Le coût environnemental de la gestion documentaire

L’environnement a la cote actuellement

Depuis l’avènement de l’ère industrielle, la santé de notre planète soulève des questions. Le contexte de croissance économique fait s’accélérer la destruction de nos ressources naturelles et pousse l’humanité à agir. En 2015, la Conférence internationale de Paris sur le climat (COP21) semble avoir eu des résultats encourageants pour l’avenir de la planète. Les décideurs, gouvernements et entreprises, ont désormais la responsabilité d’agir. De plus, l’environnement a la cote dans notre quotidien avec les tendances zéro déchets, légumes moches, mobilité douce et voitures électriques, compostage et autres réutilisations des ressources.

L’industrialisation passe aujourd’hui à une étape de dématérialisation et de robotisation dans un but d’efficience, de mobilité, mais aussi de réduction de la consommation de papier. Mais, dans le contexte de croissance mondiale, qu’en est-il du coût environnemental de la conservation et de la duplication sous toutes ses formes de la masse documentaire numérique? Et comment le spécialiste de la documentation peut-il intervenir, réagir face à ces enjeux de taille?

Quel coût environnemental des TI?

Le calcul du coût environnemental des technologies de l’information n’est pas encore courant dans les organisations. Les réseaux et les serveurs consommeraient environ 2% de la consommation énergétique mondiale. ¹

Pouvez-vous imaginer, selon Google, qu’une recherche effectuée sur son moteur émet 0,2 g de CO₂? Il y a 3,3 milliards de recherches effectuées chaque jour, ce qui équivaut à 660 tonnes de CO₂ émises par jour, ou 241 000 tonnes par an. ²

Un autre exemple, un livre papier représente 1,3 kg d’émission de carbone, alors qu’un livre numérique pour un iPad représente 135 kg. ³

Ou encore, l’envoi de courriels par 100 personnes d’une même entreprise équivaut à 14 allers-retours Paris New York ou 13,6 tonnes de CO₂ par année ⁴.

Les méthodes de calcul existantes des coûts environnementaux des technologies de l’information ne font pas l’unanimité ⁵, mais les gens de l’industrie s’entendent pour dire que le numérique pollue plus à long terme que l’utilisation du papier. Surtout par l’effet de duplication de l’information et du stockage infini des données. Des géants du numérique, tels que Google et Facebook, ont déclaré vouloir s’attaquer au problème en investissant dans les nouvelles technologies propres à faible émission de carbone et consommation énergétique.

Les entreprises deviennent de plus en plus des organisations «tout numérique». La gestion documentaire se déplace du papier vers le numérique et très peu d’élagage documentaire y est fait. On stocke, on stocke sans trop penser à cette masse qui grossit (et pollue). Il y a cependant des initiatives et des prises de conscience qui émergent tranquillement dans le monde documentaire. L’argument environnemental fait son chemin dans les organisations et cela peut représenter une opportunité pour la gestion documentaire. Surtout qu’il y a un enjeu monétaire pas très loin, car en réduisant la masse documentaire numérique, on réduit l’achat de matériel de stockage et le temps de gestion de tout ce matériel.

Détruire ou acheter du stockage supplémentaire?

Cependant, la question de la diminution du stockage numérique ne ressort pas beaucoup dans les discours de Facebook, Twitter et autres. Les spécialistes de l’information documentaire ne pourraient-ils pas apporter une solution pour diminuer les coûts? Prendre position et place en tant que spécialiste de l’évaluation et du désherbage?

De mon expérience, la destruction de données numériques dans les organisations n’est pas une priorité. Acheter plus de stockage et tout conserver reste la norme. La question du quoi détruire est toujours épineuse et la masse documentaire, qui se chiffre en millions de documents et de fichiers, reste toujours trop grande pour les ressources humaines disponibles, car oui, quand on parle de tri, il y a normalement un humain derrière qui réfléchit et qui pose une action.

Il semble y avoir deux tendances chez les spécialistes. D’un côté, l’évolution des technologies peut nous aider. Programmer des super logiciels, voire des robots, à faire le tri selon les critères établis par les spécialistes de l’information peut être une solution. Structurer les données en amont est aussi un champ d’intervention à développer davantage par les spécialistes. D’un autre côté, à quoi bon faire le tri? Pourquoi ne pas laisser l’oubli et l’obsolescence faire le travail? Selon la professeure en Information Studies Anne Gilliland, «l’énergie mise pour la sélection des documents nés numériques devrait être transférée dans une autre activité»⁶, ici le «développement de stockage plus écologique, de moyens plus sophistiqués et réfléchis pour décrire et repérer les documents, ainsi que sur la compartimentation de la quantité massive de matériel préservé pour soutenir les besoins d’utilisation et de réutilisation toujours plus vastes des utilisateurs»idem

Gilliland souligne, avec raison, «qu’il est impensable de pouvoir éliminer toutes traces des documents numériques que l’on retrouve sur les réseaux»⁷. 

Les ressources devraient être engagées à centraliser, retenir et sécuriser «la preuve numérique et que les professionnels deviennent les agents du contrôle intellectuel et physique. La seule élimination sélective envisageable est celle basée sur l’oubli. Pour elle, l’évaluation a fait son tempsidem. L’archéologue et l’historien du futur se feront un plaisir de reconstituer et réinterpréter les traces que nous aurons laissées. Il en a toujours été ainsi d’ailleurs.

Quels trous dans notre mémoire?

Dans ce cas de figure, les efforts devraient être mis sur la description et la catégorisation des données essentielles. Le reste pourrait être détruit après un délai établi par les parties prenantes. Les technologies évoluent vite et le coût du maintien des anciennes versions est important. Le big data peut apporter des pistes de solution, mais l’information se complexifie toujours plus. Le document numérique tel que nous le connaissons aujourd’hui n’existera plus dans quelques années. La donnée va devenir reine et les systèmes de lecture plus sophistiqués nous la retourneront avec intelligibilité. Mais établir ces critères de priorisation des données essentielles et mettre le paquet dans leur préservation et leur accessibilité au détriment d’une masse moins importante qui peut disparaître, cela ne nous renvoie-t-il pas aux principes de l’évaluation archivistique? Ainsi, coûte que coûte, même sans destructions volontaires systématiques, nous devrons vivre avec une mémoire électronique perforée. Que fait-on avec une belle robe de mariée en dentelle qui appartenait à notre arrière-grand-mère et que nous retrouvons dans une vieille malle avec des milliers de petites tâches de rouille, héritage d’anciennes mites? Nous en gardons le souvenir, mais le reste va aux ordures. Il en va de même pour les documents qui dorment sur nos réseaux, on les retrouve avec des trous, car les logiciels ne sont plus tout à fait interopérables. On les supprime alors et la planète souffle un peu mieux. Toutefois, est-ce vraiment une réponse durable aux problèmes environnementaux? Si nous laissons aux hasards du temps le soin de nous concocter cette sélection, nous perdrons la maîtrise de la gestion documentaire. Est-ce vraiment le patrimoine que nous souhaitons léguer à nos descendants? Une mémoire trouée aléatoirement et une société déshumanisée gouvernée par la mémoire imbécile des ordinateurs? À réfléchir …