Bibliothèque et Archives nationales du Québec et le réseau des archives privées au Québec

Cadre réglementant la gestion des archives privées au Quebéc

Bien que les Archives nationales du Québec aient toujours acquis des archives privées – acquisitions d’ailleurs rigoureusement consignées dans les Rapports de l’archiviste de la province de Québec publiés de 1921 à 1975 (Demers 1992) – il faut attendre l’entrée en vigueur de la Loi sur les archives, en 1983, pour que le gouvernement démontre officiellement de l’intérêt pour les archives privées. À cet effet, cette loi définit celles-ci comme «les archives autres que publiques». Comme le souligne Diane Baillargeon (2005, 67), «cela laisse un champ très vaste qui englobe les archives des organismes privés à but lucratif ou non lucratif, les archives des communautés religieuses, des paroisses et des diocèses de confession chrétienne comme les archives des autres dénominations religieuses, les archives d’organismes communautaires et d’associations professionnelles, de syndicats, les archives des individus, et aussi les archives non institutionnelles des organismes publics».

Bref, en définissant les archives privées par leur contraire, la Loi sur les archives vise un grand ensemble de documents patrimoniaux qu’elle circonscrit dans son chapitre III (art. 21–28), lequel est entièrement consacré aux archives privées. Le législateur confie au Ministère de la culture et des communications le mandat de promouvoir la conservation et l’accessibilité des archives privées (art. 21). Mais une fois ce préalable établi, le cœur de ce chapitre «porte essentiellement sur l’agrément de services d’archives qui partageront, avec les Archives nationales du Québec, la responsabilité de conserver, de traiter et de mettre en valeur les archives privées» (Baillargeon 2005, 70).

Avec l’adoption de la Loi sur les archives, le gouvernement du Québec affirme son engagement vis-à-vis des archives privées et introduit officiellement le principe de l’agrément de services consacrés à leur conservation et à leur diffusion. Ce n’est toutefois que quelques années plus tard que les AnQ enchâssent et explicitent cette même notion dans la Politique sur les archives privées (1989) et dans le Règlement sur l’agrément d’un service d’archives privées (1990).

La Politique sur les archives privées vise quatre objectifs:

• favoriser le développement d’une conscience collective accrue à l’égard de ce patrimoine;

• assurer la conservation, au Québec, des archives privées significatives et nécessaires à la compréhension de l’histoire;

• promouvoir une plus grande utilisation de ces archives en les rendant davantage accessibles;

• assurer la stabilité et le développement harmonieux des services d’archives à la population dans ce secteur.

Sans risque de se tromper, on peut aisément affirmer que la Politique sur les archives privées et le Règlement sur l’agrément ont constitué – et constituent encore – un facteur de développement significatif pour les régions du Québec, tant du point de vue archivistique que de celui de la culture en général. Par l’agrément, l’État exprime sa volonté de partager sa responsabilité quant à la sauvegarde et à l’accessibilité des archives privées.

Acquisition d’archives privées par BAnQ

Bien que BAnQ s’appuie sur ses partenaires pour favoriser la prise en charge du patrimoine archivistique par le milieu d’où il est issu, il n’en demeure pas moins qu’elle acquiert elle-même des archives, jouant ainsi un rôle de suppléance, comme le prévoit sa politique d’acquisition qui l’oblige à acquérir des fonds d’archives lorsque ses partenaires ne peuvent le faire, notamment en raison du manque de ressources nécessaires à l’acquisition ou au traitement de ceux-ci. Par ailleurs, la DGA diffuse auprès du milieu archivistique sa politique d’acquisition et priorise, au même titre que ses partenaires, des champs d’intervention bien précis en matière d’acquisition d’archives privées. BAnQ a notamment comme responsabilité d’assurer la conservation, le traitement et la diffusion de près de:

– 52 kilomètres linéaires de documents textuels;

– 13,2 millions de documents photographiques;

– 190 000 cartes et plans;

– 240 000 dessins d’architecture;

– 60 000 heures de documents sonores et d’images animées;

– 264 000 dessins, gravures et autres images fixes.

