Comment les formations professionnelles rendent- elles justice aux nouveaux besoins de la description archivistique?

1. Contexte

La formation d’assistants en information documentaire date de 1998. Bien que le programme de formation ait d’emblée inclus le domaine archivistique, la mise en place de cet enseignement a nécessité quelques ajustements pour se mettre en place. Cette contribution n’entrera pas dans le détail historique de cette mise en place mais décrit la situation actuelle, en sachant qu’elle est susceptible d’évoluer ces prochaines années, sans qu’il soit possible aujourd’hui de dire dans quel sens.

Il s’agit bien évidemment du contenu de la réforme de l’ordonnance sur l’apprentissage, mais également de la disponibilité des personnes assumant ces tâches d’enseignement dans le domaine archivistique. Actuellement, environs 6 personnes s’occupent plus directement de la formation en archivistiques dans le cadre de l’apprentissage.

Je décrirais la situation selon les trois modalités d’enseignement propres à l’apprentissage, soit les cours en école professionnelle, les semaines d’introduction, et finalement la pratique en entreprise.

2. Les écoles professionnelles

Le tableau ci-dessous résume la part réservée à l’enseignement des bases de l’archivistique, respectivement de la description, dans les différentes écoles professionnelles en Suisse, durant les trois année d’apprentissage. Le nombre total d’heures est celui prescrit par le règlement d’apprentissage et il est le même pour les trois écoles. Il faut cependant tenir compte du fait qu’il peut être réduit en fonction des dates des jours fériés et d’éventuelle maladie qui font disparaître certaines journées d’enseignement.

Actuellement, les branches de l’archivistiques sont partout enseignées par des professionnels reconnus, ce qui n’a pas été le cas initialement. On constate que le temps consacré à l’archivistique et à la description est très variable suivant les écoles. Cela est dû à l’historique de la mise en place de ces formations autant qu’à la (non-)disponibilité des archivistes pour cet enseignement. Dans le cadre de la Suisse romande, le faible nombre d’heures de cours est compensé par un programme d’archivistique plus développé dans les semaines d’introduction (TP: travaux pratiques).

En ce qui concerne les contenus des cours sur la description, y figure d’une part la description initiale dans le cadre de la gestion des archives courantes (records management) et d’autre part la norme ISAD(G) pour ce qui concerne les archives définitives.

Vu le faible nombre d’heures à disposition, on peut considérer qu’à la fin de leur formation les AID savent de quoi il s’agit mais ne sont pas en mesure d’assumer une description de manière autonome. Cette situation doit être évidemment nuancée pour les AID qui effectuent leur apprentissage en archives et qui, par leur pratique, auront certainement acquis des connaissances plus approfondies en la matière.

3. Les semaines d’introduction

Le tableau ci-dessous montre la part réservée à l’enseignement des bases de l’archivistique, respectivement de la description, lors des cours d’introduction. En principe, ceux-ci sont équivalents à 4 semaines de 5 jours durant la durée de l’apprentissage, soit 20 jours au total. 

La philosophie des cours d’introduction, plus orientée vers la pratique quotidienne que la théorie, explique le peu d’heures consacrées à la description dans ce cadre. En effet l’enseignement de la description passe soit par l’exposé de notions théoriques, soit par une pratique d’une certaine durée pour bien en assimiler les fondements, ce qui est en contradiction avec la forme d’organisation des cours d’introduction.

4. La pratique

Contrairement aux cours, qui font l’objet d’une répartition horaire précise, il est extrêmement difficile d’avoir une idée du temps consacré au domaine de la description dans le cadre de la formation en entreprise. Il apparaît évident que les apprentis se formant principalement en archives auront plus de pratique dans le domaine que ceux qui ne font qu’un stage en archives.

Il est donc impossible que je vous dresse un tableau de la situation, mais dans ce domaine, il appartient à la Commission de réforme de l’ordonnance sur la formation, et respectivement des archivistes qui nous représentent en son sein, de définir quelles doivent être les compétences nécessaires dans le futur à ce niveau de formation. Dans le cadre des réponses apportées lors de l’enquête sur la formation quant aux compétences archivistiques des AID, on peut relever que seul un grand service combinant bibliothèque et archives demande comme compétence pour les AID la maîtrise du catalogage formel [Erschliessung: Formalerschliessung beherrschen].

Pour ma part, je partage cette vision qui veut que les AID doivent être formés à une description formelle des archives (métadonnées descriptives) qui est relativement simple mais prend du temps, et réserver la description de contenu à des collaborateurs d’un niveau de formation supérieur, qui pourront alors se consacrer à une description à forte valeur ajoutée (historique des fonds, ou description à la pièce).

Pour terminer, j’aimerais remercier les archivistes qui assument actuellement les enseignements archivistiques auprès des AID: Dominique Zumkeller, Frédérique Sardet, Niklaus Bütikofer, Daniel Kress, Marianne Härri, Peter Scheck.