Archivische Erschliessung im integrierten Studium der Informationswissenschaft an der HTW Chur

Diese Parallelität hat Folgen. Ich will daher hier ein wenig ausholen und ausgehend von Erfahrungen, die ich beim Vermitteln der Prinzipien archivischer Erschliessung gemacht habe, zeigen, dass es für Ausbildung wie archivische Praxis nützlich ist, wenn wir uns die Gemeinsamkeiten bibliothekarischer und archivischer Erschliessung bewusst machen.

Eine erste Erfahrung

Integriertes Studium: das heisst, dass wir unsere Studierenden auf die Arbeit in unterschiedlichsten Informationsvermittlungsstellen vorbereiten. Viele unserer StudentInnen wollen einmal in eine Bibliothek – viele sind schon während dem Studium in einer solchen tätig –, eine Minderheit nur strebt einen Job in einem Archiv oder im Records Management an.

Wenn ich unserem gemischten Publikum die Grundprinzipien archivischer Erschliessung vermitteln will, so stelle ich fest, dass sich die bibliothekarisch ausgerichteten Studierenden oft schwer tun mit der Stufenerschliessung. Mühe bereitet diesen Studierenden die Vorstellung, wonach es möglich sein soll, im Ordnungssystem systematisch entlang der den Beständen inne- wohnenden Ordnung zu recherchieren, ja, dass dieses eine Repräsentation der Organisation sein soll. Für Studierende mit bibliothekarischem Hintergrund ist es schwierig, sich mit dem im Archiv geforderten Nebeneinander von Browsen und Suchen anzufreunden, denn unsere Art der Erschliessung widerspricht jeder Logik vollständiger Beschreibung der Verzeichnungseinheiten.

Die zweite Erfahrung

Wenig eingängig scheint die archivische Erschliessung nicht nur einzelnen Churer Studierenden zu sein, sondern auch zahlreichen Verwaltungsbeamten, die sich neu mit einem Records Management System konfrontiert sehen. Records-Manager berichten immer wieder von ihren Schwierigkeiten mit dem Registraturplan. Inzwischen gilt dieser mancherorts gar als Garantie dafür, ein Records-Management-Projekt in den Sand zu setzen. Schon während der Phase der Registraturplankonstruktion bricht der Streit über die Zuordnung von Prozessen und Subprozessen aus. Und selbst dort, wo Registraturpläne eingesetzt werden, werden sie kaum fürs Retrieval genutzt. So haben denn Registraturpläne die Tendenz, inkonsistent zu werden, weil deren Pflege angesichts des geringen Nutzens zu viel Aufwand bedeuten würde. Offensichtlich sind die meisten BenutzerInnen von Informationssystemen so vertraut mit den Suchfunktionen, dass sie sich kaum noch durch die Äste eines Registraturplans hangeln mögen.

Aber nicht nur die neuen Recherchegewohnheiten setzen dem Registraturplan zu. Browsen lohnt sich nämlich nur, wenn man mit Prozessen und Strukturen der Organisation, aus der man Wissen gewinnen möchte, gut ver- traut ist. Die Strukturen heutiger Organisationen – mit Matrixorganisation und dauernden Umstrukturierungen – sind aber so komplex, dass Angestellten oft das Wissen fehlt, um sich auf das grosse Abenteuer Browsing einlassen zu können. So suchen sie halt, trotz aller Nachteile, die diese Recherchestrategie bei unserer Dokumentenart mit sich bringt. Wird der Registraturplan aber kaum noch als Rechercheinstrument genutzt, so wird er auch je länger desto weniger als komfortables Hilfsmittel der Erschliessung verstanden.

Die Praxis zeigt, dass das Browsen vielen Verwaltungsangestellten fremd ist. Den Auszubildenden muss es das noch viel mehr sein, denn sie sind weder mit Betriebsabläufen noch mit Verwaltungsstrukturen vertraut, und so bleiben ihnen unsere Ordnungssysteme oft abstrakt. Die Chancen, archivische Erschliessung im Hörsaal zu vermitteln, stehen also schlecht. Dies trotzdem versuchend, habe ich drei Mal neu angesetzt.

