Evaluer les collections en bibliothèque de lecture publique. Une expérience à la bibliothèque municipale de Lausanne

Genèse de l’étude de l’existant

L’élément déclencheur se présente sous la forme d’un double constat basé sur la comparaison des statistiques 2005 et 2006: la BML est alertée par une diminution significative du nombre de lecteurs actifs (lecteurs ayant emprunté au moins une fois dans l’année); en effet, en une année la bibliothèque a perdu 5000 lecteurs actifs. Par ailleurs, elle enregistre 49 560 prêts de moins que l’année précédente. Il semble que la bibliothèque ne puisse plus se contenter de fonctionner sur ses acquis. La direction de la BML décide alors d’engager une réflexion qui lui permette de faire évoluer cette situation: la démarche se concrétise dans un premier temps par une étude de l’existant qui doit permettre de faire le point sur l’offre de la BML, avant de déboucher sur la rédaction d’une politique documentaire formalisée puisque, comme le dit Bertrand Calenge dans son ouvrage Bibliothèques et politiques documentaires à l’heure d’Internet, «[...] la détermination d’une politique doit se nourrir d’arguments tirés de la réalité»^{Calenge, Bertrand, Bibliothèques et politiques documentaires à l’heure d’Internet, Paris: Ed. du Cercle de la librairie, 2008, p. 30.}.

Méthode

Dans le souci de limiter l’ampleur de l’étude, celle-ci ne porte pour l’instant que sur la section adulte de la Bibliothèque et n’aborde que les ouvrages imprimés.

Afin de mettre en lumière les principaux aspects de sa collection, la bibliothèque a défini trois axes d’étude, reprenant ainsi la méthode imaginée par les Bibliothèques municipales de Genève. Les trois dimensions abordées sont l’organisation des collections, les contenus et les processus de traitement des collections (sélection, acquisition et désherbage). Ces trois aspects sont bien sûr complémentaires et indissociables. Seule la nécessité de l’évaluation en justifie la décomposition. Nous n’aborderons ici que les deux premiers axes d’étude, les évaluations relatives aux processus de traitement des collections n’étant pas terminées à ce jour.

Le point sur l’organisation des collections «Pour agir, il faut au moins localiser»^{Calenge, Bertrand, Conduire une politique documentaire, Paris: Ed. du Cercle de la librairie, 1999, p. 33.}.

Si la première évaluation entreprise par la BML porte sur l’organisation des collections, c’est qu’un certain nombre de questions attendent réponse. Le souci premier est donc de clarifier l’organisation globale de ces collections au sein de la BML. Nous préférons le terme «collection» à celui de «fonds» car nous comprenons la collection comme le résultat d’un choix délibéré et conscient destiné à un public défini, alors que le fonds nous paraît davantage correspondre à un ensemble de documents dont les bibliothécaires seraient les dépositaires sans être intervenus dans sa constitution. Lorsque nous abordons l’étude de l’organisation des collections, nous nous intéressons donc aux multiples collections qui forment l’offre de la Bibliothèque municipale, chacune étant bien vivante, dans les limites de ce qui fait son identité, à savoir notamment son usage, son contenu, sa localisation et son support.

Mettre à plat le paysage des collections dans lequel évoluent les bibliothécaires, cela peut être perçu comme une démarche a priori superflue puisque ce sont les bibliothécaires eux-mêmes qui ont formé ces entités et qu’il s’agit de réalités objectives. Cependant, il aura fallu huit versions successives pour qu’émerge un schéma qui reflète l’organisation réelle de ces collections.

