Des archives papier au système de gestion de contenu d’entreprise

economiesuisse possède à son siège zurichois une petite unité pour les services d’information (SI). Les clients de ce dernier sont d’abord les collaborateurs de la fédération elle-même. Les membres ainsi que, dans une moindre mesure, le grand public peuvent également solliciter des recherches. Une des tâches centrales du SI reste, comme par le passé, le monitoring des médias. Une activité qui se reflète dans le catalogue de produits du service d’information.

Envois directs
La tâche de lectorat consiste à parcourir chaque jour neuf quotidiens ainsi que la presse dominicale et hebdomadaire. L’équipe relève ainsi les articles, interviews et commentaires pertinents pour les communiquer aux collaborateurs en fonction des thématiques suivies par chacun. Ce dossier est complété d’articles tirés de publications spécialisées, de bulletins d’information de partis, de publications d’associations, etc.

Banque de données presse et bibliothèque
Les contributions sélectionnées, pertinentes du point de vue de la politique économique, sont clippées électroniquement, leur contenu indexé sur la base d’un thésaurus, puis mis à la disposition des collaborateurs pour leurs recherches dans la banque de données presse interne à economiesuisse, (voir le diagramme de flux). Cette banque de données contient en outre de la littérature grise, des publications d’economisuisse ainsi que l’ensemble du fonds de la bibliothèque.

Les archives presse remontent au début des années 90 et contiennent actuellement quelque 225 000 articles de journaux et de revues.

Revue de presse
La revue de presse a été confiée à la société Argus. Entièrement automatisée, elle nous parvient quotidiennement. Elle comprend des articles provenant des publications les plus lues. La deuxième revue de presse, qui vient compléter la première, est faite par le team SI à partir d’autres médias écrits, d’émissions de radio et de TV ainsi que de sources Internet (médias sociaux, portails de news); cette deuxième revue est envoyée par courriel dans la matinée. Celle-ci repose sur une sélection manuelle dans l’Argus-Avenue, une plateforme de monitoring intégrée.

Afin de soutenir dans ses tâches le team d’economiesuisse chargé des campagnes, le SI organise également des revues de presse thématiques, qui sont envoyées directement par l’Argus aux collaborateurs concernés. Elles constituent un instrument important pour la gestion stratégique des campagnes.

Recherches
Les collaborateurs d’economiesuisse peuvent demander au SI d’effectuer une recherche. L’équipe fournit les informations appropriées tirées des publications d’economiesuisse, de la banque de données presse et de la bibliothèque, ou provenant d’autres sources d’information. Cette prestation, également utilisée par des membres, est mise à la disposition de personnes externes via un formulaire de recherche accessible sur le site web d’economiesuisse.

Revues, livres
Les tâches du SI comprennent par ailleurs les fonctions classiques d’un service I+D, telles que l’acquisition d’ouvrages, la gestion des abonnements aux revues et la circulation de ces dernières ainsi que la gestion d’une large gamme de journaux.

Archives de l’organisation
La coordination et la gestion des archives de l’organisation figurent également parmi les tâches du SI, même si ces dernières sont quelque peu en retrait par rapport à ses principales activités quotidiennes.

Les services d’information de la SDES au fil du temps

Le team SI se compose actuellement de trois spécialistes de l’information ainsi que d’un assistant I+D, qui totalisent un taux d’activité de 260 pour cent. Avant la fusion, la SDES disposait d’un service d’information (un poste), qui a été maintenu lors du regroupement. Il n’y avait par contre aucun service de ce type au Vorort.
Les services ont été renforcés les années qui ont suivi le regroupement et le team s’est étoffé en conséquence. En 2007, ce développement connut une interruption. Une réorganisation de l’association faîtière entraîna une division par deux du pourcentage des postes dévolus au SI, accompagnée d’une réduction et d’une transformation radicale des fonds. La conservation physique des revues, annuaires et rapports d’activité fut fortement réduite. La vaste bibliothèque du Vorort fut totalement liquidée, à l’exception des acquisitions les plus récentes. Le travail consacré à la banque de données articles a été réduit à un niveau raisonnable et la diversité des thèmes réduite à l’essentiel. Au lieu des 50 articles quotidiens (au milieu des années 90), seule une dizaine sont désormais enregistrés quotidiennement. La numérisation croissante des produits imprimés et leur disponibilité via l’Internet ont évidemment laissé des traces.
Même si les premiers pas dans la numérisation avaient été faits au début des années 90 déjà avec l’introduction de la wfBase (prédécesseur de l’actuelle banque de données presse), l’année 2007 fut celle de la transition du centre de documentation classique avec de vastes archives papier vers un service d’information toujours plus basé sur le numérique. Il était également question à l’époque de renoncer totalement à la maintenance d’une banque de données presse spécifique, étant donné que la base de données suisse des médias Swissdox offre également depuis quelque temps une grande partie de ces contenus. Le fait que Swissdox permette uniquement de faire des recherches plein texte et que les ressources ne sont pas indexées présente toutefois des inconvénients. Si l’on veut rassembler en peu de temps un dossier le plus complet possible sur un thème, alors il faut souvent parcourir de très longues listes de réponses et ouvrir d’innombrables documents qui, en plus d’être payants, peuvent également se révéler non pertinents.

