Les trésors photographiques de l’Organisation mondiale de la Santé

L’Organisation mondiale de la Santé (OMS), agence spécialisée de l’Organisation des Nations Unies (ONU), a été fondée le 7 avril 1948. Tenant dans un premier temps ses quartiers généraux au Palais des Nations, elle a déménagé dans ses nouveaux locaux en 1966, toujours dans le quartier des institutions internationales à Genève. 

L’objectif de l’OMS, fixé dans la Constitution de 1948, est contenu dans sa devise: «amener tous les peuples au plus haut degré de santé possible». La santé est ici définie comme un état de complet bien-être physique, mental et social, et ne consiste pas seulement en une absence de maladie ou d’infirmité (déclaration d’Alma-Ata, 12 septembre 1978). 
L’OMS est une organisation à la fois centralisée et décentralisée. Centralisée car toutes ses actions sont coordonnées depuis le siège central à Genève (Headquarters). Décentralisée, car ses décisions sont appliquées sur le terrain par les Bureaux régionaux (Regional Offices), qui sont au nombre de six comme autant de régions: l’Afrique (AFRO), les Amériques (AMRO), la Méditerranée orientale (EMRO), l’Europe (EURO), l’Asie du Sud-Est (SEARO), le Pacifique occidental (WPRO).

Le service «Records and Archives», intégré au sein de l’Administration générale, a pour mission de collecter, gérer et préserver les archives courantes, intermédiaires et définitives en rendant l’information contenue dans les documents disponibles sous la bonne forme, au bon moment et pour la bonne personne.

Une découverte inattendue

En mars 2004, lors d’une visite d’évaluation de dossiers, les archives ont découvert dans une cave, sous la salle du Conseil exécutif, une collection de tirages photographiques noir-blanc ainsi que les négatifs originaux s’y rapportant. En mai 2004, la collection a été transférée officiellement aux archives et en octobre de la même année, Christophe Brandt, directeur de l’Institut suisse pour la conservation de la photographie (ISCP) a été mandaté pour expertiser la collection. Le rapport final est clair: l’OMS détient un trésor photographique qui se doit d’être traité et préservé le plus rapidement possible.

La collection est composée de plus de 30'000 tirages originaux de la fin des années 40 jusqu’au milieu des années 90. Classées par régions de l’OMS et par sujet de santé, les photographies sont collées avec leur légende respective, sur des papiers cartonnés, insérés par numéro dans les classeurs. Quant aux négatifs, ils sont numérotés et stockés séparément dans des petits tiroirs en métal.
A ce stade de la découverte, nous ne possédions aucune information sur les créateurs de la collection. Les seules données, comme les dates, le nom du photographe ou le copyright se trouvaient dans quelques cas sur la légende. Ce manque d’information rendait donc difficile un projet de conservation et numérisation. 
En avril 2005, nous avons localisé par hasard, lors d’un déménagement, six armoires métalliques fermées à clé avec comme simple mention, sur le devant, le nom du pays. Cette découverte a été primordiale: les 900 dossiers suspendus de ces armoires contenaient toutes les informations des photographes (planches de contact, correspondance, contrats ...) envoyés dans les pays afin d’y couvrir des sujets de santé comme la malaria, la poliomyélite ou la tuberculose. La collection des photographies découverte l’année précédente en est le résultat final.

Le projet

Les contrats mentionnant le copyright (OMS) trouvés dans ces dossiers nous ont permis de diffuser les images et de les utiliser à l’interne comme à l’externe en les proposant pour illustrer certains chapitres du Rapport Mondial de la Santé dans le monde. La diffusion des photographies au sein de l’Organisation nous a permis de lancer le projet de conservation et de numérisation. En initiant le projet, nous sommes arrivés à convaincre la hiérarchie, en leur présentant l’inventaire sommaire des classeurs contenant les images, le rapport de la condition matérielle effectué par Christophe Brandt ainsi que les dossiers des photographes en mettant en valeur des grands noms de la photographie comme Marc Riboud, Robert Doisneau ou David Seymour, d’en faire une tâche prioritaire malgré le manque de personnel auquel nous devions faire face.

