La numérisation des registres de reconnaissances des Archives cantonales vaudoises: une première en Suisse dans le partenariat

Des antécédents

En Suisse, l’Eglise de Jésus-Christ des saints des derniers jours, basée à Salt Lake City (les «mormons»^{L’appellation «mormons», non officielle, est consacrée par l’usage pour désigner les membres de l’Eglise de Jésus-Christ des saints des derniers jours.}) recense en 2009 7000 fidèles dont 2500 dans les cantons romands, sur 13 millions à travers le monde^{«Mormons, le chemin du Paradis passe par Lausanne», in 24heures, 19–20 juillet 2003, p. 18 (Martine Clerc, texte, Florian Cella, photos).}. En 1955, elle a inauguré son premier temple, en fait le premier d’Europe, à Zollikofen, dans la banlieue de Berne. Elle demande une participation financière (dîme) à tous ses fidèles, correspondant à 10% de leurs revenus¹.

Il faut remonter à la fin des années 1940 pour retrouver les premiers travaux de microfilmage de la Société généalogique des mormons en Suisse, onze ans après les avoir lancés à travers le monde. Depuis la création en 1894 de leur bibliothèque généalogique à Salt Lake City, les mormons possèdent le plus important fichier généalogique de la planète. Leur démarche a une explication religieuse. Ils croient à la possibilité d’un salut rétroactif des âmes par «le baptême par procuration» pour les morts; ils se sont fixés l’objectif de retracer l’arbre généalogique de l’humanité. Ils permettent l’accès à leurs données à quiconque visite leur dépôt central de Californie et leurs sites délocalisés^{Eric Budry, «Les Mormons savent tout de vos ancêtres, mais n’en font pas un secret de famille», in Journal de Genève et Gazette de Lausanne, 13–14 juillet 1996, article repris dans Bulletin généalogique vaudois, 8–9, 1995–1996, pp. 140–143, à propos du Centre de généalogie des mormons, à Genève.}. Depuis 1976, la Société généalogique de l’Utha est affiliée au Conseil international des archives.

«Comment l’on a rapetissé et rajeuni les archives vaudoises»²

Le 14 décembre 1949, le conseiller d’Etat Pierre Oguey, chef du Département de l’instruction publique et des cultes, autorisait les mormons à faire filmer tous les registres paroissiaux de baptêmes, de mariages et de décès (généralement dès 1728), de 1562 au 30 juin 1821^{ACV, K III B 13, no 501, et S 3, Enseignement supérieur et cultes, 1949/2/8, carton no 533. Il est à remarquer qu’en 1949 l’Association suisse des généalogistes professionnels avait combattu la décision des Archives cantonales vaudoises, voir Mitteilungen aus der Vereinigung Schweizerischer Archivare, septembre 1949, no 3, p. 7.}. Selon l’accord, une maison lausannoise était mandatée pour le travail, à exécuter sur place, deux pages à la fois, aux frais de l’Eglise; une copie revenait à l’institution, les mormons assurant la conservation et les tirages du master. L’opération fut terminée en 1951.

Une nouvelle campagne fut conduite au début des années 1970, sous la forme de prises de vue 35 mm, non perforées, sur des bobines d’une longueur de 30 mètres. Les mormons l’étendirent, avec l’accord des autorités vaudoises, aux registres d’état civil entre 1821 et 1875 et à l’ensemble des registres de notaires des origines à 1837. Ce travail fut réalisé entre 1972 et 1976 et produisit plus de 3100 bobines de 35 mm. Les chiffres sont impressionnants: 345710 prises de vue pour les seuls registres paroissiaux et d’état civil, 2 007 740 pour les volumes notariaux^{Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Christophe Moratal, «Coups de projecteur sur le microfilmage aux Archives cantonales vaudoises», in Rapport d’activité des Archives cantonales vaudoises, Chavannes-près-Renens, 2000, pp. 30–33.}.

L’attitude favorable envers les demandes des mormons ne s’est pas imposée partout. Aux côtés des Archives cantonales vaudoises, nous trouvons par exemple celles des deux Bâle, Saint-Gall, Zurich, Genève et Neuchâtel, alors que les Archives cantonales de Berne, Uri et Valais ont répondu négativement^{Sur le débat général qui a agité les archivistes suisses, voir Silvio Bucher, «Zur Mikroverfilmung der Pfarrbücher», in Bulletin de l’Association des archivistes suisses, 1976, no 27, pp. 38–40.}.

