Le dossier phare de la formation

En plus de l’archivage électronique qui domine les travaux au sein de l’AAS et que nous avons traité plus haut, la question de la formation occupe une place prééminente dans les activités de l’AA. Elle recouvre plusieurs réalités qui sont présentées et commentées ci-après.

Les décisions en matière de formation prises lors du Congrès BDA, de septembre 1994 à Lausanne, d’introduire des filières communes de formation à différents niveaux des métiers d’archiviste, bibliothécaire et documentaliste, avec des passerelles possibles entre les niveaux, vont forcer les associations faîtières à s’impliquer lourdement.

A cet effet, une Délégation transversale à la formation professionnelle en information documentaire est instituée en novembre 1994. et représente les intérêts associatifs devant les partenaires : Confédération, cantons et établissements de formation. Sa priorité est allée à l’apprentissage d’assistant en information documentaire, appelé à remplir des tâches qui, jusqu’alors, étaient attribuées à du personnel sans formation spécifique, et pour lequel tout ou presque est à concevoir. L’AAS a apporté sa contribution, sans pour autant se prévaloir d’une tradition dans le domaine et des besoins immédiats de recrutement. C’est en fait la seule qui existe entre les associations.

Malgré une déclaration solennelle parue dans le numéro d’Arbido, 4/1998, «Pour un nouveau printemps de la formation continue », et contresignée par les présidents des trois associations, le dossier n’a pas rencontré le succès escomptée.

La délégation à la formation I + D

La démarche de regrouper l’ensemble du spectre professionnel de l’information dans une même filière a requis des efforts de compréhension entre les partenaires, coincés entre les traditions associatives et les réticences à intégrer des parts professionnelles voisines. Elle a exigé la mise en place de plusieurs commissions (cours, surveillance, développement professionnel et qualité de la formation) à la fois pour satisfaire les critères de l’Office fédéral de la formation professionnelle et de la technologie et pour pouvoir s’appliquer sur le plan national. Le secrétariat central, installé à Berne, a assuré la coordination entre les différents intervenants et la diffusion des résultats. Des ajustements nombreux ont été opérés en fonction des bilans de formation, il a fallu surmonter raisonnablement les divergences régionales et les intérêts discordants des écoles professionnelles, passer au-delà des intérêts sectoriels, locaux ou particuliers

Au-delà des étapes du cursus et des matières à enseigner, la solidarité entre les associations commandait la rédaction d’outils didactiques pour les entreprises, le choix de lieux d’enseignement et la clarification des critères d’admission. De plus, la considération d’une telle formation a mis du temps à s’imposer auprès des employeurs, longtemps dévaluée du point de vue salarial durant la période d’apprentissage. De nombreux efforts ont été depuis consentis pour rendre la filière attractive.

L’apprentissage dure trois ans, il permet l’acquisition de connaissances métier acquises au sein de l’entreprise et dans une école professionnelle, à Berne, Genève, Lausanne ou Zurich. Le certificat d’«agent (e) en information documentaire» a été remplacé en 2008 par celui d’«assistant (e) en information documentaire» (AID).

Nous nous en tenons ici aux étapes principales.

La loi du 6 octobre 1995 sur les hautes écoles spécialisées accorde en 1998, le «label HES» pour Haute Ecole Spécialisée à l’Ecole d’ingénieurs de Coire et à l’Ecole supérieure d’information documentaire de Genève, non sans créer des tensions en raison du rejet de la candidature de l’Ecole de Lucerne.

En automne 1998, deux classes d’apprentis d’environ vingt apprentis sont ouvertes, l’une à Lausanne, l’autre à Zurich. Les premiers certificats sont délivrés en 2001. Les archivistes jugent le contenu des programmes peu archivistique.

