La mise en œuvre du Records Management au sein de l’Administration cantonale valaisanne du point de vue organisationnel

Un travail préalable d’organisation interne 

Les Archives de l’Etat du Valais n’ont en effet organisé et systématisé que très récemment leurs relations avec les dif­férentes entités de l’Administration cantonale en matière de gestion des do­cuments. Elles ont longtemps assumé le rôle d’un service d’archives « tradi­tionnel », en réceptionnant, traitant et inventoriant les dossiers destinés à la conservation à long terme et versés au terme de leur durée d’utilité légale ou administrative. Sans tradition dans le domaine de la gestion des documents, elles ont dû progressivement investir un domaine qu’elles connaissaient mal, voire pas du tout. En la matière, la prin­cipale étape a porté sur la définition d’une méthodologie de travail précise, et sur la systématisation des relations avec les entités administratives. Concrètement, au début de l’année 2011, sera publié un Guide de gestion des documents actuellement en cours de révision.

Un projet de gestion des documents se déroule désormais selon une procédure standardisée. L’entité administra­tive requérante est tout d’abord chargée de nommer un responsable interne de la gestion des documents et des ar­chives, et de définir, en étroite collabora­tion avec les Archives de l’Etat du Valais, une politique de gestion des documents claire et cohérente. Celle­-ci aboutit à la conclusion d’une charte en matière de gestion des documents où sont notam­ment précisés les rôles et responsabili­tés des différents intervenants^{Les intervenants impliqués dans la mise en œuvre des procédures et des outils de gestion des documents sont la direction de l’entité administrative, le responsable de la gestion des documents et des archives, les collaborateurs de l’entité administrative, les Archives de l’Etat du Valais, l’archiviste cantonal et l’archiviste contact (archiviste référent pour l’entité administrative).}. 

Est en­suite conjointement élaboré un docu­ment qui présente les objectifs, la mé­thode de réalisation et l’échéancier du projet de gestion des documents. Cette fiche de projet désigne également le chef de projet (un archiviste) et les membres du groupe de travail composé d’archivistes et de représentants de l’en­tité administrative. Elle est formelle­ment validée par les signatures de la direction de l’entité administrative, de l’Archiviste cantonal et du chef de pro­jet, qui s’engagent ainsi à soutenir acti­vement les démarches entreprises. Celles-­ci aboutissent formellement à la rédaction d’un référentiel de classe­ment et de gestion et à la mise en œuvre concrète des procédures et des outils de gestion ainsi définis^{La mise en œuvre de la gestion des documents s’effectue en deux étapes principales: l’organisation du rangement des documents et des dossiers (classeurs, dossiers suspendus et arborescence informatique), et la formation des collaborateurs à l’utilisation quotidienne des outils de gestion des documents.}. Pour l’élabora­tion du référentiel de classement et de gestion, les archivistes effectuent tout d’abord une analyse de l’organisation et un recensement de différents types de documents produits et reçus par l’en­tité administrative dans le cadre de ses activités. Ils évaluent ensuite la gestion des documents en vigueur au sein de cette dernière. Enfin, ils rédigent un projet de plan de classement qu’ils sou­ mettent à la direction de l’entité admi­nistrative. Celle­-ci est alors chargée de mettre en consultation le projet de plan de classement auprès de tous ses colla­borateurs, de manière à leur permettre de se l’approprier et de synthétiser les observations, remarques et proposi­tions d’amélioration. A l’issue de cette phase de consultation, une séance de travail est organisée pour examiner et discuter conjointement les proposi­tions de l’entité administrative. Une fois le plan de classement validé, les archivistes rédigent un projet de calen­drier de conservation qui est mis en consultation selon le même principe. Le référentiel de classement et de ges­tion est la synthèse du plan de classement et du calendrier de conservation. Validé par les signatures de la direction de l’entité administrative et de l’archi­viste cantonal, il contient également la liste récapitulative des documents des­tinés à être versés aux Archives de l’Etat du Valais et celle des documents desti­nés à être éliminés au terme de leur durée d’utilité légale ou administrative. Dès sa validation, il devient l’outil de gestion des documents de l’entité admi­nistrative. Il est néanmoins régulière­ment révisé en fonction des nouvelles activités attribuées à cette dernière ou des nouvelles exigences légales.