En mai 2005, le projet fut officiellement lancé, conjointement avec le personnel de la communication du Directeur général, enthousiasmé par le trésor photographique en notre possession. Commençant par rechercher un outil informatique pour la description et la digitalisation des images qui donneraient un accès direct au personnel tout en protégeant les originaux, nous nous sommes posé la question suivante: faut-il utiliser un logiciel de base existant gérant les photographies ou la base de données ERMS (Electronic Records Managment System) utilisée par Records and Archives?
Après une étude du logiciel photo, nous avons dû abandonner son utilisation. La présence de nombreuses erreurs dans l’entrée des données, le non-respect des standards de description photographique, sa «non-alimentation», l’absence du contrat de maintenance et d’un budget s’y rapportant sont les facteurs qui nous ont poussées à prendre cette décision.
En tenant compte du fait que la base de données existante à l’OMS n’est pas opérationnelle, qu’il n’existe aucun budget pour lancer le projet, qu’une photographie est un «record», que le fonds dont elle fait partie est d’importance pour l’organisation tant d’un point de vue légal qu’institutionnel, nous avons opté pour le paramétrage de la base de gestion électronique des documents (ERMS) utilisée à Records and Archives afin de rendre accessible ces images historiques.
Trois stagiaires de la Haute Ecole de Gestion (Section information-documentation) ont travaillé trois mois sur le projet. Un plan de classification a été établi pour les deux sous-fonds: la collection de photographie (sous-fonds 1) et les dossiers des photographes (sous-fonds 2).

La collection des photographies

Le plan de classification reflète le classement original, c’est-à-dire par région et par sujet de santé. Des critères de sélection ont été établis pour définir les images candidates à la description et à la digitalisation, le niveau de description va du fonds au document (photo), la numérisation de l’image permet un accès sur l’Intranet et un matériel pour la conservation à long terme a été utilisé.

Les critères de sélection

• Afin de choisir les bonnes images candidates à la digitalisation, il a fallu se poser les questions suivantes:
• L’image a-t-elle un intérêt particulier pour les usagers internes et/ou externes?
• L’information contextuelle est-elle valable (titre, légende, date, photographe)?
• Le droit d’auteur (copyright) appartient-il à l’OMS?
• Quel est l’état de conservation de l’image?
• L’image est-elle unique? 
• L’image est-elle éthiquement diffusable?
• L’OMS possède-t-elle les négatifs et les planches de contact?
• Est-ce que le photographe est renommé?

Niveau de description

Les photographies représentent des caractéristiques originales qui doivent être tenues en compte dans le niveau de description. Elles représentent une réalité concrète, elles font l’objet d’une recherche d’un genre particulier – l’utilisateur ne consulte que rarement l’ensemble d’un corpus à la recherche d’une valeur de témoignage mais s’oriente plutôt sur la valeur de l’information (historique, légale...), elles ont des caractéristiques physiques propres (supports fragiles, formats divers...), un grand nombre d’entre elles peuvent représenter le même sujet.

Nous avons choisi de représenter au niveau de la série la région OMS s’y rapportant avec les pays en faisant partie, au niveau du dossier a été mentionné le nombre total de photos sélectionnées et non-sélectionnées, les dates extrêmes, l’existence des négatifs, le lien virtuel avec le sous-fonds des photographes, l’état général physique du dossier. 
Au niveau de la pièce, c’est-à-dire du document, la base de données de gestion électronique des documents (ERMS) a été paramétrée afin que la date de la prise de vue, le nom du photographe, le copyright, le numéro officiel de la photo, la légende, le format, les mots clés et les dimensions apparaissent dans les champs contrôlés. La base nous permettant une importation du document électronique, nous avons utilisé cette fonction pour y lier virtuellement l’image préalablement scannée.

En ce qui concerne la collection des photographes (sous-fonds 2), la série représente le pays, le dossier, le nom du photographe. Le niveau de description a été établi du sous-fonds jusqu’au dossier. Au niveau du dossier, une description détaillée du contenu, c’est-à-dire des planches de contact, de la correspondance, des contrats, des notes de voyages ... a été effectuée. Une notice biographique par photographe complète également chaque dossier et un lien virtuel avec le dossier des photographies prises par le photographe a été établi.

Un projet à poursuivre

En trois mois, plus de 2000 photos ont été sélectionnées et numérisées. Grâce au succès de l’opération, un budget a été attribué pour la continuation du projet, notamment par la future acquisition d’un logiciel de gestion d’images.

Même si l’ERMS n’est pas adéquat pour la consultation des images, son utilisation pour la gestion des photographies a servi de déclencheur pour accorder officiellement l’autorisation de la part de la hiérarchie dans l’acquisition d’un outil approprié. Depuis, les Archives sont devenues officiellement responsables de l’évaluation intellectuelle et du traitement des photographies historiques et courantes de l’OMS. Des postes devraient être créés d’ici peu afin de pouvoir continuer le projet.