Ces archives sont d’origines privée et publique et sont réparties à l’intérieur d’un réseau de neuf services d’archives. Sur les 51,5 km de documents textuels, plus de 7 sont d’origine privée, soit près de 14%.

Le chercheur peut avoir accès aux notices descriptives de ces archives en interrogeant une base de données institutionnelle, Pistard, dans l’un ou l’autre des neuf centres régionaux ou sur le portail Internet de BAnQ (www.banq.qc.ca). Les champs de cette banque de données respectent généralement les zones des Règles pour la description des documents d’archives (RDDA), équivalent canadien des normes de description ISAD(G) dont le Conseil international des archives (ICA) assure la promotion.

Partenariat et concertation régionale

Même si elle acquiert des archives privées, BAnQ cherche à assurer à tous les citoyens du Québec une bonne gestion de leur patrimoine archivistique. Pour cette raison, elle a mis en place des tables régionales de concertation afin de partager, selon les intérêts et les ressources de chacun, les responsabilités d’acquisition, de traitement, de conservation et de diffusion du patrimoine archivistique. Ces tables sont constituées par les sociétés d’histoire, services d’archives et organismes publics détenteurs d’archives privées et constituent en quelque sorte le pivot autour duquel s’harmonise l’action de ces différents intervenants intéressés par la sauvegarde des archives privées. La grande majorité des régions desservies par BAnQ disposent d’une table de concertation en matière d’archives, plus souvent pour les fins du partage de l’acquisition des archives privées, mais aussi parfois pour la mise en commun et le développement de l’expertise et des connaissances en ce qui a trait aux archives en général. Dans l’ensemble, les archivistes régionaux de BAnQ ont participé et participent encore activement aux travaux de ces tables, en assumant même assez souvent le secrétariat. Les tables sont généralement mises à contribution dans l’évaluation des nouvelles demandes d’agrément et dans l’examen du partage des acquisitions d’archives privées.

Services d’archives agréés: un réseau soutenu par BAnQ

La réalité des archives privées étant différente dans chacune des régions, et BAnQ ne pouvant assumer seule la responsabilité des archives privées, l’institution considère important de sensibiliser et de soutenir les régions à l’égard de la prise en charge de leurs archives par les communautés locales et régionales. Le principe à la base de cette politique est que, afin que les archives demeurent vivantes et qu’elles soient utilisées et mieux comprises, elles doivent, le plus souvent possible, être conservées dans les milieux d’où elles proviennent. Dans cette optique, BAnQ a développé graduellement depuis 1990 un réseau de services agréés d’archives privées (agrément) qui compte à ce jour 30 services.

Mais ne devient pas service agréé qui veut. À cet égard, la Loi est claire: BAnQ peut agréer un service d’archives privées à la condition que celui-ci remplisse certaines conditions stipulées par le Règlement (art 22). Ces conditions, qui sont au nombre de quatre, stipulent que le service d’archives qui demande un agrément:

• possède des archives privées en quantité suffisante relatives à l’histoire du Québec dont il est le propriétaire ou le dépositaire;

• est doté d’une aire de conservation pour les archives et d’une aire meublée pour leur consultation;

• met à la disposition du public des appareils et du mobilier pour la consultation et la reproduction des archives;

• compte au moins une personne responsable de la conservation et de la consultation des archives.

Il faut reconnaître que, par delà l’incitation à l’excellence et au professionna- lisme qui constituait l’un des objectifs initialement visés, l’agrément contribue à la sensibilisation des milieux à l’égard de la prise en charge de leurs archives par les communautés locales et régionales. Les services d’archives agréés fonctionnent en lien étroit avec d’autres organismes et institutions du milieu, notamment des bibliothèques, des centres d’interprétation du patrimoine et des musées, des sociétés d’histoire et de généalogie, et également avec des municipalités et des municipalités régionales de comté. Les services agréés d’archives privées contribuent ainsi de façon marquante au développement culturel des régions. BAnQ entend poursuivre et consolider les activités assurant la conservation, l’accessibilité et la mise en valeur du patrimoine archivistique québécois.