Les démarches externes

La stratégie de diffusion de ces nou­velles procédures s’organise autour de deux axes. Le premier axe réaffirme le rôle de centre de compétence qu’exer­cent les Archives de l’Etat du Valais en matière de gestion de l’information au sein de l’Administration cantonale. Le second axe porte sur la mise en œuvre systématique de la gestion des docu­ments auprès des entités administra­tives qui proposent de verser leurs ar­chives. Ainsi, ce ne sont pas moins de dix projets qui ont pu être menés depuis 2008, et quinze qui sont en cours de réalisation. Parmi ceux­-ci, il convient de mentionner le projet «Présidence», qui a permis de développer en 2009 un sys­tème de gestion des documents dans les entités administratives rattachées à la Présidence du Gouvernement, au Conseil d’Etat et aux secrétariats des chefs de département. L’objectif avoué était de provoquer une prise de conscience parmi les décideurs sur l’importance d’une gestion efficace des documents et sur le rôle des Archives de l’Etat du Valais en la matière. S’il permet désormais de maîtriser le cycle de vie des documents conservés sur support papier, le projet a surtout mis en évidence les lacunes en matière de gestion des documents électroniques. Les décideurs ont ainsi progressive­ment pris conscience de la nécessité d’implémenter un système de gestion des documents électroniques au sein de l’Administration cantonale et ils ont posé les premiers jalons du projet En­terprise Content Management, actuelle­ment en phase pilote. 

Le concept de cycle de vie du document électronique au sein de l’Administration cantonale 

Les Archives de l’Etat du Valais ont adressé, en octobre 2008, un rapport à l’intention du Conseil d’Etat, qui propo­sait un concept de cycle de vie du document électronique au sein de l’Adminis­tration cantonale, de sa création à son élimination ou à sa conservation défini­tive. Le cycle de vie du document élec­tronique constitue, en effet, un tout cohérent, qui implique de réfléchir à la fois à l’implémentation d’un système de gestion des documents électroniques et à celle d’une plate­forme de pérenni­sation et d’archivage des données élec­troniques. La phase pilote de cette plateforme, achevée le 15 mars 2010, a porté sur les collections numérisées du Ser­vice de la culture (Archives de l’Etat du Valais, Médiathèque Valais et musées cantonaux). Le passage en phase de production est prévu pour le second tri­mestre 2011. Les Archives de l’Etat du Valais seront capables, à cette date, d’ac­cueillir des versements d’archives élec­troniques produites par les différentes entités de l’Administration cantonale et de les gérer conformément aux stan­dards internationaux (norme ISO 14721). Par leurs compétences, les ar­chivistes doivent exercer un rôle central dans la définition et l’organisation de ce cycle de vie, et défendre leur point de vue «métier» par rapport à une approche strictement technique. En somme, tout projet de gestion des do­cuments électroniques doit être porté par les Archives de l’Etat du Valais. Le concept identifie et définit d’ailleurs les rôles et les responsabilités des diffé­rents intervenants dans ce domaine:

– les Archives de l’Etat du Valais ont pour mission de mettre en œuvre les procédures et les outils de gestion des documents;

– le Service cantonal de l’informatique a pour mission d’implémenter concrètement le système de gestion des documents électroniques3; 

– l’entité administrative requérante a pour mission de participer active­ ment au projet, en mettant notam­ment à disposition les ressources humaines et financières nécessaires pour y parvenir dans un délai raisonnable.

Le Conseil d’Etat, qui a pris connais­sance du rapport lors de sa séance du 16 décembre 2008, soutient cette ap­proche. Il a donné à un comité de pilo­tage le mandat d’élaborer, pour le 31 mars 2009, «un concept pour la mise en place et la généralisation d’un sys­tème de Records Management au sein de l’Administration cantonale» et «un plan d’action pour la mise en œuvre de ce système». S’il confie la direction du pro­jet aux Archives de l’Etat du Valais et place le comité de pilotage sous la pré­sidence du chef du Service de la culture, le Conseil d’Etat y intègre également des représentants de la Chancellerie d’Etat et du controlling gouvernemen­tal. Le projet est donc désormais non seulement porté par les Archives de l’Etat du Valais, mais également par les services d’état-­major de l’Administra­tion cantonale.

Le rapport «Projet Enterprise Content Management (ECM) au sein de l’Administration cantonale» 

Le rapport, remis au Conseil d’Etat le 31 mars 2009, contient quatre éléments d’organisation importants.

Le comité de pilotage juge tout d’abord nécessaire d’élargir le périmè­tre du projet au domaine de l’Enterprise Content Management. L’importance du Records Management n’est absolument pas niée, mais il paraît nécessaire, pour des raisons de meilleure acceptation de la part des collaborateurs et pour des raisons stratégiques par rapport aux au­torités politiques, de l’intégrer à un en­semble beaucoup plus vaste qui porte sur la gestion du contenu au sein de l’Administration cantonale. Le projet ECM constitue désormais la pierre an­gulaire sur laquelle doivent reposer tous les projets de gestion de l’informa­tion au sein de l’Etat du Valais; surtout, il permet de définir une stratégie cohé­rente en la matière. Parmi ceux-­ci, il convient de citer le projet «Administra­tion en ligne», qui vise à proposer des interactions et des transactions électro­niques simples, sûres, rapides et effi­caces entre les autorités cantonales, l’Administration cantonale, les com­munes, les entreprises et les citoyens, et le projet «e­Parlement», qui vise à gérer les affaires du Grand Conseil sous forme entièrement électronique.