Les mormons de retour

Le 17 juillet 2002, au moment où elle reprend contact avec les Archives cantonales vaudoises, la Société généalogique de l’Utah rappelle qu’elle a travaillé avec plus de 6000 services d’archives répartis dans 15³pays dans le monde. En Suisse, elle affirme avoir collaboré avec une soixantaine de dépôts d’archives. Elle recourt désormais à la numérisation pour la diffusion, le microfilm demeurant le support de référence pour la conservation9. D’abord intéressée à indexer et à numériser les registres déjà microfilmés, elle se heurta au refus de l’Office du canton de Vaud de l’état civil, reprenant en cela l’avis négatif de l’Office fédéral de l’état civil, consulté sur cet objet^{Voir lettres du 20 octobre 2004 et du 7 juin 2004. Il est à remarquer que la Conférence des évêques suisses (CES) a transmis, à fin avril 2009, à tous les évêques du pays une lettre de la Congrégation vaticane pour le clergé afin de les mettre en garde contre la transmission de données des registres paroissiaux aux mormons. Elle rejoignait par son attitude les réticences manifestées ici et là à l’égard des mormons, par la mise à disposition des registres d’état civil par plusieurs dépôts d’Archives départementales françaises. Aucun rapport officiel émis en Suisse n’a assimilé les mormons à une secte.}. Elle porta alors son attention, dès décembre 2006, sur les registres de reconnaissances. La question de la collaboration avec les mormons fut discutée le 16 novembre 2005 – car elle créait un précédent en Suisse – lors de la Conférence des directrices et directeurs des Archives cantonales et des Archives fédérales, ainsi que de la principauté du Liechtenstein^{La démarche des Archives cantonales vaudoises a été présentée par Jean-Pierre Massela, représentant des mormons dans les contacts avec les Archives cantonales vaudoises, «Projet de sauvegarde et de publications sur le site de l’Eglise d’archives cantonales vaudoises (Suisse) datant du Moyen-Age», in Nouvelles de l’Eglise, avril 2009, no 4}. La convention de numérisation des registres de reconnaissances fut signée le 23 juin 2008. La décision du Conseil d’Etat s’inscrit dans le prolongement de celle qu’il prit au printemps 2007 en faveur de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne d’autoriser la numérisation par Google de 100 000 ouvrages, libres de droits, du XVIe au XIXe siècle^{514 février 2008, p. 32 (Nicolas Dufour).}.

Les contours de la démarche

En dehors des registres paroissiaux, les registres de reconnaissances constituent la source principale des recherches généalogiques, surtout pour la période médiévale. Appelés également «terriers», «grosses de reconnaissances», voire «extentes» (parce que contenant l’étendue des droits seigneuriaux), ils regroupent les reconnaissances prêtées par les tenanciers pour leurs biens fonciers à leur seigneur au Moyen-Age et sous l’Ancien Régime. La rénovation des reconnaissances s’appuie sur les précédentes, elle remonte parfois jusqu’à cinq générations. Les droits peuvent être aussi résumés dans un document plus restreint, le rentier ou le «cottet». Plusieurs angles d’exploitation de ces sources peuvent être envisagés: structure féodale, revenus économiques ou répartition foncière, toponymie, voies de communication et généalogie^{Voir Gilbert Coutaz, «Les recherches généalogiques, en particulier avant l’apparition des registres de paroisse en 1562», in Panorama des Archives communales vaudoises 1401–2003, par Gilbert Coutaz, Beda Kupper, Robert Pictet, Frédéric Sardet, Lausanne, 2003, pp. 298–301 (Bibliothèque historique vaudoise, 124). Pierre-Yves Favez, «Les implications généalogiques des terriers: l’exemple de Bex en 1430-1432», in Pierre-Yves Favez, Freddy Gerber, Gens de Bex6}.