Le côté laborieux de cette prise de conscience prouve l’utilité d’une démarche apparemment simpliste. Que retirer d’une telle expérience? S’il n’a pas été possible d’établir spontanément et du premier coup une carte des collections correspondant à la réalité du moment, c’est que chacun, à sa place, avait une vision partielle de la collection. Au fur et à mesure de la réflexion, les pièces du puzzle se sont ajoutées, déplacées, imbriquées dans ce qui a fini par former la représentation définitive de l’organisation des collections sur laquelle tout le monde était d’accord. Cependant, une chose est de constater, autre chose de tirer parti du constat. L’utilité immédiate de cette évaluation est de procurer aux bibliothécaires un document leur présentant une vue synthétique de l’organisation des collections; cet outil pourra servir de support à la réflexion aussi bien individuelle que collective et donnera aux bibliothécaires un moyen de maîtriser la collection. Le bénéfice plus caché de cette évaluation, comme de toutes celles qui ont suivi, est que la prise de conscience débouche sur un accord sans lequel il n’est pas imaginable de se lancer dans une action collective. Chacun le sait: le langage commun est à la base d’une communication réussie. De plus, cette manière de mettre à plat les fonds dans leur réalité organisationnelle et objective, permet de reléguer au second plan les enjeux émotionnels ou stratégiques liés parfois à l’histoire de la constitution des collections. Des enjeux qui ont tendance à se mettre au premier plan avec le risque de brouiller les pistes. L’évaluation remet tout le monde au même niveau, face à la même réalité, donne à chacun l’occasion de prendre du recul. A partir du moment où est établi un document sur lequel tout le monde est d’accord, la discussion peut commencer sur une base professionnelle: comment s’est constitué telle partie du fonds de la bibliothèque? Est-il nécessaire de continuer à l’alimenter? Telle autre partie constituée devrait-elle être déplacée, supprimée, intégrée dans une autre collection? Autant d’interrogations qui nous font reprendre le «jeu» du puzzle, mais cette fois en ne posant plus la question: «qu’est-ce qu’on a?», mais «qu’est-ce qu’on veut?». C’est alors, lorsque les personnes s’approprient l’évaluation et lui donnent vie par la réflexion, que surgissent les outils qui permettront d’atteindre les objectifs fixés. En l’occurrence à la BML, le schéma représentant les collections n’a pas encore été exploité, mais il pourrait constituer un outil de gestion, d’autant qu’il est assorti d’un tableau où figurent les informations quantitatives et qualitatives relatives à chaque ensemble de documents. Ce tableau suit la même structure que le schéma en reprenant les rubriques de localisation, d’usages, de noms des collections et d’état du fonds ; pour chaque collection, on entre le nombre d’exemplaires sur les deux années écoulées afin d’avoir une me- sure quantitative de l’évolution de la collection ainsi qu’un commentaire qui permet de disposer d’un petit historique de chaque ensemble de documents.

Ce tableau se doit d’être mis à jour annuellement à l’aide des chiffres statistiques, comme un outil de gestion des collections de la BML. L’étude de l’existant n’étant pas terminée, il n’est pour l’instant qu’un outil de suivi soumis à l’observation des bibliothécaires.

L’analyse des contenus

Après avoir pris conscience de l’organisation des collections, il paraissait naturel, dans une logique de zoom, de se pencher sur le contenu des documents, à savoir la matière proposée aux usagers de la bibliothèque. La question est toujours la même: «qu’est-ce qu’on a?». Elle peut être envisagée sous plusieurs angles à l’aide d’indicateurs couramment utilisés dans les bibliothèques. La BML a choisi, toujours sur le modèle de la démarche instaurée par les collègues de Genève, de procéder à l’évaluation des contenus en deux temps: tout d’abord par une évaluation intellectuelle sur un petit échantillon de la collection, puis par une évaluation plus large portant sur le contenu et l’état physique d’un segment.

Dans un premier temps donc, cinq bibliothécaires pratiquant la sélection sont invités à attribuer des indices de pérennité et de complexité à dix ouvrages tirés du secteur Psychologie. 

Le niveau de complexité est un indicateur qui recouvre à la fois le degré de difficulté de la lecture et le cursus de l’usager. Cet indicateur est testé parallèlement à l’indice de pérennité. A chaque bibliothèque d’adapter cette échelle aux attentes et aux besoins de son public. La BML a suivi, pour les besoins de cette évaluation, les quatre niveaux définis par les BMU de Genève. Rien n’empêche que cette grille soit modifiée en fonction des besoins.

