En un peu plus de cinq ans, la publication de 2016 a démontré son utilité et a justifié sa mise à jour en raison de la dématérialisation croissante des archives, d’une importante production législative en matière de transparence administrative, de protection des données personnelles et de la réorganisation des Archives centrales¹. Davide Bruno De Franco (*1977), directeur des Archives de l’État de Novare, s’est chargé de la rédaction des nouvelles parties.

Se voulant à l’origine un memento pour les candidats se préparant au concours 2016 du Ministero della cultura (MIC) pour des postes dans les Archives de l’État et les Bibliothèques publiques, elle s’impose avec les apports de la nouvelle édition comme un outil de travail et un vade-mecum pratique dans les activités quotidiennes. Les documents sélectionnés reflètent le cadre légal, réglementaire et normatif en vigueur, qui vient de se doter d’un texte majeur Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, du 18 mai 2021 et dont le socle est donné depuis 22 janvier 2004 par le Code du patrimoine culturel et du paysage – il fait l’obligation de conservation et de sauvegarde des biens culturels, doublée de l’obligation de contrôle, aux entités, publiques et privées, qui en sont propriétaires, possesseurs ou détentrices. Ils sont empruntés à des situations réelles de l’exercice du métier et à des situations qui pourraient arriver. Ils proposent des modèles de contrat, de déclaration, de lettre et d’autorisation².

On ne peut comprendre la place de ce livre que si l’on considère un instant l’organisation des Archives italiennes et la personne qui en a lancé l’idée et en a assumé la réalisation.

Le maillage des Archives

Depuis la création de l’unité de l’État italien, en 1861, l’administration territoriale a évolué progressivement, principalement entre 1946 et 1970 tiraillée entre les tentations centralisatrice et autonomiste des pouvoirs³. Aujourd’hui, divisée en 20 régions, 107 provinces et 7893 communes, elle est structurée depuis 1875 autour des Archives centrales de l’État, Archivio centrale dello Stato, à Rome, de l’implantation, à la suite de la réforme de 1939, dans chaque chef-lieu de province des Archives de l’ État, Archivio di Stato, pour assurer le contrôle technique et scientifique, tutela, de la collecte, la conservation et la communication des archives définitives de l’État dans leur aire d’intervention. De ce niveau dépendent les Sections d’archives de l’État, Sezione di archivo delle Stato, au nombre de 35, à l’échelon régional ou interrégional, soit les archives des collectivités publiques extérieures à l’État et les archives privées déclarées d’intérêt historique remarquable, conservées selon le principe de la pertinence géographique. C’est justement dans cette relation qu’interviennent les Surintendances archivistiques et bibliographiques, confondues jusqu’au début des années 1960 avec celles de la direction des Archives de l’État. Depuis, chacune de ces fonctions a gagné en autonomie et en compétences. Ce sont les surintendants qui inspectent, conseillent, prescrivent, valident la gestion des archives des organismes publics non-étatiques et détenues par des privés, et instruisent les demandes de subventions transmises à la Direction générale des archives. En 1975, les Archives ont été rattachées, sur le plan organisationnel, au ministère des Biens culturels, apportant avec elles les outils législatifs et les moyens financiers dont elles disposaient. Le 1er mars 2021, le Ministère du patrimoine culturel et des activités et du tourisme est rebaptisé MIC. La tendance générale traduit l’augmentation des organismes publics, et confirme la diminution de l’importance de la place des Archives de l’État comme lieu unique chargé de conserver la mémoire historique de la nation. En faisant des surintendances les chevilles ouvrières de l’action territoriale de l’État dans le suivi de la gestion des archives, l’administration italienne témoigne de son originalité. Elle s’appuie de plus sur un système informatique unifié pour le dépôt et la consultation des inventaires (SIUSA)⁴.

Un auteur légitime

Lanceur du projet lors la Conférence des présidents des sections l’Associazione Nazionale Archivistica Italiana (ANAI), Marco Carassi (*1947) s’est trouvé la «victime expiatoire» de son idée. En fait, qui mieux que lui pouvait l’accomplir? Né à Turin et diplômé en droit de l’Université de Turin, il rejoint l’Administration des archives en 1975, servant aux Archives de l’État de la même ville jusqu’en 1999. Il est alors nommé surintendant des archives pour le Piémont et la Vallée d’Aoste, avant d’occuper le même poste pour les archives de la Lombardie. Il cumule cette responsabilité entre 2006 et 2009, avec celle de directeur des Archives de l’État de Turin qu’il quitte en 2012, atteint par l’âge de la retraite, non sans avoir donné des cours à la Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica qu’abrite son institution. Membre de comités et de commissions du Conseil international des archives et président de l’ANAI de 2010 à 2015, il est l’auteur de nombreuses études archivistiques et d’histoire des institutions, avec une préférence accordée à celles du Piémont. Un portrait filmé de plus de trois heures lui a été consacré, le 28 février 2019.