L’entreprise prévoit la numérisation page à page des volumes de la section F («Terriers») et des fonds d’archives privées (P, PP), riche de 4306 registres dont 925 de la période antérieure à 1536. Les années couvertes vont de 1234 à 1798. Le plus épais volume occupe 1396 folios, le plus lourd pèse 16 kilogrammes. La numérisation a été estimée à 1,6 million de prises de vue, ce qui nécessitera, selon les prévisions actuelles, cinq ans de travaux continus de l’opérateur des mormons. Une caméra numérique fonctionne dans les locaux des Archives cantonales vaudoises, depuis le 5 mai 2009^{De marque Redlake Illunis XMV 16 millions de pixels, 1541, la définition des images étant définie par 3 pixels minimum par segment de ligne. Les images réalisées sont expédiées chaque semaine pour contrôle par le laboratoire de Salt Lake City, à l’aide de disques durs externes «shuttle», d’une capacité de 160 à 400 gigaoctets. L’ordinateur permet de travailler avec une capacité physique d’un teraoctet. Chaque image doit faire au minimum 3 pixels au point et présenter une résolution de 300 dpi.}.

L’inventaire d’origine a été transféré dans une base de données et s’accroît des éléments d’analyse imposés par la numérisation. Chaque notice descriptive est numérisée au début de chaque volume, elle constitue les métadonnées de la numérisation.

Les termes de la convention

La convention, forte de 12 articles, a pour objet la reproduction en images numériques, leur indexation et leur libre diffusion sur le site internet des mormons www.familysearch.org.

Le financement des différentes tâches de numérisation est assuré par les mormons qui couvrent en particulier la rétribution de l’opérateur, le contrôle de la qualité des images numériques, le stockage à long terme des données numériques, la réalisation et la livraison aux Archives cantonales vaudoises d’un exemplaire des images au niveau de gris au format TIFF, ainsi que la diffusion sur internet en accès libre des images. 

Dans une démarche parallèle, l’indexation des registres numérisés et l’introduction par les mormons des images sur internet dans le système d’indexation www.familysearchindexing.org, ont été incluses dans la convention. Les premiers tests s’effectuent sur un corpus de 50000 prises de vue, d’une même région (Pays-d’Enhaut). Deux indexeurs se chargent séparément des mêmes pages; les désaccords sont arbitrés par une personne connaisseuse des patronymes régionaux. L’indexation a été confiée au Cercle vaudois de généalogie, les Archives cantonales vaudoises bénéficiant des résultats de l’indexation pour leur base de données^{Pierre-Yves Favez, «Un projet d’envergure: la numérisation des terriers aux Archives cantonales vaudoises», in Nouvelles du Cercle vaudois de généalogie, février 2009, no 7}.

La question cruciale du nommage des fichiers a été réglée à la satisfaction des deux parties. L’opérateur indique le nom de l’institution et la cote du registre, il leur ajoute les informations techniques minimales (équipements utilisés – type de scanner – réglages et date de la réalisation des prises de vue), ainsi que la description abrégée des documents^{Cet article de la convention a trouvé son répondant dans l’Instruction interne des Archives cantonales vaudoises, ACV 21/ Annexe 17 «Règles pour le nommage des dossiers et des fichiers informatiques».}.

Les mormons pourront reproduire, distribuer, transmettre et exposer les registres numériques ainsi qu’en permettre l’utilisation à des fins non lucratives par des personnes identifiées, au moyen de toute technologie et de tout support à venir qui sera mis au point ultérieurement incluant l’internet.

L’une ou l’autre partie pourra arrêter la numérisation des registres en adressant un préavis écrit de 60 jours calendaires à compter du jour dudit préavis. En cas d’arrêt, les obligations, droits et restrictions déjà acquis concernant les registres numériques le resteront.

Une PME se met en place

Une telle opération réclame une organisation précise, coordonnée et soutenue. Elle n’autorise aucune erreur dans la numérotation, détectée immédiatement par le numériseur. Un groupe de réflexion et de pilotage a été mis en place. Une vingtaine de personnes provenant des mormons prépare les registres, en suivant un protocole précis qui oblige notamment la conversion systématique des chiffres romains en chiffres arabes, le relevé de toutes les erreurs de foliotation et de pagination. Des séances plénières et spécifiques sont organisées pour informer et former l’ensemble des acteurs.

