Un Centre de recherche œcuménique international: les Archives du Conseil œcuménique des Eglises

1. Constitution des archives

Ces premiers documents seront complétés par les divers fonds historiques des organisations antérieures au COE: Foi et Constitution depuis 1910, Christianisme pratique depuis 1923, Alliance mondiale pour l’amitié internationale par le moyen des églises 1909–1948, Conseil international des missions 1910–1961, Conseil mondial de l’éducation chrétienne et Association internationale de l’école du dimanche 1907– 1971, Fédération Universelle des Associations Chrétiennes d’Etudiants (dès 1895).

Les archives institutionnelles sont composées des fonds des Organes directeurs (Assemblée, Comité Central, Comité Exécutif ), des fonds du Secrétariat général, des fonds des divisions, départements, secrétariats et programmes du COE, des fonds privés de personnalités œcuméniques et des Secrétaires généraux.

Les archives contiennent maintenant le plus grand et le plus important centre de ressource œcuménique dans le monde d’une valeur inestimable pour la recherche internationale du XXe siècle. Elles sont rattachées, avec la bibliothèque, au programme du département d’éducation et de formation œcuménique. Leur mission est de collecter, préserver et mettre à disposition les archives institutionnelles du COE, y compris des organisations antérieures à sa formation, qu’elles soient sur supports papier ou multimédias.

2. Nature des documents conservés

Avec plus de 13 000 boîtes d’archives (1333 mètres linéaires), 500 000 documents sur microfilms, 400 000 négatifs et diapositives et 180 000 tirages photos, 3000 bandes sonores, 1000 films et vidéos, le COE possède une collection unique de documents spécialisés concernant le mouvement œcuménique et son histoire.

Les Archives papier constituent le noyau central des archives. Elles contiennent de la correspondance, des rapports, des procès-verbaux, des discours et autres documents produits par le COE. Une des sources de préoccupation concerne les documents imprimés sur du papier de qualité inférieure qui se désagrège rapidement. Afin de remédier à cette situation, les documents sont conservés dans du matériel non acide. Certains documents pertinents sont scannés et mis à disposition en ligne. Une grande partie des fonds inventoriés est microfilmée. Les chercheurs sont amenés à utiliser cette copie de sécurité, évitant ainsi une manipulation des originaux. Le lecteur microfilm est pourvu d’un scanner produisant les documents sélectionnés en format pdf.

Les Archives photographiques rassemblent le matériel produit par le Département des arts visuels et les différents photographes qui y ont travaillé depuis ses débuts en 1948. Cette collection comprend une très grande quantité de négatifs, diapositives et tirages papier, sur des sujets aussi divers que les conférences du COE, les reportages dans le monde, le travail du COE sur le terrain, les personnalités du mouvement œcuménique et du monde politique et religieux en général, le personnel du COE, etc. Les originaux sont scannés en format tiff pour une conservation à long terme. Une version compressée est accessible en ligne avec sa description. Les chercheurs peuvent commander des copies électroniques en format jpeg, 300 dpi.

Les archives sonores regroupent différents supports, dont des bandes magnétiques 1/4 pouce couvrant des enregistrements de 1948 à 1999, des cassettes de format professionnel DAT ou non, des disques microsillon 331/3 tours et 78 tours. La plus grande partie du fonds sonore comprend des enregistrements de discours, cultes et discussions des Assemblées et des Comités Centraux du COE. D’autres enregistrements concernent les programmes et les commissions du COE. Un nombre important de bandes propose les émissions d’Intervox, agence d’information œcuménique. L’intérêt de ces dernières réside, entre autres, dans les interviews des personnalités clés du COE et du mouvement œcuménique en général. Les bandes sonores sont enregistrées généralement dans un studio professionnel à l’étranger en format linéaire wav, mais les archives possèdent également un mini studio dans ses locaux permettant d’effectuer des enregistrements sur place si nécessaire. Il est possible d’écouter des extraits en ligne et de commander des copies numériques en format mp3.

