Archives privées: la charge de la collecte revue en fonction de la Déclaration universelle sur les archives

La DUA recommande:

– la reconnaissance du caractère unique des archives, à la fois témoignage authentique des activités et reflet de l’évolution des sociétés, et le caractère essentiel des archives;

– la reconnaissance de la diversité des archives, permettant de documenter l’ensemble des domaines de l’activité humaine, et la multiplicité des supports sur lesquels les archives sont créées et conservées, que ce soit le papier, le numérique, l’audiovisuel ou tout autre type;

– la reconnaissance du rôle des archivistes et de la responsabilité de tous, citoyens et archivistes, dans la gestion des archives.

Dans le contexte canadien, les archives privées sont celles qui ne sont pas incluses dans les fonds d’archives publiques, mais que ces institutions peuvent avoir acquises. Les archives privées comprennent les archives courantes, intermédiaires et historiques produites par les individus, les familles, les associations, les communautés religieuses et les entreprises privées. Elles sont nécessaires pour comprendre les individus, la société, l’identité individuelle et collective les ayant créées.

Les recommandations de la DUA: un défi

Les principes de la DUA présentent des défis pour la collecte des archives privées. Le caractère unique, essentiel et diversifié des archives se retrouve, en pratique, dans les thèmes sur lesquels est basée la collecte des documents privés ayant une valeur à long terme. La sélection de ces archives a lieu dans l’immédiat et est irréversible; cette évaluation du matériel ayant une valeur à long terme se fait donc pour les prochaines générations de chercheurs en fonction du travail des archivistes décidant maintenant ce qu’il faut garder.

Au niveau de la collecte des archives, la DUA établit des buts, tels que la protection des droits des citoyens, la constitution de la mémoire individuelle et collective, la compréhension du passé, la documentation du présent et la préparation de l’avenir. La sélection des documents rattachée à ces domaines est recommandée par la DUA, mais non définie précisément, afin de favoriser une collecte maximale de matériel à l’échelle de la planète. Cette absence de critères peut rendre la sélection plus difficile en pratique. Les archivistes restent libres de définir et d’appliquer des méthodes de sélection en fonction des procédures de leurs institutions. Ils décident s’ils veulent privilégier certains thèmes dans leurs acquisitions ou préserver des échantillons de la société actuelle et historique, le plus souvent en accord avec le mandat de leur institution. Par contre, les initiatives particulières et les critères de sélection des archivistes interprétant le mandat de leur institution, ainsi que le montant des ressources financières, jouent aussi un rôle dans la collecte des archives

privées. Celles-ci, même si elles ont été

données à des centres d’archives publiques,

s’accumulent souvent selon le

choix des archivistes. De plus, dans des

périodes de restrictions financières, les

archives privées peuvent être considérées

par les institutions les ayant acquises

comme un luxe ou un fardeau

financier, à moins de générer des revenus

via leur utilisation et reproduction.

La DUA insiste sur la protection des

droits des citoyens et la constitution de

la mémoire individuelle et collective.

Ces principes de la DUA sont particulièrement

nécessaires dans les régions,

nombreuses sur la planète, où sévissent

des guerres, de l’oppression et des problèmes

politiques. Dans ces zones, les

archivistes risquent d’être fortement

influencés, dans leur collecte d’archives

privées, par le pouvoir politique en

place et par les normes de la société

dans laquelle ils évoluent; ceci les oblige

à une collecte qui appuiera délibérément

les oppresseurs plutôt que les

opprimés. Ce type de collecte d’archives

se fait alors pour la mémoire collective

et non pas la mémoire individuelle qui

est celle des opprimés, supprimée par

le pouvoir en place. Cette collecte d’archives

collectives est alors entièrement

biaisée, ce à quoi s’oppose ouvertement

la DUA qui mentionne la mémoire individuelle

comme étant aussi importante

que la mémoire collective.

Choix des thèmes et gestion des supports

Quels sont les thèmes à établir pour documenter objectivement, à travers la collecte, la mémoire individuelle et collective? Il n’existe pas de réponse absolue, mais pour documenter l’identité d’une société, des archives relevant de certains thèmes sont à privilégier: la langue utilisée, l’économie, l’agriculture, l’industrie, le transport, la vie poI

litique, les croyances religieuses, les activités intellectuelles, les arts et loisirs, les soins de santé, la condition féminine et la jeunesse, les moyens de communication.
La multiplicité des supports constitutive des fonds d’archives privées, recommandée par la DUA, représente des défis au niveau de l’acquisition, de la préservation, de la gestion et de la diffusion du matériel audiovisuel et numérique. Il faut repérer le matériel archivistique privé avant sa détérioration, ceci est encore plus vrai pour les documents audiovisuels et numériques que pour les archives textuelles un peu plus faciles à restaurer.
Il faut relever que les archives numériques privées restent encore mal représentées dans les services d’archives, à cause des difficultés associées à leur traitement, lisibilité et intelligibilité poussant souvent le personnel à ne pas les acquérir, à moins d’avoir les moyens de bien les gérer, ou bien parfois à les acquérir sans les traiter, ou même à imprimer le contenu et jeter le support numérique.