Déjà en août 2000, la délégation prit l’initiative d’une enquête auprès de toutes les entreprises formatrices et d’apprentis, afin d'établir le bilan de la première année la nouvelle formation. Son parti pris est de tirer des leçons de la réalité du terrain, et non de s’en tenir à des débats théoriques. Elle prend ainsi la mesure des tâches à accomplir. En effet, la nature même de la formation par l'apprentissage fait reposer sur les associations professionnelles l'entier de la responsabilité de l'aspect technique de la formation (y compris pour les cours professionnels, sur lesquels les écoles ne peuvent exercer qu'un contrôle administratif), ainsi que l'essentiel de la coordination entre les nombreux acteurs de celle-ci. Mais, au lieu d’y voir un poids, la délégation jugea la démarche comme étant une chance.

La rédaction par plusieurs groupes des principes fondamentaux les principes fondamentaux pour les entreprises, les écoles professionnelles et les cours interentreprises a justifié le changement en 2008 de la fonction, déjà mentionné plus haut. Cette décision coïncide avec la réforme de la formation professionnelle initiale.

L’année 2012 a été placée sous le signe de la première procédure de qualification de la nouvelle formation initiale d’agent-e en information documentaire CFC. Cette procédure intègre en particulier un Travail Pratique Prescrit (TPP) réalisé dans les entreprises formatrices, ce qui a permis pour la première fois de tester, sur leur lieu de travail en entreprise, les compétences professionnelles opérationnelles des personnes en formation : intégrer des fonds d’archives, inscrire, renseigner des «usagers», rechercher des informations, effectuer une commande, prêter, ranger et cataloguer divers documents. Les TPP ont eu deux effets inattendus mais très appréciables: D’une part les objectifs évaluateurs du plan de formation sont devenus plus concrets pour de nombreuses entreprises formatrices ; d’autre part, les expert-e-s aux examens ont acquis au fil de leurs déplacements une vision plus claire de la pratique d’autres entreprises que la leur.

C’est également en 2012 que la Délégation à la formation adopte un règlement sur l’organisation des cours interentreprises et élabore des directives nationales qui harmonisent les conditions générales des contrôles de compétences dans les Cours Interentreprises (CIE),. En parallèle, des recommandations sont émises pour l’organisation et la réalisation de stages externes (Archives, bibliothèques, centres de documentation) pendant la formation initiale d’agent-e-s en information documentaire. Un plan d’études Standard pour l’enseignement des connaissances professionnelles aux agent-e-s en information documentaire CFC a pu être émis en collaboration avec des écoles professionnelles de Suisse alémanique et de Suisse romande.

Au début 2013, la Délégation à la formation a procédé à une enquête auprès de toutes les personnes directement concernées par la formation initiale I+D, que ce soit au sein des écoles professionnelles, des entreprises ou encore des commissions des cours interentreprises. Elle a en outre intégré explicitement les apprenti-e-s I+D, les agent-e-s I+D récemment diplômé-e-s, la direction des entreprises de formation ainsi que les quatre chefs experts responsables de la réalisation de la procédure de qualification. Au total, 478 questionnaires ont été adressés, 194 ont été retournés, ce qui correspond à un taux de 40% de réponses reçues, pourcentage toutefois nettement inférieur en Suisse romande qu’en Suisse alémanique. Il ressort des résultats que la formation initiale est jugée très positive et que le plan de formation actuel jouit d’un accueil largement favorable: 59% des personnes attribuent la note «bon» à «très bon», 31% la note «satisfaisant». Les appréciations du domaine «Direction» dépassent même légèrement ces niveaux favorables. Selon les responsables du moment, le plan de formation peut être maintenu en l’état, il s’agit tout au plus de l’optimiser.

L’année d’apprentissage 2015 marque l’entrée en vigueur, sans accroc, du nouveau plan de formation qui constitue la base de la formation des AID. Celui-ci dispose de tous les documents, annexes et des directives, traduits dans les trois langues officielles. Il sera appliqué jusqu’en 2017 dont le tableau atteste la réussite de 100 candidats sur 101 ayant suivi l’apprentissage.

