Records Management in Verwaltung und Privatwirtschaft – ein neues Aufgabenfeld?

Die Welt ändert sich. Sie ändert sich schnell. Die Organisationen sind im Zeitalter der virtuellen Verwaltung angekommen, verfügen über eine virtuelle Informatikarchitektur und vernetzte Software- und Multimediawerkzeuge. Die Werkzeuge der virtuellen Zusammenarbeit innerhalb dieser Organisationen werden von den Verantwortlichen der Informatiksysteme als wünschenswertes Instrumentarium empfohlen, das dank den neuen Möglichkeiten der Suchmaschinen die Schwerfälligkeiten der alten Modelle der Informationsorganisation umgeht.

Es ist daher kein Zufall, dass arbido print der Thematik des Records Managements (RM) und seinen Beziehungen zur Welt der Archive ein Themenheft widmet. Eine Thematik, deren Bedeutung in der Welt der Informationswissenschaft ohne Zweifel zunehmen wird, ob der Appell von Steve Bailey, unsere Denkmuster zu überprüfen, uns nun überzeugt oder nicht (man lese zu dieser Fragestellung die Rezension von Andreas Kellerhals in diesem Heft). Dieser wachsame Blick auf die Frage der Unterlagen («Records») ist notwendig, denn die Archivare wissen, dass sie sich der langfristigen Auseinandersetzung mit der digitalen «Langzeit»-Archivierung nicht verweigern können, die ein grundlegender Bestandteil ihres Auftrags geworden ist. Eine «Langzeitarchivierung», die nichts mehr gemein hat mit dem Zeithorizont der historischen Archivierung auf analogen Datenträgern, als man den nicht überblickbaren Zeitraum mit verschiedenen Unwägbarkeiten (wie Format und Datenträger) nur als vorübergehendes Phänomen betrachtete. Einer der Erfolgsfaktoren dieser digitalen Archivierung hängt mit der erfolgreichen Übernahme der «Records» zusammen, die (zumindest) nicht im Widerspruch zum OAIS-Modell steht.

Es wäre ein Leichtes zu sagen, dass das RM ein Bereich ist, den die Archivare in ihr Pflichtenheft aufnehmen sollten. Es ist in jedem Fall ein Teil der Methodik, der nicht übergangen werden kann und den sie von Fall zu Fall am konkreten Beispiel neu ausrichten müssen, mit den Arbeitskräften, die noch nie im Überfluss vorhanden gewesen sind, damit sie ihrem Arbeitsauftrag gerecht werden.

Die Redaktion von arbido wird weiterhin bestrebt sein, Themenhefte zu publizieren, die es erlauben, den Status quo des Wissensstandes in der Schweiz zu ermitteln. Sie dankt den Mitgliedern der Arbeitsgruppe RM des VSA und besonders deren Präsidenten, Jürg Hagmann, für die Unterstützung bei der Vorbereitung dieses Hefts.

Übersetzung: Annkristin Schlichte und Stephan Holländer