Approche méthodologique pour un nouveau bâtiment d’archives

Les Archives de l’État de Neuchâtel sont conservées depuis plus d’un siècle dans une structure de quatre étages, au sol en briques de verre, située dans le château de Neuchâtel. Ce «palais de cristal» est devenu obsolète¹, à tel point que les conditions de sécurité et de conservation ne répondent plus aux normes actuelles. Au site principal s’ajoutent cinq locaux externes, qui n’offrent pas non plus de bonnes conditions de conservation et qui rendent en outre l’accès aux archives peu rationnel en raison des fréquents déplacements de personnel et de documents. Ces dépôts arriveront à saturation à court terme.
Fort de ce constat, l’office des archives de l’État de Neuchâtel (OAEN) a déposé en 2015 une demande de projet NCA («Nouveau Centre d’Archives») auprès du Conseil d’État, qui l’a acceptée. L’OAEN a communiqué au sujet du besoin en nouveau bâtiment via la presse² et lors des portes ouvertes de juin 2017, à l’occasion desquelles diverses actualités des Archives de l’État ont été présentées, dont le projet de NCA.
Le cadre organisationnel de ce projet de construction passe par la mise sur pied d’une commission de planification (CP) et d’un comité de pilotage (CoPil). Au centre se trouvent les acteurs principaux «métier»: l’OAEN (l’archiviste cantonal et son adjointe, également cheffe de projet) et le service des bâtiments (SBAT) (l’architecte cantonal et son adjoint, responsable de projet) ainsi que leurs hiérarchies respectives (la cheffe du service de la culture et deux conseillers d’État). Le travail est mené à bien conjointement entre les archivistes et le SBAT, en particulier l’architecte cantonal adjoint, Jean-Michel Deicher. L’expertise du SBAT tout au long du processus est déterminante par son apport de connaissances dans les domaines de la construction, des projets architecturaux et des bâtiments ou terrains potentiels pour le NCA. De leur côté, les archivistes – secondés par le conseiller en conservation Andrea Giovannini – ont défini les besoins. En effet, une définition claire des besoins est un préalable indispensable à tout projet architectural, pour une rénovation comme pour une nouvelle construction. La solution d’un seul bâtiment, neuf ou à rénover, pour regrouper l’ensemble des archives, actuelles et à futur (vision à 50 ans), a été plébiscitée. Ce choix résoudra tout à la fois la question de la sécurité, de la rationalité du cadre de travail et du besoin en surfaces. Concernant ce dernier point, il s’agit essentiellement de dépôts dont la nature doit garantir la sécurité des collections et un bon climat de conservation (température et humidité relative). Notre préférence va à un système de régulation naturelle (principalement par les propriétés de l’enveloppe du bâtiment) pour ne pas se rendre otages de la technique.
Le besoin en mètres-linéaires de dépôts a fait l’objet d’un calcul d’accroissement prenant en compte les deux paramètres suivants: l’estimation de la bascule de l'administration dans le «sans papier» et le calcul du volume de documents en archivage intermédiaire en attente de versement. Pour y parvenir, l’OAEN a entrepris une tournée minutieuse dans chaque entité soumise à sa supervision en 2016-2017. Les rapports des espaces entre eux pour le futur bâtiment ont été définis par un schéma d’organisation qui illustre les locaux, leur compartimentage et les voies de circulation pour les documents, le personnel de l’OAEN et les usagers.

Le SBAT a procédé à un repérage de potentiels terrains à bâtir ou des bâtiments à transformer sur le territoire cantonal. Il a ainsi proposé 16 sites et une méthodologie inspirée de la méthode Albatros³, qui a été adaptée. Cette grille va au-delà des seuls besoins archivistiques, et c’est justement en cela que son apport est significatif. La problématique est élargie, on y traite aussi les questions de mitage du territoire, d’impact en termes de transport, de revalorisation du bâti, etc. Elle a été appliquée pour chaque site, comme dans l’exemple ci-après.

L’analyse des sites proposés a été très systématique et identique pour chacun d’entre eux. Il s’en est suivi un calcul d’évaluation, présenté à la CP, qui a fait un premier choix à remonter au CoPil. Quatre sites ont alors été retenus, dont l’étude approfondie (étude de faisabilité) a été confiée à un bureau d’architecture indépendant. Se fondant sur un ensemble de critères constants (propriété, qualité des sous-sols, contraintes de plans de quartier, dangers naturels, risques dus au voisinage, travaux préparatoires à prévoir, etc.), cette étude a permis de vérifier la faisabilité effective du programme des archives dans le bâtiment ou la parcelle sélectionnés et d’estimer un ordre de grandeur de coûts. Cette analyse a apporté des éléments tangibles pour se prononcer sur le site à privilégier.
Les résultats de l’étude de faisabilité ont été présentés au CoPil, puis seront remontés au Conseil d’État pour le choix définitif du site. Les étapes suivantes seront: demande de crédit d’étude; concours d’architecture; avant-projet ; projet; demande de crédit de construction; chantier; mise en service et enfin déménagement. Le calendrier prévisionnel nous amène à 2025-2026 pour une entrée dans les nouveaux locaux. L’entier du processus aura pris une dizaine d’années.
Cette méthode de travail a permis de maintenir une unité de traitement tout au long du processus et d’insérer de nouveaux sites dans la liste initiale sans que cela ne perturbe la démarche d’évaluation. Elle a en outre déterminé une base d’acquis communs entre l’OAEN, le SBAT, le conseiller en conservation et le CoPil, base qui a assuré une démarche cohérente et collaborative.