Les archives d’images animées sont constituées par environ 500 films sur pellicule 16 et 35 mm, et par autant de cassettes vidéo sur différents formats et supports (U-Matic, VHS, Betacam). Les films les plus anciens datent des décennies 1940 et 1950. Les productions les plus récentes ont été enregistrées sur Betacam SP. Le fonds comprend des films documentaires réalisés et/ou produits par le COE sur ses activités et ses programmes, sur des sujets et événements à travers le monde entier, des films produits par des organismes externes (télévisions de différents pays) sur les Assemblées et les activités du COE. Malheureusement l’état de conservation des bobines et des cassettes ne permet pas leur visionnement ni leur indexation.

3. Technologies de l’information

Depuis 1987, date du premier archiviste professionnel engagé, les archivistes du COE n’ont eu de cesse d’utiliser la technologie existante au profit des archives. Cela commence en 1987 avec l’utilisation du système URICA, normalement dédié à la bibliothèque, pour la description des archives. A défaut de mieux, les archivistes continueront à utiliser les systèmes SIBIL, VTLS, VIRTUA pendant de nombreuses années. A présent, les archives historiques sont inventoriées sur un système professionnel (scopeArchivTM) permettant de décrire le papier, les photos, le son et les films tout en suivant les normes générales et internationales de description archivistique (ISAD-G). Le système supporte également la gestion et l’accès aux fichiers électroniques. Il est donc possible de visualiser en ligne du texte intégral, des photos, et d’écouter des extraits sonores. Le moteur de recherche est disponible sur le site de la bibliothèque et des archives.

4. Projets passés et futurs

C’est en 2003, grâce à une généreuse donation, que les archives peuvent enfin prendre leur essor et adopter le système de description des archives décrit ci-dessus. Les anciennes unités de description sont transférées dans le nouveau système et une équipe d’archivistes et de documentalistes audiovisuels professionnels est engagée pendant une durée de trois ans pour inventorier et indexer les archives. La qualité de la conservation des différents supports d’archives est améliorée et les locaux sont équipés d’armoires mobiles et de déshumidificateurs. Le bilan du projet est très positif et se traduit par une augmentation de 300% des demandes de recherche.

En 2004, trois étudiants de la HEG ont effectué leur travail de diplôme sur le fonds sonore des Archives du COE. Suivant leurs recommandations, il a été possible d’engager une professionnelle durant six mois pour la numérisation et la description de bandes sonores. En 2005, deux étudiants de la HEG ont effectué leur travail de diplôme sur le fonds audiovisuel et ont mené une analyse approfondie de celui-ci. Une des conclusions de ce rapport conseille la numérisation du fonds afin de le sauvegarder. En 2007, trois étudiants de la HEG ont effectué leur travail de diplôme sur les documents électroniques. Suivant leurs recommandations, il a été possible d’engager un professionnel. En 2008, trois projets sont financés par une église membre: l’inventaire et la mise en ligne de documents pertinents de deux fonds d’archives, la numérisation et la mise en ligne des enregistrements radio d’Intervox. L’année 2009 marque le développement du Records Management au sein du COE.

Un projet reste en attente: la numérisation de la collection de films et de vidéos est malheureusement suspendue en raison du manque d’aide financière. L’urgence est pourtant là: les films 16 et 35 mm ont commencé à être affectés par le syndrome du vinaigre. Afin de sauver la collection et avant une détérioration irréversible, les films souffrant du syndrome doivent être mis en quarantaine et copiés sur un support stable.

Il est important de souligner notre dépendance à l’égard des stagiaires et des étudiants diplômant et donc à l’aide qu’ils peuvent nous apporter. En effet, sans la contribution de ces personnes, une grande partie des projets et missions des archives serait très ralentie, voire partiellement compromise.

5. Records Management

Le Records Management représente un défi important pour l’administration du COE. Suivant les recommandations d’une étude effectuée par des étudiants diplômant de la HEG de Genève, section information documentaire, un assistant archiviste en charge du Records Management a été engagé. Un système pour la gestion électronique des documents (GED) est à l’étude par notre service informatique. En attendant, les documents électroniques semi-actifs sont stockés sur le réseau. L’accès et l’organisation des documents sont sous la responsabilité des Archives. Un calendrier de conservation est en cours de développement et une formation sera prochainement donnée aux personnes chargées de gérer les archives intermédiaires dans les différents départements du COE. En ce qui concerne la conservation à long terme, la mise en application d’un «assistant de transfert» courant 2009 permettra d’extraire automatiquement les métadonnées des documents électroniques et de les transférer dans scopeArchiv¹avec une copie du document original associé.