L’année 2022 voit la finalisation du projet de nouvelle ordonnance sur la formation professionnelle et du plan de formation I+D. Il appartient désormais aux formateurs des différents services d’archives d’accompagner au mieux les apprentis dans cette formation révisée et de garantir ainsi la qualité d’une formation professionnelle de plus en plus accaparante qui doit faire face aux mutations de la société contemporaine.

Le spécialiste en information documentaire

Cette formation correspond au niveau bachelor se suit aujourd’hui dans une HES, à savoir à la Haute Ecole de gestion, à Genève, pour la formation francophone, et à la Fachhochschule de Coire, pour l’enseignement en allemand. Sans qu’ils se superposent les programmes des deux écoles se caractérisent par une certaine polyvalence : ils préparent à l’exercice des différents métiers en sciences de l’information. Conçus au départ de manière largement indépendante, ils se sont enrichis depuis des principales fonctions de l’archivage, sous les effets d’un corps professoral formé d’archivistes chevronnés.

La durée normale de cette formation, organisée en modules, est de six semestres, de 4 à 4 ½ en emploi, les deux durées correspondant à 180 ETCS. Le titre délivré est un Bachelor en Information Science.

Depuis la rentrée de septembre 2022, Information Science est le nouveau nom de la filière Information documentaire donné par la HEG Genève.

Formation postgrade

Le comité de l’AAS a mis en place, le 29 mai 2000, d'une «task force» ou groupe d'intérêt comme force de soutien à la réflexion sur la formation postgrade. Le Comité a défendu le rattachement universitaire de cet enseignement, à l'examen des exigences de la formation commune et à la lumière des défis à relever de suite ou à terme. Il a consulté au préalable plusieurs de ses membres, en particulier les directeurs des Archives cantonales et fédérales, lors de leur séance plénière du 17 mai 2000, et a organisé, le 23 janvier 2001, une présentation («hearing») auprès de ses membres, des associations et des deux HES. L’orientation a volontairement été choisie théorique et internationale, multilingue et pluridisciplinaire pour permettre de réunir dans les mêmes classes des participants de toutes les régions de la Suisse, en possession d’un titre universitaire

L'accueil des universités de Berne, de Genève et de Lausanne a été particulièrement positif et instructif, ce qui amené l’organisation de la première édition du Certificat en archivistique, portant le sous-titre «Les archives dans la société d’aujourd’hui», à savoir 200 périodes de 45 minutes chacune, entre octobre 2002 et mars 2004.

Après deux éditions à succès et sans perte financière du Certificat, entre 2002 et 2006, il fut décidé d’opter pour la formule du Master, dès la période 2006-2008, Master of Advanced Studies in Archival and Information, qui prit le nom, dans un élargissement significatif des matières enseignées, Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science (MAS ALIS), dès la période 2008-2010 (64 ETCS).

Rattachée depuis 2006-2008 aux Centres de formation continue des universités de Berne (leadership) et de Lausanne, la filière en est à sa huitième édition ; elle attire toujours autant de monde. Elle a su évoluer dans ses contenus et renouveler son corps professoral national et international – plusieurs de ses membres sortent des rangs de l’AAS. Elle bénéficie de blocs de formation données à l’Ecole nationales des chartes, à Paris, et à l’Archivschule, à Marburg . Elle délivre le diplôme, Master of Advanced Studies MAS et publie, à la fin de chaque volée, les meilleurs travaux, remaniés pour les besoins de l’article.

La création d’une chaire universitaire d’archivistique permettrait d’institutionnaliser cette filière et de la pérenniser.

La formation à l’interne : Les archivistes enseignent aux archivistes

La formation constitue une des grandes forces de l’AAS. Elle se décline de différentes façons, évolue sous la pression des besoins de nouveaux profils d’archivistes et du développement de l’archivistique. A certains égards, elle est un rituel, le sésame du réseautage et le dépassement des contraintes linguistiques. Son apparition a clôturé une époque de l’AAS. En effet, une nouvelle génération d’archivistes, soucieuse de faire valoir ses besoins, a débouté, en 1974, à la présidence Bruno Meyer (1911-1991), Archiviste cantonal de Thurgovie, entre 1937 et 1979) et Président de l’AAS, entre 1953 et 1974. Elle confia à la Commission de formation créée dans la foulée, en 1975, de formaliser un cours de base pour archiviste. Une première édition est ouverte en 1976-1977. Depuis l’offre s’est développée et diversifiée ; elle alimente de manière sensible la trésorerie de l’AAS.