Programmes d’aide financière au développement des archives privées au Québec

La réglementation la plus appropriée ne saurait porter fruit si elle n’était assortie de programmes d’aide financière. Au Québec, ces programmes sont essentiellement le Soutien aux archives privées et le Soutien au traitement et à la mise en valeur des archives.

Le programme de Soutien aux archives privées s’adresse aux services d’archives qui ont été agréés par BAnQ. Partenaires privilégiés, ces services agréés d’archives privées profitent d’une aide financière au fonctionnement et plu- sieurs d’entre eux obtiennent aussi un soutien logistique et financier des organismes publics locaux et régionaux. L’aide financière accordée en vertu de ce programme est constituée de deux éléments:

– l’aide à la mission qui se traduit par un montant de base plus un montant à évaluer selon la participation du milieu;

– l’aide au plan d’action qui est accordée en fonction de la performance de l’organisme dans les domaines de l’acquisition, du traitement et de la diffusion des archives.

Les organismes sont évalués tous les trois ans mais doivent, en vertu du Règlement sur les archives privées, renouveler leur demande d’agrément tous les deux ans.

Dans plusieurs régions, les services agréés offrent à ces mêmes organismes, moyennant contribution, des services de conservation, de traitement ou de conseil à la gestion de leurs documents. En raison de leur statut de service agréé et comme ces organismes possèdent souvent des équipements désuets, ceux-ci peuvent bénéficier aussi du programme Aide aux immobilisations du Ministère de la culture et des communications. Le développement d’infrastructures de qualité permet d’assurer un meilleur service à la communauté.

Conscient de l’importance de soutenir financièrement les organismes du milieu qui s’intéressent à l’histoire et aux archives, BAnQ offre également un programme de Soutien au traitement et à la mise en valeur des archives. Ce programme s’adresse aux organismes sans but lucratif (OSBL) ainsi qu’aux organismes publics du secteur décentralisé (municipalités, établissements d’enseignement, etc.) dans la mesure où ces derniers souhaitent contribuer à la connaissance, à la mise en valeur et à la diffusion des archives québécoises de nature privée ainsi qu’à la production d’études et de recherches en archivistique. Il porte sur des documents d’archives d’intérêt national ou régional qui contribuent à une meilleure compréhension de l’histoire du Québec. Ce programme représente la seule mesure récurrente d’aide financière de source provinciale en matière de patrimoine archivistique s’adressant à l’ensemble des organismes publics ou privés québécois.

Conclusion

Les documents d’archives d’origine privée se caractérisent par leur diversité et leur richesse. Ils apportent un éclairage significatif à l’histoire politique, économique, sociale, littéraire, religieuse, artistique et culturelle de la société. Son rôle de gardien de la mémoire des Québécois, BAnQ le partage avec un ensemble de partenaires, d’importance inégale sur le plan de leurs ressources, qui se déploient en réseau à plusieurs niveaux. Le premier niveau est constitué des tables régionales de concertation qui réunissent de multiples services d’archives et sociétés d’histoire, conscients de leur rôle dans le développement du patrimoine archivistique à l’échelle locale. Le deuxième réunit en réseau les 30 services agréés par BAnQ, centres d’archives qui, du fait de leur agrément, offrent une expertise professionnelle en matière de conservation, de traitement et de diffusion d’archives privées. Enfin, le troisième niveau est un réseau national qui, soutenu par le Conseil canadien des archives, couvre l’ensemble du territoire québécois: le Réseau des archives du Québec dont BAnQ est membre tout autant que partenaire privilégié.

C’est sans doute ici que réside le caractère distinct du Québec par rapport à l’ensemble du pays: dans son effort de prise en charge du patrimoine archivistique d’origine privée, BAnQ est résolument tournée vers le partage des compétences, le partenariat et la concertation.