Genese der KOST

Die Genese und die ersten Jahre der KOST wurden bereits mehrfach dargestellt¹, so dass sich der Rückblick hier auf eine kurze Nennung der wichtigsten Daten und Meilensteine beschränken kann. Ausgangspunkt aller bisherigen Betrachtungen war jeweils die sogenannte «Strategiestudie»², die 2002 auf Initiative des Vereins Schweizerischer Archivar:innen (VSA) und der Konferenz der leitenden Archivarinnen und Archivare auf Kantons- und Bundesebene sowie des Fürstentums Liechtenstein (KLA CH/FL, heute Schweizerische Archivdirektorinnen- und Archivdirektorenkonferenz ADK) publiziert wurde. Sie erarbeitete einen Überblick über die damals als neue zentrale Herausforderung erkannte Problematik der digitalen Unterlagen und legte Handlungsoptionen dar. Die Hauptforderung der Strategiestudie, eine gemeinsame Koordinations- und Beratungsstelle zu schaffen, wurde zügig umgesetzt: 2003 beschlossen Bund, Kantone und das Fürstentum Liechtenstein, eine Verwaltungsvereinbarung³ abzuschliessen, die bereits 2004 von genügend Trägern ratifiziert wurde, so dass die KOST ihre Arbeit aufnehmen konnte, mit 20 Trägern und einem Etat von 120 Stellenprozenten.

Struktur

Nach diversen Fluktuationen umfasst die KOST zum Redaktionsschluss dieses Artikels 31 Träger: öffentliche Gemeinwesen auf allen drei staatlichen Stufen, nämlich 2 Länder (Schweiz und Liechtenstein), 23 Kantone und 5 Kommunen; dazu kommt eine Institution, die Universität Zürich. Verantwortet wird die Arbeit der KOST von der Aufsichtskommission, in der die Leiterinnen und Leiter der jeweiligen Archive die Interessen der Träger vertreten. Die operative Leitung liegt in den Händen eines fünfköpfigen Steuerungsausschusses, der die organisatorische und sprachliche Zusammensetzung der KOST möglichst genau abbildet. Operatives Organ ist die Geschäftsstelle mit zurzeit drei Mitarbeitenden (190 Stellenprozente), die seit Beginn Gastrecht im Schweizerischen Bundesarchiv geniesst.

Potenzial und Limiten der Koordination

Die Chancen und Risiken, die Vor- und Nachteile der Koordination und Kooperation im Bereich der digitalen Archivierung habe ich in zwei Referaten in den Jahren 2012 und 2015 analysiert⁴. Die damals präsentierten Erkenntnisse bleiben auch ein Jahrzehnt später gültig: Der Effizienzgewinn durch eine Koordination und teilweise Zusammenführung der Aktivitäten ist unbestritten. In erster Linie sind es Aufgaben im Bereich der Grundlagen und gemeinsamen Ressourcen, die sinnvollerweise bei einer Koordinationsstelle angesiedelt werden. Für ihre eigene Arbeit bleiben die Trägerarchive selbst verantwortlich. Den grossen Raum zwischen Grundlagenarbeit und konkreter Archivierung vor Ort gilt es klug zu analysieren, um Gemeinsamkeiten und Zusammenarbeitspotenzial zu erkennen oder aktiv zu fördern. Dies erfordert ein stetiges Hinterfragen der Arbeit der KOST und eine detaillierte Abstimmung mit den Trägern, damit die Ressourcen der Geschäftsstelle auf ideale Weise eingesetzt werden.

Die wichtigsten Aktivitäten

Die KOST-Website bietet einen umfassenden Überblick über das Angebot der KOST. Mit Hilfe des vierteljährlichen Newsletters lassen sich auch dessen Entwicklung und die Schwerpunktsetzung gut nachvollziehen. Das folgende Kapitel hebt exemplarisch einige besonders wichtige Punkte hervor.

Standards

Um Normen und Standards zu entwickeln und zu unterhalten, sind personelle Ressourcen nötig, die im Tagesgeschäft eines Archivs nur schwer bereitzustellen sind. Es ist deshalb naheliegend, diese Arbeit zum grossen Teil an eine Koordinierungsstelle auszulagern. Die KOST engagiert sich hier in zweierlei Hinsicht. Einerseits nimmt sie seit 2011 die Leitung sowie grosse Teile der inhaltlichen Arbeit in der eCH-Fachgruppe Digitale Archivierung wahr⁵. Anderseits unterhält die KOST seit 2007 ihren Katalog archivischer Dateiformate⁶. Ursprünglich aus einem Projekt entstanden, liegt dieser inzwischen in der Version 7.0 vor und dokumentiert über 50 Dateiformate aus neun Kategorien. Alle Formate sind gemäss einem Kriterienraster bewertet, was objektive Quervergleiche ermöglicht und die Formatauswahl in den Archiven unterstützt.

Projekte

Die richtige Mischung bei der Auswahl und Definition gemeinsamer Projekte zu finden, ist nicht trivial: Projekte entspringen oft einem individuellen Interesse eines oder weniger Archive, haben aber gerade in einem föderalistischen Staat das Potenzial für Synergien und generalisierbare Resultate. Die KOST trägt dieser Interessensabwägung Rechnung, indem sie Gemeinschaftsprojekte ihrer Trägerarchive personell und organisatorisch unterstützt, sofern sich mindestens drei Archive daran beteiligen und das Resultat von allgemeinem Interesse ist oder eine Interoperabilitätslösung anstrebt.