Ein erster Vermittlungsversuch

Mein erster Versuch war von der Überzeugung geprägt, dass archivische Erschliessung nicht zuletzt auf Wissen aufbaut, das wir uns auch im Alltag aneignen. Dossierbildung, das lässt sich auch im privaten Alltag erproben. Problematischer erweist sich aber der nächste Schritt: Ein Dossier zu bilden ist einfach, hundert Dossiers zu verwalten, erfordert Ordnung, die sich aus Strukturwissen ableitet. Strukturwissen aber ist kein Alltagswissen. Und so trug denn mein erster Versuch, die archivische Erschliessung konkreter zu fundieren nur wenig dazu bei, die Bedeutung der Ordnungssysteme zur Selbstverständlichkeit werden zu lassen. Aus der Praxis kennen Sie das auch: immer wieder stossen wir bei Informationsprofessionals anderer Bereiche auf Unverständnis, wenn wir wieder mal Gliedern und Ordnen dem Verzeichnen voranstellen. Ja, vielleicht ist dieses Unverständnis aufgrund der Möglichkeiten, die uns heutige Informationssysteme bieten, sogar noch grösser geworden.

Der zweite Vermittlungsversuch

So setzte ich mit meinem zweiten Anlauf eben bei diesen Informationssystemen an. Die Verwandtschaft von Bibliotheks- und Archivsystemen ist offensichtlich – die Formalerschliessung unterscheidet sich nicht wesentlich, und die notwendige Andersartigkeit der Systeme lässt sich zumindest teilweise aufgrund der Spezifik der zu er- schliessenden Unterlagen leicht einsichtig machen. Leicht lässt sich so auch auf die Verwandtschaft der Metadatenschemen in Bibliothek und Archiv verweisen. Doch wieder erweist sich die archivische Ordnung als der Knackpunkt, der die Welten der verschiedenen Informationsvermittlungsstellen trennt.

Der dritte Vermittlungsversuch

Um den Studierenden die Bedeutung der archivischen Ordnung näher zu bringen, ging ich schliesslich noch einen Schritt weiter und fragte: Was unterscheidet denn einen Registraturplan von Ordnungssystemen, wie sie die Bibliothek auch kennt? Letztlich sind doch die Verwandtschaften z.B. mit einer Facettenklassifikation recht deutlich. Der wohl wichtigste Unterschied zwischen den beiden Ordnungssystemen ist die Art der zugelassenen Beziehungen zwischen den «Begriffen»: hier Abstraktions- und Bestandesrelation – dort Prozessrelation. Das System ist dasselbe, die Konstruktion der Abhängigkeiten zwischen den Hierarchiestufen unterscheidet sich, da wir uns jetzt auf der Ebene von Organisationen bewegen.

Mit solch unterschiedlichen Beziehungstypen in Ordnungssystemen schlagen sich z.B. auch diejenigen Records Manager herum, die versuchen, einen neuen Registraturplan einzuführen, denn beinahe jede Abteilung in einer Organisation sieht wieder andere Verknüpfungen zwischen den Geschäften ihrer Organisation. Aus diesem Grund postulieren einzelne Records Manager auch, dass jede Abteilung ihre eigene Folderstruktur sollte pflegen können. Dank neuen Informationssystemen entsteht so nicht ein Chaos, sondern ein Geflecht von Beziehungen zwischen Geschäften und Begriffen. Solche Geflechte von Begriffen, die durch ihre definierten Beziehungen zu anderen Begriffen definiert sind, nennen wir Ontologien.

Greifen wir aus einem solchen Geflecht nur einen speziellen Typ von Beziehungen heraus – z.B. die begrifflich hierarchischen Beziehungen – dann haben wir eine Klassifikation vor uns. Treffen wir eine andere Auswahl, liegt z.B. ein Organigramm vor. Eine dritte Auswahl zeigt uns vielleicht die prozessorientierte Sicht auf das, was in unserer Organisation geschieht. Sie sehen, in der Ontologie finden wir die unterschiedlichen Instrumente der Wissensorganisation wieder.

