Les commissions et les groupes de travail: «l’épine dorsale de l’AAS»

En subordonnant les commissions et les groupes de travail à son autorité, le Comité a sans doute évité la dispersion des forces, l’incohérence des démarches et l’affaiblissement des prestations. Si l’AAS sera toujours numériquement faible par rapport aux producteurs d’archives, elle doit pouvoir affirmer son unité et veiller à évoluer dans ses champs d’intervention, en recrutant aussi largement que possible des membres actifs, de différents horizons institutionnels et des diverses régions linguistiques. En restant à l’écoute des besoins de la base, elle est condamnée à modifier les priorités de son action. L’augmentation des membres s’accompagne de nouveaux profils professionnels et d’attentes en matière de gestion des dossiers d’affaires, d’acquisition d’archives privées et de prise en compte de la diversification accrue des natures documentaires, jusqu’alors délaissées ou ignorées. Les effets de l’informatique ont influencé l’ensemble des structures de l’AAS.

Les rencontres, ritualisées depuis 2000 au mois de mai, du Comité avec les présidents de chaque commission et groupe de travail permettent de partager sur les projets en cours et font remonter les souhaits et les difficultés. Il n’est pas étonnant dans ces conditions que l’organigramme a été adapté à plusieurs reprises.

Le 3 mai 2018, l’ensemble des mandats des groupes de travail est validé. Ils s’articulent autour de cinq critères:

1. Positionnement,
2. Compétences et membres,
3. Tâches, produits et instruments,
4. Interfaces et coopération interne,
5. Représentations et coopération externe.

Si, dès ses origines, la Commission de formation a été chargée de l’organisation des «Journées de travail» et le reste encore partiellement aujourd’hui, la tâche incombe, surtout depuis l’introduction de la «Journée professionnelle» en 2015, aux autres groupes. Le leitmotiv des comités a été d’encourager des échanges entre les groupes. A plusieurs reprises, des journées communes ou transversales ont permis de décloisonner les activités.

L’ordre d’apparition de ces groupes et commissions reflète la priorité des préoccupations de l’AAS (détails dans Tableau 4).

La création des deux premières commissions répondent à la «révolution» de 1975 avantageant la formation interne (Commission de formation, 1975) et la coordination dans les versements d’archives aux Archives fédérales et aux cantons (Commission de coordination, 1980).

On assiste depuis à une accélération de la constitution de groupes de travail, entre 1992 et 1997: «Microformes» (1992) ouvert aux membres hors AAS, «Archives d’entreprises privées» (1995), «Archivage des documents électroniques» (1996) et «Archives ecclésiastiques» (1997) (lire l'article spécifique).

De manière simultanée, plusieurs groupes de travail et thématiques manifestent des collaborations de circonstance avec les Archives fédérales, l’Association de documentation suisse, la Bibliothèque nationale suisse et les groupes hospitaliers bâlois, tels que «EDV im Archiv», «Archives bancaires», «Archives des médias», «Archives littéraires suisses», «Nachlässe» ou encore «Archives hospitalières». Ils disparaissent rapidement, les buts ayant été atteints ou repris à un autre niveau.

Le groupe «Archives communales» a une histoire singulière. C’est à l’initiative de Fritz Lendenmann (StadtAZH) qu’une réunion constitutive fut tenue à Zurich le 3 avril 1986, suivie de deux autres en 1987 à Lucerne et en 1988 à Lausanne. En fait, le groupe fut affilié, à ses débuts, à la Section des archives municipales du Conseil international des Archives (CIA), fondée en 1984 justement et présidée par la suite par Fritz Lendenmann. A la suite de son décès en 2000, il fut reconstitué sous l’égide, entre autres, de Rodolfo Huber (ACità Locarno) et d’Anna Pia Maissen (StadtAZH). Ce groupe continue de représenter les intérêts de la multitude des communes suisses (lire l'article spécifique).

Les préoccupations liées à la dématérialisation des sources et à la gestion informatique des données vont dominer les années 2002 à 2022. Cela ressort de la création de nouveaux groupes de travail et du renouvellement de mandats accordés à des groupes existants.

Il en va ainsi du groupe «Archivage des documents électroniques» qui change deux fois d’appellation: «Commission e-archives» (2002) et «Groupe de travail Records Management & archivage électronique» (2007). Le groupe de travail «Microformes» modifie, en 2015, sa désignation en «Numérisation et sauvegarde des données analogiques».

Si, en 2005, le groupe de travail «Normes & Standards» s’impose, il s’allie en 2019 au groupe de travail «Records Management & archivage électronique» pour former un nouveau groupe de projet «ENSEMEN», terme emprunté au rhéto-romanche pour traduire la volonté de travailler ensemble. Ce rapprochement mobilise le plus grand nombre d’archivistes: en 2019, il réunit 31 unités dont 9 assument le travail principal; 33 séances de travail sont tenues entre 2019 et 2022.

En 2014, un nouveau groupe de travail «Accès et communication» est fondé.

Sans appartenir à un groupe de travail, les archivistes universitaires sont présents depuis 2007 dans le Rapport d’activité. Dès 2009, ils relatent leurs activités sous la dénomination: «Erfahrungsaustauschgruppe Schweizer Hochschularchive» (lire l'article spécifique).

