L’acquisition d’archives privées, un sujet parfois controversé

Il existe de multiples et bonnes raisons d’acquérir des archives privées¹Toutefois, les Autorités, soucieuses de bien gérer les deniers publics et l’espace disponible, se montrent souvent frileuses ou réticentes lorsque les archivistes évoquent cette possibilité (même si ces acquisitions se font exclusivement par le biais de donations et de legs). C’est pourquoi il est important que les archivistes non seulement exposent aux Autorités les raisons pour lesquelles ils souhaitent procéder à ces acquisitions, mais aussi qu’ils se dotent d’un certain nombre d’instruments. Cinq d’entre eux ont nos faveurs.

1) Inscrire l’acquisition d’archives privées dans la mission de l’institution

Bien des institutions acquièrent des archives privées sans pour autant que cela soit mentionné expressément dans leur mission. En conséquence de quoi, ces opérations donnent l’impression de découler de l’initiative des archivistes plutôt que d’être l’expression de la volonté des Autorités. Aussi, pour qu’elle soit vraiment légitime, l’acquisition d’archives privées doit être validée par les Autorités et inscrite dans la liste officielle des missions qui sont confiées aux Archives.

2) Se doter d’une Politique d’acquisition

De manière à pouvoir expliquer aux Autorités pourquoi un fonds peut être accepté, ou au public pourquoi un fonds est refusé, ou encore les raisons qui poussent les archivistes à orienter les donateurs vers une autre institution, les Archives doivent disposer d’une Politique d’acquisition validée par les Autorités².

Il existe différentes définitions de cet instrument encore trop peu présent dans les institutions suisses3. La Politique d’acquisition peut être définie « (…) comme étant un outil qui fournit les paramètres devant régir les décisions d’évaluation et d’acquisition d’archives »4. Elle :

« - permet aux personnes qui affectent les ressources de comprendre comment l’acquisition d’archives contribue à l’avancement du développement organisationnel ou sociétal ;

- réduit la possibilité pour l’archiviste de prendre une décision précipitée en matière d’acquisition, sans le bénéfice d’une réflexion préalable en ce qui concerne la direction que compte prendre l’organisme ;
- établit l’encadrement des approches aux donateurs ;
- fournit une base d’autorité justifiant le rejet par l’archiviste de dons d’archives non désirées ;
- permet au personnel de percevoir plus clairement comment les opérations qu’il effectue contribuent au développement général du centre d’archives ;
- informe le public et les autres centres d’archives des domaines de spécialisation identifiés »5.

3) Se doter de conventions de dons

Au moment de l’acquisition d’archives privées, il convient de régler de manière claire et précise les droits et devoirs des parties par rapport à un certain nombre de sujets, telles que la possibilité d’éliminer des documents au moment du traitement du fonds, les questions de propriété intellectuelle ou encore les conditions de consultation du fonds. La bonne foi est souvent mise en avant au détriment d’un accord formel. Pourtant, la signature de conventions de don ou de dépôt, le cas échéant, est essentielle.

4) Préparer un Plan d’acquisition des archives privées

En matière d’acquisition d’archives privées, deux attitudes sont possibles : la première, que l’on peut qualifier de passive, consiste à accueillir des fonds d’archives quand l’institution est sollicitée. La seconde, proactive, consiste à prendre les devants et à déterminer à l’avance quels sont les fonds à acquérir en priorité, en respectant les limites fixées par la Politique d’acquisition.

Même si à un moment de son histoire une institution n’est pas en mesure de prendre en charge des archives privées, rien ne l’empêche de mettre sur pied un Plan d’acquisition d’archives privées en vue d’identifier, de catégoriser et de hiérarchiser les potentielles acquisitions en attendant de pouvoir passer à l’action6.

5) Formaliser la coordination et la coopération entre partenaires

Sur un territoire donné, différentes institutions peuvent être amenées à collecter des archives privées : des Archives bien sûr, mais également des bibliothèques, des fondations ou des associations. Dans ce cas, chaque organisme doit définir son périmètre d’acquisition. Pour ce faire, un dialogue doit être instauré entre institutions collectrices dans le but de se compléter plutôt que de se concurrencer. Il est préférable de formaliser cette coordination par le biais d’un accord écrit plutôt qu'elle soit informelle.

Acquérir des archives privées… en bonne intelligence

Les archives privées constituent une partie fondamentale de la mémoire de la vie de la population et des institutions. Leur acquisition n’est ni un luxe ni un caprice d’archivistes mais bien un objectif. Dans ce domaine, les Archives doivent compter sur l’appui des Autorités dont elles dépendent. Toutefois, ces dernières, en contrepartie, doivent disposer de certaines garanties à travers le respect de fondements, de principes et de limites énoncés dans des documents de référence.