Dans la mesure où le périmètre du projet est élargi, le comité de pilotage juge, en second lieu, nécessaire d’ad­joindre aux compétences des archivistes et des informaticiens celles des spécialistes des processus et de la ges­tion du changement  – l’acceptation du changement par tous les collaborateurs constitue à cet égard un facteur­-clé de la réussite du projet ECM. A ces quatre partenaires sont alors confiés les rôles et responsabilités suivants: 

 – les spécialistes des processus sont chargés de répertorier et d’analyser les flux d’information dans et entre les différentes entités de l’Administra­tion cantonale, ainsi qu’entre les pou­voirs (Conseil d’Etat, Grand Conseil et pouvoir judiciaire);

– les spécialistes de la gestion des do­cuments sont chargés de doter les entités administratives de procédures et d’outils de gestion des documents efficaces, et d’élaborer des directives en matière de conservation à long terme des données électroniques (for­mats de fichiers pérennes, métadon­nées descriptives, techniques et ad­ministratives);

– les spécialistes de l’informatique sont chargés d’implémenter la solution ECM retenue;

– les spécialistes de l’accompagnement et du support aux utilisateurs sont chargés de conduire le changement auprès de tous les collaborateurs.

Le travail fourni par ces quatre parte­naires serait néanmoins réduit à néant sans une adhésion totale au projet de la part de toutes les entités administra­tives. Le comité de pilotage souhaite ainsi les y impliquer fortement, afin qu’elles se l’approprient et participent activement à son développement. Une entité administrative est désormais chargée de réaliser plusieurs travaux préparatoires dans l’optique de l’implémentation de la solution ECM. Elle doit avoir nommé un ou plusieurs référents ECM, analysé ses principaux processus internes et externes, validé le référen­tiel de classement et de gestion et dé­fini les droits d’accès de ses collabora­teurs.

Enfin, le comité de pilotage a orga­nisé le projet ECM en trois phases de réalisation et selon le calendrier prévi­sionnel suivant: 

– phase de préparation (2009-­2011) 

– phase de mise en œuvre (2012­-2016) 

– phase de maintenance (à partir de 2017)

La phase de préparation demeure es­sentielle, car elle doit permettre de dé­terminer les bases nécessaires à la gé­néralisation de la solution ECM à partir de 2012. Il s’agit notamment de définir un processus transversal test, qui concerne plusieurs entités administra­tives, de choisir une solution ECM, d’évaluer les ressources humaines et financières nécessaires à la réalisation du projet, de mener plusieurs projets pilotes auprès d’entités administratives représentatives, qui ont déjà effectué ou non les travaux préparatoires décrits ci­-dessus, de manière à identifier très précisément les difficultés liées à l’intro­duction de l’ECM, et surtout d’obtenir du Grand Conseil un crédit ­cadre pour la mise en œuvre du projet à partir de 2012. Si le Conseil d’Etat a validé le concept et le plan d’action présentés par le comité de pilotage lors de sa séance du 22 mai 2009, il n’a finalement pas accordé le montant nécessaire à la réa­lisation de la phase de préparation au cours de l’année 2010. A la suite de ce refus, le comité de pilotage, soucieux de ne pas abandonner un projet essentiel pour l’Administration cantonale, a fina­lement décidé d’avancer son travail sur les aspects qui pouvaient être réalisés à l’interne et de reporter ceux qui néces­sitaient des mandats externes. Il a ainsi confié à un groupe de travail la défini­tion d’un processus transversal test. De manière à provoquer une prise de conscience parmi les décideurs sur les implications concrètes de la mise en œuvre d’une solution ECM, il a choisi de définir le processus de préparation, de traitement et de notification des dé­cisions du Conseil d’Etat. Informé de cette démarche, le président du Gou­vernement a récemment émis le sou­hait de faire du projet ECM un projet gouvernemental prioritaire et a deman­dé d’informatiser ce processus pour le 31 décembre 2010. Il s’agit désormais de profiter de cette dynamique pour gé­néraliser le système ECM selon le ca­lendrier prévisionnel établi par le co­mité de pilotage, tout en étant néan­moins conscient des aléas politiques, budgétaires et/ou autres qui pourraient en retarder la réalisation.

Au final, la mise en œuvre de la gestion des documents est un parcours de lon­gue haleine semé d’embûches. Elle im­plique un important travail d’organisa­tion des démarches auprès des entités administratives et le développement des premiers projets auprès des entités volontaires. La stratégie qui consistait à sensibiliser les décideurs à la gestion des documents s’est par ailleurs révé­lée, dans le cas de l’Administration cantonale valaisanne, payante, dans la me­sure où elle a permis la réalisation du projet « Présidence » et le lancement du projet ECM. Elle a également donné une nouvelle visibilité aux Archives de l’Etat du Valais et a favorisé leur recon­naissance en tant que centre de compé­tence en matière de gestion des docu­ments, quels qu’en soient le type et le support. Surtout, elle a montré à quel point son facteur critique de réalisation portait et porte encore sur les dé­marches organisationnelles et non pas sur les aspects techniques.