Aber was nützt uns das für die Vermittlung archivischer Erschliessung? Letztlich ist es ein didaktischer Trick, den ich mit diesem Umweg vorschlage. Doch wie ich meine, bringt dieser einiges, um die archivische Ordnung verständlicher zu machen. Ich habe verschiedene Ordnungssysteme übereinander gelegt und behauptet, dass diese ähnlich seien. Dann habe ich behauptet, dass die Beziehungen, die in Registraturplänen vorhanden sind, alle auch in einer Ontologie abzubilden sind – und schliesslich habe ich auch noch behauptet, dass neben diesen Beziehungen des Registraturplans noch andere Beziehungen im selben System darzustellen sind. Der Registraturplan ist somit nur eine von verschiedenen möglichen Sichten auf das grosse Geflecht, das unsere Organisation und deren Prozesse darstellt. Didaktisch habe ich damit eine ganze Menge gewonnen – nicht nur, weil ich so auch die BibliothekarInnen abholen kann, sondern auch, weil ich der pragmatischen Dimension, die die archivische Erschliessung in hohem Masse prägt, ihren Platz eingeräumt habe.

Aber es ist nicht nur ein didaktischer Trick, wenn wir der archivischen Erschliessung eine Ontologie zu Grunde legen. Je länger desto mehr werden wir uns mit der Forderung konfrontiert sehen, unterschiedlichste Dokumente aus verschiedensten Systemen einer gemeinsamen Recherche zugänglich zu machen. Über die Ontologie haben wir unterschiedliche Instrumente der Wissensorganisation zusammengebracht. Dies können wir nutzen, um unterschiedliche Informationssysteme miteinander zu verknüpfen, ohne die Logik der zu verbindenden Systeme aufbrechen zu müssen.

Und auch im vorarchivischen Bereich selbst zeichnet sich ab, dass sich die «Erweiterung» des Registraturplans zur Ontologie auszahlen wird. Wenn wir den Registraturplan als einen möglichen Ausschnitt aus diesem grossen Modell von dem uns interessierenden Weltausschnitt auffassen, dann impliziert das auch, dass auch andere Ausschnitte möglich sind. Die Wissensorganisation ist jetzt nicht mehr zwingend an diese eine Repräsentationsform gebunden. Wir können eine Sicht auf das Begriffssystem haben – und damit einen Beziehungstypen für wichtig erachten – oder eine andere Sicht bevorzugen und andere Beziehungen hervorheben.

Sie werden einwenden, dass auf diese Weise die Last der Ordnung wieder den Einzelnen aufgebürdet wird, dass so wieder unzählige Ordnungssysteme entstehen, die nicht mehr zu überschauen sind und schliesslich auch all die weiteren Funktionen, die dem Registraturplan oft zukommen, nicht garantiert werden können.

All diese Einwände sind richtig, wenn wir nicht eine Sicht auf die Ontologie als Referenzordnung definieren. Doch nichts spricht dagegen, dies zu tun. So bleibt uns das Ordnungssystem erhalten, auch wenn es vielleicht einiges von seinem Schrecken verloren hat, weil es nicht mehr die einzig mögliche Ordnung darstellt.

Kommen wir aber nochmals auf die Ausbildung zurück: Ich meine, wir haben so neben dem induktiven Ansatz, den wir natürlich z.B. für die Dossierbildung weiterpflegen, einen deduktiven Ansatz gefunden, der es uns erlaubt, die Einheit der unterschiedlichen Erschliessungspraxen zu betonen. Die Studierenden erkennen so, dass archivische Ordnung eine von verschiedenen möglichen Ordnungen ist, die sich aufgrund der Spezifik der Unterlagen und der Strukturen der Aktenproduzenten aufdrängt.

Trotzdem: Ohne ISAD(G) und ISAAR, ohne Standards läuft nichts; dass wir diese selbstverständlich auch lehren, bleibt zu betonen. Wir sind überzeugt davon, dass es den Studierenden dank breiterem Blick auf die archivische Erschliessung einfacher fallen wird, sich diese anzueignen.