Les capacités du SI en termes de personnel ne sont pas gravées dans le marbre. Les services offerts doivent être constamment justifiés. Le team répond à cette contrainte en procédant à intervalles irréguliers à des analyses des besoins et à des sondages concernant les produits proposés. Même s’il s’agit pour l’essentiel de clients internes, les produits doivent être «vendus». La qualité et la visibilité sont déterminantes dans ce contexte.

Les archives de l’organisation

Selon des directives internes, les archives historiques d’economiesuisse doivent présenter d’une manière transparente et compréhensible les décisions et les activités de l’organisation sur une longue période. Actuellement, elles contiennent plus de mille boîtes d’archives, 60 affiches, des publications d’economiesuisse ainsi que d’autres objets.

Les documents d’archives des organisations originelles, à savoir le Vorort et la SDES, qui remontent à la création de la première en 1870, ont été, depuis 1991, remis en plusieurs étapes aux Archives suisses d’histoire contemporaine de l’EPFZ, pour l’archivage à long terme. La convention de dépôt conclue au départ a été transformée en don en 2006, et confirme notamment la consultation dans le respect des délais de protection. L’archivage à long terme des documents d’archives physiques d’economiesuisse est encore ouvert pour l’instant.

De nombreux documents ont été remis au team SI les premières années qui ont suivi la fusion. C’est également à cette époque que l’on a introduit le nouveau logiciel de gestion bibliothécaire, qui permettait de créer un module de banque de données spécifique pour les archives. Près de la totalité du fonds resté sur le site de Zurich a été ensuite répertorié et ainsi rendu plus facilement accessible pour des recherches. La numérisation des processus et des documents diminue toujours plus l’afflux de documents physiques. La réalité correspond de moins en moins au monde idéal qui avait été défini autrefois dans les directives internes en matière d’archives. C’est ainsi que, par exemple, tous les documents prévus pour l’archivage à long terme devraient être stockés sous forme papier. Le cycle de vie des documents physiques n’est plus le même. Il faudrait donc garantir que les documents numériques pertinents pour les archives soient stockés dans l’Intranet et pourvus de métadonnées. Mais le SI est toutefois encore loin de cet idéal.

Projet d’archivage

En 2013, décision est prise de remplacer le plus rapidement possible le logiciel des archives de presse qui n’a pas été développé comme souhaité. Le logiciel Faust utilisé jusque-là ne satisfaisait plus les exigences en matière de flexibilité des formats de données et d’ouverture.
Un projet a été lancé dans la foulée, qui devait permettre de faire d’une pierre trois coups. La question de l’archivage à long terme des documents numériques n’était pas et n’est toujours pas résolue au sein de l’organisation. A quoi s’ajoutait le fait que l’information était perçue comme étant de plus en plus dispersée chez economiesuisse. Il manquait un moteur de recherche, qui permette de saisir tous les composants via une interface unique. L’organisation a donc évalué plusieurs systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Le choix s’est porté sur hyparchive de la société dataglobal, qui offre une solution intégrée en collaboration avec le développeur de moteurs de recherche Intrafind. La société dataglobal met à disposition la banque de données et Intrafind l’interface de recherche intégrée iFinder. Le projet comportait plusieurs phases. Tous les volets du paysage de l’information d’economiesuisse devaient être progressivement intégrés (Intranet, courriel, Extranet et sites web). A ce jour, les archives presse et l’Intranet ont été réalisés.

La décision d’opter pour une solution intégrée pour tous les composants du paysage de l’information d’economiesuisse a évidemment été prise en tenant compte des coûts. Pour le SI, il s’agissait toutefois également d’évaluer les avantages et les inconvénients au niveau des exigences techniques spécifiques. Une solution ECM offre indubitablement l’avantage d’une visibilité accrue des produits au sein de l’organisation et une meilleure intégration dans le paysage de l’information. Les inconvénients n’ont été constatés qu’en cours de projet. Le travail de transfert des fonctions et de la structure des documents des archives presse a par exemple été clairement sous-estimé. Un ECM n’est pas comparable à un logiciel d’archivage ou de gestion bibliothécaire. La prise en charge du thésaurus, des indices contrôlés des contenus de champs ou la possibilité de corriger des groupes de données manquaient dans la configuration de base et devaient être programmés en sus. En d’autres termes, le SI a dû renoncer à des fonctionnalités appréciées et choisir entre l’indispensable et ce qui était simplement souhaitable. L’harmonisation des différents composants (banque de données, logiciel de recherche, logiciel de clipping, thésaurus) n’alla pas sans problème non plus. Il a fallu encore adapter voire développer plusieurs interfaces.

Se pose pour terminer la question de savoir si le problème de l’archivage à long terme est désormais résolu. La réponse est oui et non. Pour l’instant, seuls les documents des archives presse sont archivés dans hyparchive. Les autres documents de l’organisation faîtière sont saisis via le moteur de recherche commun. La solution présente néanmoins un potentiel de développement de sorte qu’un premier pas a été fait dans la bonne direction.