CECO (KOST) et Archives de l’Etat de Fribourg : compte rendu d’une collaboration

Les Archives de l’Etat de Fribourg (AEF) sont membres du CECO (Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques) depuis 2004, soit bien avant l’élaboration, dans le canton, des premières réflexions concrètes en matière d’archivage numérique. Les normes et standards publiés, ainsi que les différents ateliers et formations proposés par le CECO, ont favorisé, chez les collaborateurs des AEF, le développement progressif d’une opinion et d’un savoir dans ce domaine.

Depuis 2013, les AEF collaborent avec le CECO sur un axe plus concret. En effet, le Canton de Fribourg est désormais le plus gros client du projet arcun (à la fois un terme romanche signifiant «grenier» et l’abréviation de «archival repository for collaborative use») : il s’agit de la mise à disposition d’un espace mémoire, pour l’archivage à long terme de données numériques, en faveur des archives membres du CECO¹. Considérée comme transitoire, cette solution de bitstream preservation permet tout au moins de mettre en sécurité les données numériques les plus précieuses, notamment celles issues des campagnes de numérisation des AEF.

En outre, les AEF poursuivent leur collaboration avec le CECO en lui confiant la rédaction de deux documents très importants pour l’avancement des démarches en matière d’archivage numérique. 

• Le premier, élaboré en 2015 et intitulé «Vue générale du futur entrepôt numérique des AEF», détaille les besoins en archivage numérique de l’administration fribourgeoise, présente des alternatives de solutions sous la forme de variantes et traduit les solutions en chiffres budgétaires analytiques. Ce rapport a été rédigé par le CECO, sur la base de réflexions menées conjointement avec les AEF, le Service de l’informatique et des télécommunications et le Service du personnel – secteur organisation. Avec les chiffres estimés, il a servi de base à la demande de budget pour 2017. 
• Le second document est en cours d’élaboration et s’intitule «Politique d’archivage numérique». Destiné au public, il sera notamment la réponse officielle des AEF aux tâches identifiées par la stratégie de cyberadministration de l’Etat de Fribourg². Il permettra aussi de clarifier certains questionnements exprimés lors de la
  consultation précédant l’adoption de la nouvelle loi du 10 septembre 2015 sur l’archivage et les Archives de l’Etat (LArch), en vigueur depuis le 1er janvier 2016³. 

Pour avancer dans ce domaine très technique, il s’est avéré essentiel de pouvoir disposer de l’appui d’un prestataire externe disposant du savoir et d’une forte expérience. La décision récente du CECO d’accepter des mandats de ce type est donc arrivée à point nommé. Les AEF souhaitaient expressément éviter de confier un mandat à un prestataire qui pourrait par la suite vendre une solution concrète. On attendait du mandataire de disposer d’une vaste connaissance du panorama archivistique suisse, de bénéficier d’un maximum de retours d’expérience et d’être capable de porter un regard compétent mais aussi le plus neutre possible, sur les différentes solutions existantes ou en cours de développement dans le pays.

Forts de cette longue relation de confiance et de collaboration avec le CECO, nous avons rapidement fait notre choix. En effet, étant déjà bien connu de notre service informatique, le CECO est un prestataire très bien référencé et en mesure de rédiger des documents dotés d’une excellente crédibilité. En outre, ces documents devant servir à convaincre les autorités du bien-fondé des démarches proposées et à fournir des chiffres réalistes, il s’est avéré essentiel de faire appel à un consultant connu, crédible et fiable.

De plus, cette nouvelle collaboration permet de démontrer aux autorités l’importance de la contribution annuelle du canton au CECO, un investissement rentable. En effet, il est à relever qu’en tant qu’archives membres, les conditions financières sont très favorables : deux jours de travail par année sont compris dans notre cotisation, ce qui permet d’économiser quatre jours en répartissant le mandat sur deux années. Il s’agit d’un argument de poids lorsque l’on est confronté à des mesures d’économies budgétaires.

Les travaux de rédaction de chaque document se sont développés sur plusieurs mois, alternant séances et phases de rédaction ou de révision. La collaboration a été en tout temps très agréable et s’est poursuivie dans un environnement ouvert à la discussion et à la critique. On pourrait, à ce propos, constater la limite du CECO dans le manque d’expérience pratique, un handicap amplement compensé, à notre avis, par le savoir accumulé en plus de dix ans. Pour un canton tel que Fribourg, les compétences parfaitement bilingues du CECO, autant dans le cadre des séances que de la rédaction, ont été particulièrement appréciées. Reste maintenant à espérer que ces documents convaincront les décideurs et que le Canton de Fribourg puisse progresser vers une solution d’archivage numérique à long terme.