Eine zusätzliche Rolle in der Projektkoordination hat die KOST 2022 übernommen: Sie führt seit diesem Jahr das Koordinationsgremium ebenenübergreifende Informationssysteme. Eine ganze Reihe von digitalen Informationssystemen vermischt in unterschiedlicher Weise die staatlichen Ebenen (Bund und Kantone), Zuständigkeiten und Datenhoheiten. Um Überlieferungslücken zu vermeiden, ist eine systematische Koordination der verschiedenen Akteure unabdingbar. Diese Abstimmung kann ihrerseits wieder zu gemeinsamen Archivierungsprojekten führen.

Tools

In den 2010er Jahren stiess die KOST-Geschäftsstelle bei ihrer Arbeit wiederholt auf Lücken im existierenden Softwareangebot: kleinere Aufgaben, für die kein brauchbares Tool existierte, oder neue Bedürfnisse, die mit der Entwicklung von Standards und Prozessen entstanden und noch nicht abgedeckt waren. Mehrfach beschloss die KOST deshalb, diese Lücken durch Eigenentwicklungen zu füllen. Zu nennen sind die Validatoren für das Submission Information Package (SIP) gemäss dem Standard eCH-0160 und für Dateien im SIARD-Format, die inzwischen beide in einem breiteren Validator für archivische Dateiformate, KOST-Val, aufgegangen sind; ein einfacher Konverter von CSV-Dateisammlungen ins besser standardisierte SIARD-Format (csv2siard); ein Tool zum optischen Vergleich von Bildern (KOST-Simy) oder ein Benutzungs-Frontend für SIARD-Dateien (SIARDexcerpt). Keines dieser Tools war grundsätzlich auf Dauer angelegt. Das Ziel war vielmehr, im Sinn eines Proof of Concept die Machbarkeit einer Idee aufzuzeigen und bessere, kommerzielle oder offene Lösungen vorwegzunehmen. Der Unterhalt einer wachsenden Softwarekollektion ist mit den gegebenen Ressourcen nicht machbar. Deshalb stellte die KOST die Weiterentwicklung sämtlicher Tools ein, mit der Ausnahme von KOST-Val, der in den Trägerarchiven weit verbreitet (nahezu drei Viertel aller Träger benutzen ihn) und dort teils von strategischer Bedeutung ist⁷.

Terminologie

Gewissermassen ein Nebeneffekt der langjährigen Arbeit der KOST ist die Etablierung einer ausführlichen, sorgfältig kuratierten und weiterentwickelten zweisprachigen Fachterminologie auf Deutsch und Französisch. Die KOST war von Anfang an zweisprachig und musste sich den damit verbundenen Herausforderungen stellen. Ein Fachwörterbuch Deutsch-Französisch, basierend auf dem Verzeichnis nützlicher Begriffe für Schweizer Archive des VSA, ist die Grundlage für die zweisprachige Kommunikation⁸. Sehr stark nimmt aber auch die praktisch durchgehend zweisprachige Website der KOST eine Leuchtturmfunktion für Archivterminologie wahr. Mit dem Beitritt des Kantons Tessin zur KOST Anfang 2023 wurde die KOST dreisprachig. Eine erste Version der italienischen Website wurde maschinell übersetzt. Diese Texte werden aktuell schrittweise redigiert und kuratiert, damit auch die italienische Terminologie den hohen Ansprüchen der KOST und den Erwartungen an sie genügt.

Archivberatung

Am individuellen Ende der Skala steht die Einzelberatung der Trägerarchive bei Fragen der digitalen Archivierung. Oft genügt dafür ein telefonischer oder E-Mail-Austausch. Die Träger haben aber auch die Möglichkeit, die Mitarbeitenden der KOST zum Selbstkostenpreis für grössere Aktivitäten wie eine Projektbegleitung oder einen Review zu engagieren. Solche Engagements sind selten (durchschnittlich eines pro Jahr), werden aber sehr geschätzt und können für ein Trägerarchiv eine grosse punktuelle Erleichterung sein⁹.

Fazit

Im Lauf der Jahre hat die KOST ihr Portfolio schrittweise ausgebaut und laufend an neue Anforderungen angepasst. Die Breite des Angebots ermöglicht praktisch allen Trägerarchiven, selber konkret davon zu profitieren. Leitschnur war immer der möglichst effiziente Einsatz der beschränkten Mittel. Dabei galt es, zwei Fehlannahmen auszuweichen, die den Radius einer Institution wie der KOST einzuschränken drohen: dass die digitale Archivierung eine Spezialaufgabe der Archive sei, und dass sie an eine Fachstelle beziehungsweise an spezialisierte Mitarbeitende delegiert werden könne.

Beides ist nicht komplett falsch. Neben der immer noch fast ungebremst andauernden Übernahme, Konservierung und Vermittlung von analogem Archivgut ist die digitale Archivierung weiterhin ein Teilaspekt archivischer Arbeit, und dafür ist spezialisiertes Wissen unabdingbar. Inzwischen ist aber eine andere Sichtweise näher bei der Realität: Archive sind in Zukunft digital geprägte Institutionen – auch in Bezug auf ihre analogen Bestände. Der Beruf der Archivarin, des Archivars wandelt sich, und diese Wandlung kann und soll nicht auf einige Mitarbeitende begrenzt werden, sondern muss die ganze Institution durchdringen. Mit ihrer aktuellen Strategie 2022-26¹⁰ und dem darauf aufbauenden Massnahmenplan begreift die KOST diesen Wandel als Gelegenheit zu noch stärkerer Zusammenarbeit und Austausch und erhebt den Anspruch, ihn aktiv mitzugestalten.