Cours de base pour archivistes : le rituel de l’AAS

Le cours d’introduction, ainsi nommé dans première période, se déroulait sur une quinzaine de jours répartis sur toute l’année. Il est fondé sur premier bloc théorique de plusieurs jours consécutifs et sur une seconde partie comprenant un certain nombre de visites de services d’archives en Suisse, dans le cadre desquelles on traite un problème particulier sur la base d’exposés et de matériel de démonstration. Un aménagement est apporté en février 1999 : trois jours d’affilée d’enseignement sont donnés à Baltsthal (SO).

Dans les années 1980, des stages de durée variable sont proposés en complément du cours au profit d’un «Cours de base pour archivistes, connaissances élémentaires en archivistique» qui est proposé deux fois par année. Sur une semaine de cinq jours complets et dans un lieu unique, Berne, le cours se limite à enseigner les fondamentaux théoriques de la profession, présentés par différents archivistes en exercice. Un support est distribué. Il est bilingue et admet 20 personnes maximum par volée.

Cycle «Pratique archivistique suisse» : le complément qui s’impose

Depuis 2008, au rythme bisannuel, un Cycle «Pratique archivistique suisse» est programmé comme formation continue des archivistes de tous niveaux. Elle est articulée autour de modules en règle générale bilingues, allemand-français. Chaque module est placé sous la responsabilité d’une institution qui coopte les autres intervenants et les choisit dans les différentes régions linguistiques, selon leur degré d’expertise du thème retenu. Une documentation disponible dans les deux langues, élaborée par les interventions, est remise aux participants dont le nombre est limité à 25 personnes.

Les deux offres permettent de nouer et de renforcer les liens entre enseignés, les enseignants veillant à promouvoir la diversité du paysage archivistique suisse et à comparer des approches spécifiques ; ils soulignent le besoin d’échanges d’expériences. Théorie et pratique se mêlent.

Journée professionnelle

Appelées à l’origine Journée de travail, (Faire le lien avec le tableau correspondant) à laquelle, selon la richesse de l’offre dans l’année, une Journée spéciale s’ajoute, la Journée professionnelle renvoie, depuis 2015, à la journée qui suit l’assemblée de travail. Jusqu’alors, la Journée était organisée en mai, habituellement à Berne et ouverte à tous. Placée sous la responsabilité de la Commission de formation, elle faisait l’objet d’une relation plus ou moins longue dans Arbido (1986-2005).

En fait, les plus anciens témoignages de journée de travail ressortent du dépouillement des Nouvelles de l’Association des archivistes suisses : ils renvoient aux journées de Zurich (Ecole polytechnique fédérale, 19 juin 1954) et de Bâle (Ciba, 16 février 1955), respectivement convoquées sur les thèmes : «Microfilm» et «Archives d’entreprise et d’usine». Leur auteur, Anton Largiadèr (1893-1974), Archiviste cantonal de Zurich, entre 1931 et 1958, occupait alors la double charge de secrétaire et de caissier de l’AAS (1941-1955).

Selon leur appartenance à des groupes de travail, les archivistes bénéficient de plus de journée de formation ou d’échanges, d’ateliers. Le CECO a de son côté, seul, ou en partenariat, organisé des séances de formation et d’information.

Depuis 2015, une traduction simultanée intégrale est proposée aux partidipants. Cette pratique était plutôt rare jusqu’alors.

Selon leur appartenance à des groupes de travail, les archivistes bénéficient par ailleurs de journées de formation ou d’échanges ainsi que des ateliers.

Le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO-KOST) a organisé de son côté, seul ou en partenariat, des séances de formation et d’information (lire l'article spécifique).