Nous renvoyons au site web de l'AAS pour la présentation la plus récente de ces «Ressources» et aux rapports annuels pour les activités. La nomenclature des présidences et la bibliographie des travaux sont données en annexes: Sources et sitographie et Bibliographie.

La Conférence des directrices et directeurs des Archives suisses (CDA): un site qui n’affiche pas la réalité de sa réflexion et de ses actions fondamentales

Deux structures particulières figurent dans l’organigramme de l’AAS: la Conférence des directrices et de directeurs d’Archives suisses (CDA) et le Centre de coordination pour l’archivage à long terme des documents électroniques (CECO) (lire l'article spécifique consacrée à cette dernière).

Si le Rapport d’activité consigne depuis 2004 les activités du CECO, la CDA ne communique pas par ce canal, si l’on excepte les exercices 1998, 1999, 2000 et 2003. Son site web comporte peu d’informations publiques. Sa gestion financière n’apparaît pas dans les comptes de l’AAS à la différence de celle de sa «créature», le CECO. Cette situation ne fait pas pour autant de la CDA une force occulte et distante. Tout en étant la plus influente, elle agit dans les intérêts de l’AAS (détails dans Tableau 5).

Réunie une première fois le 18 novembre 1994 dans le nouveau bâtiment des Archives d’Etat de Lucerne à l’initiative d’Otto Sigg (StAZH), la Conférence des directeurs des Archives cantonales et des Archives fédérales ainsi que la Principauté du Liechtenstein (CDA CH/PL) adopte, le 26 mai 1999 à Aarau, son règlement de fonctionnement.

Elle se constitue en groupe d’intérêt de l’AAS, dans les termes suivants:

Peter Hoppe (StAZG), le nouveau président de la CDA depuis le 17 novembre 1999, justifiait la légitimité de la Conférence dans le Rapport d’activité 1999:

En amendant, le 13 mai 2009, son règlement, la CDA porte son bureau à cinq membres pour faire face à l’ampleur des dossiers qui lui sont soumis. La question de la représentation au sein de la CDA par son seul directeur ou sa seule directrice échauffa les esprits, le 8 mai 2013 et le 12 novembre 2014. Elle fut résolue par une dérogation limitée dans le temps.

Au coup par coup, la CDA constitue des groupes de travail pour le traitement de certaines thématiques (détails dans Tableau 6).

Comme si elle avait anticipé les problèmes, la CDA dut évoluer dans un contexte tout à fait inédit. En plus de l’affaire des fonds juifs, les années sombres de l’histoire récente de la Suisse concernant les dossiers de la honte des «Enfants de la grand-route», des enfants victimes de Mesures de Coercition à des Fins d’Assistance (MCFA) et de l’internement administratif, ont sollicité comme jamais la communauté des archivistes fédéraux et cantonaux. La CDA fut amenée à se positionner communément, à présenter un front uni, en se coordonnant dans ses postures et en surmontant les obstacles du fédéralisme et du plurilinguisme. Elle sut se faire entendre dans ses besoins, ses pratiques et ses recherches. Ses représentants furent intégrés dans les structures mises en place par les autorités fédérales, notamment au sein de la Commission indépendante d’experts Internements administratifs (Beat Gnädinger, StAZH) et dans la Commission consultative sur les contributions de solidarité (Co-cosol) (Barbara Studer Immenhauser, StABE). Elle a publié, au printemps 2020, le bilan de ses engagements dans l’ouvrage: «Erinnerung – Recht und Pflicht! / Devoir de mémoire», faisant suite à la journée étude du 14 novembre 2019.

Plusieurs archivistes traitent encore des demandes en relation avec les placements extrafamiliaux avant 1981.

Indépendamment des questions d’archivage de longue durée que nous traitons dans un autre chapitre, la CDA fut confrontée à trouver des réponses à des dossiers plus ou moins exigeants. Ainsi, elle contribua par ses apports rédactionnels et financiers à la publication des listes de fonds d’archives relatifs aux réfugiés entre 1930 et 1950 (2000) et cautionna le projet d’un manuel sur les pratiques archivistiques suisses (2002). Elle apporta son expertise au projet fédéral «Infostar» de gestion informatisée des registres de l'état civil (2003) et accorda son appui au projet de Master en archivistique aux universités de Berne et de Lausanne (2004). Elle sollicita de ses vœux l’abrogation du délai de 120 ans concernant la consultation des registres d’état civil (2007). Elle a débattu tour à tour de textes de lois sur la santé et sur la stratégie suisse de cyberadministration «E-Government» (2007), de la mise en place de statistiques nationales des services d’archives (2009-2011), d’une déclaration sur les archives photographiques de presse (2009-2012), d’un projet de cours aux responsables d’Archives communales (2011), de la base de données arCHeco (2012) et de l’évaluation des données cantonales dans les dossiers fédéraux (2012). Accaparée par le fonctionnement du CECO et le traitement dans les délais des dossiers des victimes de mesures coercitives, la CDA n’a pu aborder de nouveaux dossiers que récemment: archivage des systèmes d’information transversaux (2018 et 2020), polémique autour du droit à l’oubli (2018), accès aux inventaires et aux fonds des Archives fédérales (2018), réalisation de mémoriaux des victimes MCFA et d’études historiques (2020 et 2022) et les dossiers d’adoption (2022).