Une parution à gros potentiel

Les 395 pages sont découpées en trois parties : Gestion des documents ; Communiquer les archives ; Diriger et administrer une structure ou un service d’archives. D’inégale ampleur, onze sections ouvrent sur 92 chapitres. Le bilan chiffré impressionne par la diversité et la profondeur des thèmes.

La première partie est la plus importante avec ses sept sections. C’est aussi celle qui a subi le plus de changements avec la première édition, notamment en matière informatique. Ainsi elle propose un Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi corrente e di deposito di un Archivio di Stato (44 pages) dans lequel, entre autres objets, sont abordés la «Formation des documents», la «Gestion des flux documentaires», «Des archives courantes aux archives versées : responsabilités, activités, accès, sélection» ; elle comprend également un autre, Manuale di conservazione dei documenti informatici di un Archivio di Stato (6 pages) que la septième section: Conception et évaluation d’application et de systèmes informatiques prolonge. Dans la deuxième section, la plus généreuse du corpus, 24 chapitres sont réservés aux mesures de protection des archives, parmi lesquels ceux de la reconnaissance d’intérêt historique, l’autorisation de restauration, l’exposition, les locaux d’archives et, cas notoire, le contrôle du marché des antiquités. Les sections suivantes traitent des aspects liés aux acquisitions et aux dépôts ; à la sélection et aux éliminations ; au classement et à la description, et enfin, la sixième, en partie aux mesures d’urgence en cas d’inondations.

Dans la deuxième partie, Service aux utilisateurs, des chapitres qui ne figuraient pas dans la première édition évoquent les réponses par correspondance, de la délivrance d’une copie numérique certifiée conforme. Le chapitre 9, Promotion et formation, propose le cahier des charges du Projet d’exposition historico-documentaire « Entre dire et faire. Unification de l’Italie et unification européenne: chantiers ouverts, janvier-mars 2011» (pp. 230-262) et le plan d’études de la formation en archivistique d’une Ecole d’archivistique, de paléographie et de diplomatique. A noter dans ce même chapitre, la problématique du volontariat aux Archives de l’État fait l’objet d’une réflexion. Deux objets de recherche sont retenus dans le chapitre 10, Etude et recherche : reconstitution virtuelle des fonds irréversiblement démembrés à la suite d’événements historiques et archives produites par les architectes dans la seconde moitié du XXe siècle.

La dernière partie retient des préoccupations très concrètes comme l’appel d’offres pour l’achat d’étagères, de systèmes de réfrigération, sanitaires, électriques, de lutte contre l’incendie, de sécurité et d’antivol ; le management des données personnelles ; les contrats de restauration et de nettoyages. Un focus est mis sur la Charte de la qualité des services des Archives de l’État, un autre sur l’examen de la procédure de l’annonce de besoins nouveaux en locaux par la recherche de terrains pour accueillir le nouveau siège des Archives de l’État.

Même si l’ouvrage obéit à un contexte national d’organisation avec ses traditions et son système politique, il ne fait pas de doute que tout responsable d’un dépôt d’archives trouvera dans le «Carassi-De Franco» des informations concrètes, clefs en mains et inspirantes. Une telle publication est assimilable à un manifeste des pratiques professionnelles fondées sur des unités de doctrine, des approches certifiées et des procédures éprouvées. Les consigner au départ dans un écrit au service d’une génération qui veut embrasser la profession d’archiviste, avant d’en faire dès la deuxième édition un manuel pratique d’archivistique constitue un gage de maturité et de transparence professionnelles. Mieux, l’ouvrage est l’affirmation d’un savoir-faire garanti, lors de la sollicitation des service de l’État. Il est un véritable contrat de confiance entre l’État et les organismes publics non étatiques et les détenteurs d’archives privées. A l’évidence, l’ouvrage est appelé à connaître de nouveaux développements, car il a déjà convaincu de sa pertinence.