L’indice de pérennité est un paramètre de gestion qui permet de déterminer «le degré de conservation prévisionnelle d’un document ou d’un ensemble de documents» selon Calenge: un ouvrage défini comme classique (indice de pérennité A) est destiné à être conservé longtemps, cependant l’évolution d’un titre peut échapper à toutes les prévisions et il peut arriver, par exemple, qu’un document au contenu a priori éphémère (indice C) passe dans la catégorie «documentation de base» (indice B). Une fois usagé, il sera alors à remplacer par un document de contenu équivalent et non à supprimer de la collection, ce qui aurait été le cas s’il était resté en indice C. Comme on peut le constater, attribuer un indice de pérennité, c’est réfléchir à la vie du titre dans la collection. La politique documentaire doit formaliser les proportions d’ouvrages de pérennité A, B et C, et ce pour chaque portion de la collection. Dans la mesure où tout n’est pas maîtrisable, une certaine souplesse dans la politique s’impose.

L’objectif de cette première analyse porte en réalité sur l’acte d’évaluation des contenus plus que sur les contenus eux-mêmes, puisque l’échantillon est très restreint donc peu significatif. Il s’agit d’abord de mettre en évidence et de confronter la manière d’évaluer des membres du groupe; il s’agit également de tester l’outil d’évaluation des contenus, nouveau pour la BML, qu’est la grille des indices de pérennité et de complexité. C’est aussi donner aux acquéreurs l’occasion d’une discussion concrète et constructive autour de l’acte de sélection. Objectif atteint: l’exercice a permis au groupe d’établir un premier consensus autour des pratiques d’éva- luation de la collection. Chacun a pris conscience de sa propre manière d’évaluer en comparaison avec ses collègues: cette expérience met en lumière la nécessité de disposer de repères communs pour assurer la cohérence de l’offre au public. Les bibliothécaires constatent que la grille des indices de complexité et de pérennité est un outil de référence où subsiste une marge de subjectivité, d’où la nécessité de proposer des ouvrages étalons (modèles) pour chaque domaine et d’adapter la grille à chaque secteur d’acquisition.

La deuxième phase d’évaluation des contenus porte sur un segment nettement plus significatif de la collection puisqu’il concerne la quasi-totalité du secteur Psychologie (1000 exemplaires). L’évaluation ne porte plus seulement sur les contenus mais aussi sur l’état physique des documents. Une fiche est conçue pour cadrer les évaluations; outre les éléments qui permettent d’identifier le document (numéro d’acquisition, cote, localisation, auteur, titre), la fiche propose d’attribuer à l’ouvrage un niveau de complexité et un indice de pérennité.

La première expérience d’évaluation des contenus évoquée plus haut, qui mettait à contribution cinq bibliothécaires, a ouvert la voie à cette réflexion; dix-sept bibliothécaires travaillent à cette évaluation, enrichissant le débat d’autant d’expériences, de réflexions et de questions. Les bibliothécaires se sont impliqués dans un processus de questionnement qui démontre l’intérêt porté aux collections de la bibliothèque. Preuve en est le besoin évoqué par les participants de préciser ensemble chaque terme de la grille dont les bibliothécaires ont expérimenté la marge d’interprétation. La grille ne suffit pas, encore faut-il, pour qu’elle trouve son utilité, que les bibliothécaires se l’approprient. C’est là la fonction d’un outil: il ne trouve son sens que dans son utilisation.

L’une des principales conclusions de cette double expérience est que l’évaluation telle qu’elle se pratique actuellement à la BML repose en grande partie sur la subjectivité de chacun et non sur une pratique systématiquement partagée. De ce constat jaillit l’évidente nécessité de rédiger une politique documentaire qui soit une référence commune à tous. Ainsi, l’évaluation des contenus non seulement procure un grand nombre d’informations sur les contenus eux-mêmes, mais met également en lumière les besoins liés aux pratiques des bibliothécaires.

Complexité et pérennité ne sont pas les seuls aspects des contenus à analyser.