La planification et le contrôle des tâches sont assumés par les Archives cantonales vaudoises, en particulier le photographe de l’institution, secondé par des aides temporaires. La numérisation est fondée sur une cadence de 10 000 prises de vue par semaine.

L’atelier de restauration assume les travaux de consolidation et de stabilisation des registres, fragiles ou endommagés. Leur nombre et l’état de leur dégradation ont été consignés dans le rapport «Hors consultation», établi déjà en 2001 par un restaurateur indépendant.

Garder la maîtrise des procédures

Seuls quelques dépôts d’archives en Suisse sont engagés dans des travaux de numérisation systématique de certains types d’archives. Ainsi la Fondation de l’Abbaye de Saint-Maurice, les Archives fédérales suisses, les Archives du canton de Bâle-Ville, les Archives d’Etat de Zurich et les Archives d’Etat de Genève^{Voir Internet Cleringhouse Suisse (ICH) http://www.ichschweiz.ch/defau...  et «Tout sur la numérisation dans les bibliothèques suisses», https://www.digicoord.ch/index..., avec des informations lacunaires sur les dépôts d’archives.}. L’initiative des mormons a obligé les Archives cantonales vaudoises à être attentives à leurs droits et à la préservation de leurs intérêts. Elle n’avait pas son pareil en Suisse, sa dé- mesure pouvant constituer un frein. Il ne s’agissait pas pour elles de brader leur patrimoine en raison des avantages financiers fournis par la démarche et les garanties techniques offertes par un partenaire reconnu pour ses grandes compétences. Au contraire, il leur faut concilier les exigences de la conserva- tion et les attentes de la consultation. Dès le début des négociations, la ques- tion d’héberger les données numériques sur les serveurs de l’Etat de Vaud a été discutée et obtenue. Le correspondant numérique des originaux conservés par les Archives cantonales vaudoises pourra être retrouvé sur le site de l’Etat de Vaud. Le fait que les travaux de numérisation sont réalisés exclusivement dans les locaux des Archives cantonales vaudoises permet un dialogue permanent et confiant entre les intervenants.

Un pari sur l’avenir

L’ampleur de l’entreprise justifiait-elle à elle seule une décision favorable, alors que plusieurs milieux étaient réticents devant la mise en ligne de données personnelles et critiquaient les convictions religieuses des mormons? Dans le cas des Archives cantonales vaudoises, la collaboration avec les mormons était déjà établie au travers des campagnes de microfilmage des années 1949–1951 et 1970, sa nouvelle formulation dans un contexte de numérisation n’était pas surprenante; elle portait de plus sur des documents auxiliaires de la généalogie dans lesquels aucune donnée individuelle postérieure à 1798 ne se rencontre. Refuser une telle occasion était inévitablement constater que l’Etat n’aurait pas investi dans une telle démarche (en ce sens, on ne peut même pas parler d’une mesure d’économie) et se retrouver avec un patrimoine documentaire en péril du point de vue conservatoire. De notre point de vue, la numérisation, en raison de ses coûts et de sa complexité, nécessitera des montages financiers avec des sociétés privées et des aides extérieures. L’externalisation est une approche obligée, il faut dans ce cas en mesurer les impacts et les contraintes.

Les travaux de numérisation ont désormais démarré; ils exigeront tout à la fois ténacité et vigilance, grande solidarité des acteurs pour aboutir dans de bonnes conditions. Ils pèsent sur le fonctionnement de l’institution, bousculent les habitudes, réclament des solutions concrètes et pérennes pour l’accueil des images et des métadonnées. Ils rendent possible le retrait progressif de la consultation des documents originaux, dans un état critique. Ils impliquent l’institution dans les vastes défis de la numérisation et les réseaux très fréquentés des recherches généalogiques. Mais, surtout derrière ces défis et ces avantages, ils condamnent les Archives cantonales vaudoises à repenser fondamentalement leurs modes opératoires et la priorité de leurs missions. Il faudra veiller à ne pas être asservis à la seule politique de la communication, souvent aussi flatteuse que trompeuse, et à ne pas priver en conséquence les missions de gestion et de conservation des documents au niveau d’une administration et d’un canton de leurs ressources humaines et technologiques. Le bilan des promesses pourra être dressé au terme de la numérisation. Le rendez-vous est désormais pris.