La gestion des divers supports demande aux archivistes et aux usagers de changer la façon de travailler, d’utiliser des programmes et des équipements techniques, toutes choses qui bloquent l’accès direct à l’information. Cette gestion exige des connaissances spécifiques, par exemple pour rendre les documents audiovisuels plus faciles d’accès avec l’utilisation du numérique. La description détaillée du contenu, nécessaire pour l’accès aux documents audiovisuels et numériques mais moins nécessaire pour les documents imprimés faciles à feuilleter, demande beaucoup de temps et d’équipements par rapport aux outils de recherche développés pour les documents textuels. De plus, à cause de la technologie de production et de visionnement évoluant continuellement et très rapidement, du besoin de maintenir un programme pour consulter les documents audiovisuels et numériques, et des conditions de préservation associées à ce matériel, il faut avoir accès à un financement stable et généreux pour avoir la main d’oeuvre nécessaire à la gestion de ces documents et pour assurer la préservation de ce type d’archives privées. Pour ne citer que quelques exemples, rappelons qu’il faut conserver ce matériel à des températures très basses, voire geler les films et les vidéos, et évidemment à intervalles réguliers, copier le matériel numérique pour le transférer de systèmes tombés en désuétude souvent après 10 ans. A noter qu’il faut aussi prévoir un équipement pour la consultation par les chercheurs, le plus souvent des professionnels qui, sans description détaillée et sans index, ne pourront accéder au contenu des archives privées audiovisuelles et numériques.

Ressources humaines et financement

Lors de la collecte des documents, les archivistes doivent aussi s’assurer
d’avoir les ressources humaines et financières pour gérer, préserver en attente d’une réutilisation et rendre accessibles ces documents. Idéalement, l’obsolescence des supports numériques et le besoin d’un espace de stockage suffisant ne devraient jamais être un critère de sélection au moment de la collecte; le numérique devrait au contraire être vu comme un moyen facilitant la diffusion et la consultation. En
ce sens, la DUA comprenant les défis représentés par l’audiovisuel et le numérique a raison de protéger ce matériel et d’en encourager la collecte. La DUA, basée sur des principes démocratiques, en insistant sur les différents supports, protège aussi l’histoire orale des peuples n’utilisant pas le papier pour transmettre leur mémoire.

Quant à la responsabilité de tous recommandée par la DUA, elle est en partie la conséquence des activités des archivistes, travaillant avec les créateurs privés pour les rendre conscients de la valeur sociale à long terme de leurs archives afin de mettre en valeur ces archives. Les liens avec les créateurs et la prise de conscience des créateurs doivent inciter les producteurs de fonds privés à conserver proprement leurs
archives, à la maison ou sur leur lieu de travail, et à donner par la suite ces fonds aux centres d’archives.
La perte des archives privées est toujours un risque très réel puisque souvent aucune institution stable et aucune législation ne les protège vraiment. A la différence des archives publiques, les archives privées, en général sans calendrier de conservation, risquent plus facilement de disparaître au cours d’un nettoyage ou d’un changement de domicile, d’être irréversiblement endommagées dans un garage, une cave ou un grenier, ou d’être réduites au contenu d’un coffre-fort ou d’un album.

L’importance du réseautage

Le réseautage et les relations humaines avec les créateurs privés sont essentiels: on fait souvent la collecte des archives privées petit à petit, au fur et à mesure que les archivistes font connaissance avec les membres de la famille ou de la communauté. L’archiviste doit être apprécié
par le donateur avant d’acquérir son matériel. Dans le cas contraire, si un fonds est donné d’un seul coup, cette donation est en général le résultat d’une suite de contacts prolongés et de négociations entre les archivistes et les créateurs/donateurs. Les fonds d’archives privées peuvent aussi sortir de la région où ils ont été créés, d’où l’importance pour les archivistes d’être vigilants si des services d’archives locaux sont plus appropriés pour acquérir ces archives. A cela s’ajoute la difficulté que le réseautage et les relations avec les donateurs privés, essentiels pour réussir un programme de collecte dans le privé, ne font pas partie de la formation des archivistes ni de la théorie archivistique; par conséquent ces compétences doivent souvent être acquises sur le lieu de travail.

Du point de vue pratique, le réseautage avec les donateurs potentiels peut débuter à l’aide d’entrevues à la radio et à la télévision pour sensibiliser le public sur l’importance des archives privées, à
l’aide de programmes scolaires utilisant les archives, de conférences publiques, de contacts avec les décideurs, les politiciens et les sociétés généalogiques et historiques, ainsi qu’à l’aide de visites privées chez les donateurs. Certains anniversaires d’événements ou la Journée internationale des archives, le 9 juin, peuvent aussi être utilisés pour promouvoir les archives et communiquer avec les donateurs potentiels d’archives privées.
Avant la donation ou au moment de la donation, les créateurs privés peuvent travailler avec les archivistes, en mettant de l’ordre dans leurs documents, en fonction des besoins des archivistes, en fournissant des renseignements sur les documents et en transférant à l’institution d’archives, les droits de propriété physique et intellectuelle sans établir de restrictions déraisonnables. Ainsi, la collecte et les autres activités de mise en valeur des archives privées deviennent la responsabilité de tous comme le recommande la DUA.
Les archivistes du groupe de travail ayant développé la DUA ont fait rentrer dans le contenu de la déclaration des éléments qui leur étaient familiers et qu’ils jugeaient importants pour sensibiliser le public à la cause des archives. La DUA est le premier document à l’échelle de la planète pouvant servir de guide dans la collecte des archives. Elle s’adresse à toutes les cultures et a été traduite, jusqu’à maintenant, dans près de 30 langues pour favoriser une audience universelle.