L’âge des collections est une information qu’il convient d’aborder dans le domaine de la lecture publique où l’actualité de l’information fournie aux usagers a son importance. C’est pourquoi la fiche d’évaluation confiée aux bibliothécaires contient une case vouée au nombre d’années écoulées depuis la date du dépôt légal. Cette information, notée pour chaque document, permet de calculer l’âge de cette portion de la collection, soit en triant les documents par tranches d’âge, soit en passant par le calcul de l’âge médian. Cet indicateur est utilisé pour calculer l’âge du segment Psychologie pour chaque localisation. Les bibliothécaires constatent qu’il est difficile d’interpréter cette information en l’absence d’un paramètre qui s’avère indispensable à la gestion prévisionnelle des documents, à savoir l’âge souhaité pour le contenu de chaque domaine. En effet, l’âge des collections n’a de sens que lorsqu’il est mis en rapport avec un objectif. Il appartient dès lors à la BML de fixer ses propres critères en les justifiant dans sa politique documentaire.

Cette évaluation portait également sur le désherbage des collections via les facteurs de dépréciation habituellement utilisés dans les bibliothèques, à savoir les facteurs IOUPI (devenus FOUPI pour éviter la confusion entre les deux I au cas où les fiches seraient soumises à des requêtes informatiques, précaution mise en place par les BMU de Genève) ainsi que les facteurs «redondant» et «perdu». 

Les points qui sont ressortis de cette étude sont, comme pour les indices de pérennité et de complexité, le manque de référentiel commun et la difficulté à juger de la redondance des exemplaires d’un échantillon en l’absence d’une vision globale du domaine étudié. De cette dernière remarque partagée par la plupart des bibliothécaires découlera tout naturellement l’idée de mener une analyse par domaines d’acquisition.

Après avoir approché ce segment défini de la collection, en l’occurrence la psychologie, les acquéreurs ont en effet exprimé le besoin de mieux connaître leur propre domaine d’acquisition: de l’expression de ce besoin est née l’idée d’utiliser les statistiques de manière effective et systématique pour analyser les mouvements de chaque domaine d’acquisition. «L’analyse des mouvements de la collection par domaines d’acquisition» s’avère être un plan de développement sectoriel avant l’heure. Cette démarche, non prévue initialement dans l’étude de l’existant, est l’aboutissement de la réflexion menée dans l’évaluation. On pourrait dire que cette analyse est le premier fruit d’une réflexion en cours. Elle consiste à tirer un bilan de chaque tranche statistique, pour ce qui est du nombre d’exemplaires, de l’évolution des acquisitions et du désherbage ainsi que du nombre de prêts. La question désormais sous-jacente est: «Comment vivent nos collections?» Chacun est invité à commenter et à ouvrir les acquisitions sur l’avenir en proposant des objectifs. L’analyse débouchera sur une confrontation collective et bouclera l’étude de l’existant, ouvrant déjà le chemin à un plan de développement des collections à venir. Et qu’est-ce qu’un plan de développement des collections sinon un système d’évaluation annuel, une manière de veille sur la collection?

Vers une véritable politique documentaire 

Avec l’idée de la mise en place d’un plan de développement des collections, nous rejoignons l’un des grands constats de cette étude de l’existant, à savoir que lorsque l’on commence à réaliser des évaluations, on entre dans une dynamique, une culture de l’évaluation. Evaluer, c’est avant tout se mettre en mouvement et par là même accepter de se remettre en question. En effet, chaque évaluation fait surgir des besoins. A ces besoins on répond par des outils qui sont souvent eux-mêmes des outils d’évaluation, comme le plan de développement des collections par exemple dans lequel on peut comparer les chiffres, croiser les informations, effectuer des suivis. Ces outils cadrent la matière sur laquelle s’appuie la réflexion collective. La réponse aux besoins exprimés arrive sous la forme d’objectifs. Ainsi les objectifs, nourris de la réflexion des bibliothécaires, sont les fruits de l’évaluation.

Le deuxième grand constat de cette expérience d’évaluation est l’importance d’aboutir à un consensus. Evaluer, c’est se mettre en mouvement certes, mais se mettre en mouvement ensemble. Evaluer, c’est se mettre d’accord. Le principal fruit de cet accord sera la politique documentaire que les bibliothécaires auront mûrie et formalisée ensemble.