prise des premières décisions, qui sont souvent déterminantes pour l’ampleur des dommages causés par un sinistre. 

Imaginer une organisation

Le plan d’urgence national devrait être domicilié dans un lieu central et pérenne, en mesure de prendre en charge le support informatique à long terme, par exemple la section de la Protection des biens culturels (PBC) de l’Office fédéral de la protection de la population (OFPP). Son élaboration serait confiée à un petit groupe d’experts, dont le travail nécessiterait au départ un investissement substantiel, ensuite une veille qui tienne compte des connaissances les plus récentes, ainsi que des mises à jour régulières. 

La plan commencerait par des principes généraux et des mesures standard. Pour la partie qui nécessite une adaptation à chaque institution, il fournirait des marches à suivre et des listes de points à prendre en compte (configuration des locaux, priorités dans les collections etc.). Dans l’activité quotidienne d’un centre d’archives, d’un musée, d’une bibliothèque, la mise à jour des adresses, qu’il s’agisse de numéros d’urgence, d’adresses de fournisseurs de matériaux d’emballage ou de prestataires de services, cède souvent le pas devant les impératifs du jour. Une partie des adresses est commune à toutes les institutions d’une ville ou d’une région, et cette partie pourrait être prise en charge par l’organe central, en tenant compte des nouveaux acteurs et d’autres changements. Il ne resterait dès lors, localement, qu’à tenir à jour les adresses du personnel en fonction de ses mutations. L’envoi de messages réguliers, relatifs à la nécessité de former les nouveaux employés, de mettre sur pied des rappels et des exercices pour le personnel déjà formé, pourrait également être pris en charge par l’organe central. Une alerte pourrait aussi rappeler la nécessité d’adapter localement le plan en fonction des accroissements des collections ou des déménagements internes.

Obtenir l’adhésion des associations professionnelles (Association des archivistes suisses, Bibliosuisse, Association des musées suisses, Association suisse de conservation et restauration) est important, car elles sont un canal d’information de premier ordre. D’autres partenariats doivent aussi être mobilisés, avec les corps de sécurité notamment.

Tous ces arguments ont pour but d’appuyer résolument le projet de création d’un plan d’urgence national informatisé pour les institutions chargées de la conservation du patrimoine culturel matériel.